會議管理制度
會議管理制度
第一章目的
第一條為合理規劃會議，規範集團公司會議管理，提高會議質量及工作效率，確保會議決策有效執行，特制定本規定。
第二條本制度適用於山東鴻嘉集團****及地產類子公司。
第二章會議類別與組織
第三條會議分運營會議和非運營會議。
第四條運營會議主要包括運營例會和運營專項會。
運營例會：各中心為解決專案運營問題定期召開的會。
運營專項會：專案層面的專題會議，主要包括專案投資決策會、專案啟動會、階段成果評審會（專案定位及概念設計評審會、方案成果評審會、景觀方案評審會、精裝方案評審會、樣板區設計評審會、營銷方案評審會、專案成本評審會）、專案關鍵協調會（開盤協調會、交房協調會）、專案後評估會等。
第五條非運營會議主要包括總裁辦公會、年會、員工座談會、部門例會等，分為四級：
一級會議：為集團公司級會議，主要包括總裁辦公會、集團月度例會、總裁專題會、年會、集團範圍內員工代表大會等；
二級會議：為各中心/各子公司級會議，主要包括各中心/各子公司組織召開的月度例會、周例會、專業會議、非運營類跨部門會、專題討論會、各子公司員工代表大會等；
**會議：各子公司部門級會議，主要包括各部門月度例會、週會、晨會及其它工作會議等；
四級會議：所有其它會議。
第六條會議的管理與組織：
1.運營會議管理工作由總裁辦pmo負責，非運營會議管理由行政人力中心負責。
2.根據「誰發起，誰組織」原則，除一級會議由行政人力中心負責組織外，其他非運營會議由發起部門負責組織。
3.各子公司會議由其綜合部/行政人事部負責組織與落實。
4.集團公司總裁、副總裁、會議管理負責人有權列席各子公司召開的相關會議。
第三章會議審批預定
第七條會議審批
1.例行會議無需審批；運營例會由中心負責人申請經分管領導同意、pmo審核後，可列入運營例會。
2.下列情況需發起部門填寫《會議審批單》，經相關負責人審批後方能召開：
1) 中心/子公司發起的超過3個中心/子公司負責人參加的會議；
2) 中心/子公司發起的外出組織或本地召開需產生費用的會議；
3) 其他需行政人力中心協調的會議場地布置、會議服務等專項會議。
3. 對於準備不充分、有重複性或無多大作用的會議，行政人力中心有權拒絕安排。
第八條會議申請與預定
1.申請流程
發起部門填寫《會議通知單》，提前3天通過oa系統進行網上申請，經行政人力中心網上審批後，下發oa通知。
2. 會議室使用應遵循先全域性後部門、先緊急後一般的原則，除特殊情況外，臨時要求使用或調整會議室，需由行政人力中心協調安排。子公司會議室由所屬單位負責安排。
3. 外出組織及需要提供會議室、餐飲、住宿、車輛安排的會議，經審批後由行政人力中心根據《業務招待管理規定》《公車用車管理規定》相關業務流程予以安排。
第四章會議前期準備
第九條會議資料的準備
1. 會議發起部門應在申請前，準備好上會資料並經部門負責人審核。
2. 下列會議需將上會資料報備至行政人力中心：
1) 需要會議審批的會議；
2) 非運營會議一級會議、二級會議；
3) 運營會議專項會
3. pmo可根據運營會議特點對每類會議議題的準備資料提出更明確的要求。
4. 對於沒有任何準備，或準備不充分的議題不准放入會議。上會資料涉及公司機密的，可不隨會議通知下發。
第一十條主持人與召集人應謹慎界定參會人員範圍，盡量避免擴大會議；全體人員並非必須從頭至尾參加會議的，應在通知中應明確。與會人員應圍繞會議議題提前溝通並做好準備。
第一十一條會議通知
非運營一級會議：由行政人力中心提前三天進行oa簡訊及**通知。
運營專項會議：由pmo提前三天進行oa簡訊及**通知。
例行會議、二級以下非運營會議：申請會議後由oa簡訊通知，如會議變更或需**提醒由組織部門另行通知。
第一十二條會議紀律
1.與會人員應提前10分鐘進入會場並簽到，不得遲到或早退；進入會場後，要自覺關閉通訊工具或設定為靜音狀態；主動按照會場擺放的桌簽或會議組織人員的安排有序就座；與會人員要自覺維護會場秩序，不得做與會議無關的事情。
2. 會議組織部門負責《會議簽到表》的製作及出勤監督，並在會後隨會議成果提報。
3.如不能參會，須向組織部門請假並授權專人參加，由被授權人代表授權人行使決策權，相關責任由授權人承擔。
第五章會中組織
第一十三條會議主持人應注意會議的控制，避免會議過度發散、偏離議程的討論。會議期間需臨時調整議程的，主持人應提醒參會人員。
第一十四條主持人對突發的占用太多時間的議題，有權及時中止；對一時難以決定的議題，應指定專人主持專題會議討論，且指定反饋時間，並由召集人擔任跟蹤檢查者。
第一十五條每次會議必須做出決策，且主要決議應在會上宣讀一次，確認參會人員的理解一致。決策結論及意見，寫入會議紀要，如會後兩天內沒有變更的，作為決策問題最終結論。
第六章會議成果
第一十六條會議成果
1.各類會議須指定專人負責會議成果的整理工作，會議成果主要包括：會議紀要、會議督辦表、會議精神、關鍵知識和有效經驗的知識分享、會議音訊、**資料等；
2、會議成果於會議結束2個工作日內報請成果審批人審批後，發至成果接收人；
非運營類一級、二級會議的會議成果須抄送行政人力中心備案並將電子版本上傳至oa會議專用檔案櫃。運營會議成果抄送至pmo並將電子版本上傳至oa會議專用檔案櫃。
4、非運營類**、四級會議成果下發同時須抄送所屬公司行政人事部/綜合部備案。
第一十七條會議傳達
所有會議的參加人員在會議結束後須及時向所屬部門、下級、相關責任人等傳達會議內容及會議要求，並做好相應的監督、檢查、指導。
第一十八條會議資料的檔案管理與檢查
1、會議資料的檔案管理嚴格按照《山東鴻嘉集團****檔案管理辦法（試行）》執行；
2、行政人力中心負責對會議資料的檔案管理進行定期或不定期檢查。
第七章會議督辦
第一十九條會議督辦
1．運營類會議
運營會議由pmo督辦；凡列入《會議督辦表》事項的，相關部門及責任人應按規定的時間節點完成，否則，將按延遲天數給予相關責任人處罰。
2.非運營會議
一級會議總裁辦公會、集團月度例會、總裁專題會由總裁辦秘書處負責督辦；年會、集團範圍內員工代表大會等由行政人力中心督辦。
二級會議督辦由會議主持人指定專人負責，督辦人須在於每月10日前將會議決策執**況，報行政人力中心備案；
**、四級會議的督辦由會議主持人指定專人負責，督辦人須在於每月10日前將會議決策執**況，報所屬公司行政人事部/綜合部備案。
第八章獎罰措施
第二十條有下列情況的，將給予責任人口頭批評並處50-300元罰款:
1.會議通知未在規定時間提前下達或上會資料不完備，當月超過2次的；
2.違反會議紀律或流程的部門和個人；
3.會議質量不高、無決策或被授權參加人員不能代表授權人決策的；
4.規定時間內未按要求提報會議成果3次以上或連續2次未提報者；
5.會議成果未存檔或檢查不符合規定及要求的；
6.會議內容及要求傳達不到造成不良後果，情節輕微的。
第二十一條有下列情況的，將給予責任人通報批評並處100-500元罰款：
1. 非運營一級會議督辦事項規定時間內未完成或未能提報相關證明的，對相關責任人處300元—500元以下罰款；
2. 非運營二級會議督辦事項規定時間內未完成或未能提報相關證明的，對相關責任人處100元—200元以下罰款；
第二十二條非運營
三、四級會議督辦獎罰措施由所屬公司行政人事部/綜合部
制定。第二十三條運營會議決策執行獎罰措施依據pmo相關規定執行。
第七章附則
第二十四條本制度由行政人力中心負責解釋。
第二十五條本制度自下發之日起執行，原《會議管理制度》同時廢止。
附件一：會議審批表
附件二：會議通知單
附件三：會議簽到表
附件四：會議紀要（模板）
附件五：會議督辦表
2019公司會議管理制度
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