各個部門的紅標頭檔案在下發之前要注意以下幾點要求:
1、紅標頭檔案要按秘書處提供的具體格式（下面）來書寫；
2、在檔案完稿後，要按下面步驟嚴格執行，直到發文：
完稿後交付★ 文件小組（審閱一）
交付 負責老師（審閱二）
審閱合格後
發文3、上面★的步驟要值得注意，中文系團委學生會自律會社團聯合會勤工中心各部門應按所屬的委將紅頭交給本委負責部門（文件小組成員）進行第一輪審核。負責部門審核修改後，發文部門要向各自負責部門拿乙份《閩江學院中文系團學公文擬辦傳閱單》，填寫後再交付本委負責老師審閱，等負責老師審閱並修改後才能發文。
4、具體的發文步驟要按上述的要求執行，若出現問題要提醒負責。
5、發文的部門在檔案定稿後發乙份到本委負責部門處，並將電子版紅頭（標上檔案號後）在孫老師辦公室電腦桌面上複製乙份，以便存檔。
紅標頭檔案列印規範格式
範本：注：
1、「閩院中團委〔〕號」中，中括號內寫明印發檔案的年份，印發前需到系辦查詢檔案號數並做登記。年份及號數均用阿拉伯數字寫明。
2、 正文內容如用到序號，應按照「
一、（一）、1、（1）、①」的順序，一般不使用英文本母標號。
3、「二ｏ一一年四月」中的「ｏ」需使用「插入」中的「特殊符號」。
4、落款要注意下：五個委分別落款為：團委：
共青團閩江學院中文系委員會；學生會：閩江學院中文系學生會；社聯：閩江學院中文系學生社團聯合會；自律會：
閩江學院中文系學生自律委員會；勤工中心：閩江學院中文系勤工助學服務中心。
5、紅標頭檔案的落款要統一放在頁面的最底下。如果落款在本頁的位置不夠，可放在下一頁，並在這一頁的開頭寫上（此頁無正文）。
6、落款中「主題詞」的內容如有包括人名、地點、時間，需在其前面加上「△」。落款處日期應為「×年×月×日印發」，不能出現「×年×月×號印發」等非書面用字。
7、各部門檔案擬辦需經過嚴格審核：部門起草檔案（電子版）—— 相應初審部門審核 —— 修改通過後領取公文擬辦傳閱單 —— 負責老師複核（帶齊電子版檔案和傳閱單）—— 登記和領取檔案號（孫老師處）—— 列印檔案 —— 蓋繫章 —— 孫老師辦公室電腦留檔——檔案下發各支部 —— 傳閱單**（交回相應初審部門）
8、紅標頭檔案需列印雙份：乙份初審部門存檔，乙份公告。
閩江學院中文系團學公文擬辦傳閱單
紅標頭檔案格式規定
公司 字 20 號 關於下發的 通知各單位 正文公司二 年 月 日 主題詞抄送 公司二 年 月 日印 共印 份 公文排版樣式 文頭的字型 一號黑體字 加粗 紅色 居中 字元間距為1.7磅發文字號的字型 四號仿宋體 黑色 標題的字型 三號黑體字 加粗 黑色 居中 主送機關的字型 四號仿宋體 黑色 正文...
紅標頭檔案格式標準
單位 字 20 號 關於下發的通知 通知各單位 正文單位 二 年 月 日 主題詞抄送機關 單位二 年 月 日印 共印 份 公文排版樣式 文頭的字型 一號黑體字 加粗 紅色 居中 字元間距1.7磅發文字號的字型 四號仿宋體 黑色 標題的字型 三號黑體字 加粗 黑色 居中 主送機關的字型 四號仿宋體 黑...
紅標頭檔案格式以及設定方法
本文根據2013年最新公文格式，涵蓋了黨政機關所用收發文格式。黨政機關公文格式 一 公文的構成要素 公文一般由份號 密級和保密期限 緊急程度 發文機關標誌 發文字號 簽發人 標題 主送機關 正文 附件說明 發文機關署名 成文日期 印章 附註 附件 抄送機關 印發機關和印發日期 頁碼等組成。二 公文的...