辦公室列印影印管理規定

1. 目的

為規範辦公室列印影印的辦公行為，提高工作效率，提公升綜合服務功能，同時有效節約辦公費用，降低公司管理成本。

2. 適用範圍

適用於本公司各部門所有員工。

3. 職責

3.1人力行政中心：負責全公司的列印/影印機的管理；負責紙張、墨盒的管理；負責監督執行。

3.2各相關部門：負責對本制度的協助進行。

4. 管理內容與要求

4.1統一管理的目的

4.1.1樹立員工環保、節約意識，杜絕浪費、開源節流。

4.1.2及時準確地反映和監督經營過程中發生的辦公費用。

4.2 統一管理的原則

4.2.1所有印表機、影印機統一管理的原則。

4.2.2充分滿足辦公需要的原則。

4.2.3節約紙張、節約墨盒的原則。

4.2.4有利保密的原則。

4.3 統一管理的內容和要求

集團辦公室目前共有列印/影印機11臺。

4.3.1大辦公室公共區域配置雷射一體機1臺、噴墨印表機1臺。

4.3.2財務辦公區配置針式印表機1臺、雷射一體機1臺、雷射印表機2臺。

4.3.3採購辦公區配置雷射印表機1臺。

4.3.4成本辦公區配置雷射一體機1臺、雷射印表機1臺。

4.3.5設計辦公區配置噴墨印表機（a2）1臺。

4.3.6總裁辦配置雷射印表機1臺。

4.4列印/影印機裝置的使用

4.4.1配置列印/影印機的辦公室，需安排專人妥善保管和使用裝置；使用完後填寫使用記錄，每月30日將當月使用記錄交人力行政中心彙總。

4.4.2配置列印/影印機的辦公室硒鼓用完後，應交到人力行政中心前台處進行加粉，無法再加粉的，由人力行政中心申請採購進行更換。對於加粉、硒鼓更換情況，人力行政中心需詳細記錄。

4.5紙張的使用

4.5.1財務部增值稅發票專用發票紙張、憑證列印專用紙由財務部自行申購管理；費用劃為財務部辦公費。

4.5.2集團各部門列印/影印使用紙張由各部門每月提交申請，人力行政中心統一申購，隨用隨領，人力行政中心做好記錄，費用劃到各相關部門。

4.5.3所有紙張原則上雙面使用（文件有特殊要求的除外），各部門對已使用過的紙張應妥善保管，將一些非正式、非保密性的檔案，可作為再生紙**利用。

4.5.4各部門要充分利用公司網路，對一些草案、審定稿等文字內容可在網上進行傳閱、修改，確需列印時應盡量使用再生紙進行列印。

4.5.5對於未經嚴密修改、審核，就大量列印、影印，造成紙張及耗材浪費的情況，除加倍使用該部門辦公費外，還要對當事人按照公司制度進行考核。

4.5.6任何人不得利用工作之便列印、影印個人資料。

5. 支援檔案

無6. 相關記錄

6.1《列印/影印使用記錄》

列印/影印使用記錄表

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