1、應用文的格式
應用文都有約定俗成的慣用格式，有了格式，不僅眉目清楚，而且有了規矩。這為讀寫應用文、處理問題提供了很多方便。且部分應用文的格式有直接生效的指導作用或法律約束。
因此，寫應用文必須遵從各種應用文慣用格式。以電報稿、通知、啟事、申請書、感謝信、表揚信、祝賀信、倡議書、建議書和一般書信為例：
（1）關於稱呼語。啟事不必開頭寫稱呼語，通知如標題已明確通知的物件，不加稱呼語了。其餘8種都要求抬頭頂格寫稱呼語，稱呼語後面必須有冒號，問候語不能語稱呼語同一行。
（2）關於正文首行。只有電報的正文首行頂格寫，其餘都空兩格開始寫。
（3）關於致敬語。結尾不寫致敬語的有：倡議書、建議書、啟事、電報和通知。
結尾必須寫致敬語的有：祝賀信、申請書、感謝信、表揚信和一般書信。致敬語不能與其它內容寫在同一行。
「敬禮」必須另起一行頂格寫。「敬禮」之後一般不點標點符號，要寫也只能寫乙個嘆號。
（4）關於署名和日期。只有電報的署名緊連正文，其餘均可另起一行右署名。
只有電報不寫拍發日期，其餘都要在署名下一行位置上寫準日期。寫日期時，漢字和阿拉伯數字使用要一致，不能混用。
2、應用文的結構
應用文的結構，要求完整嚴密，層次清楚，簡單明瞭。一般說來，應用文的內容結構，有乙個大致的格式，即由三部分構成——標題、正文和結尾。如：
（1）計畫。由三部分構成。①標題：
包括單位名稱、計畫內容和使用期等。②正文：一般包括前言、目的、任務、具體措施、實施步驟、時間安排、注意事項和檢查辦法等。
③結尾：即落款部分，交代制定計畫的單位名稱和個人姓名，交代制定計畫的日期等。
（2）總結。一般也是三個部分構成。①標題：
與計畫標題類似，包括單位名稱，總結期限，總結內容等。②正文：包括基本情況；成績和缺點；經驗和教訓；存在問題和今後意見。
③結尾：和計畫一樣，要交**總結的單位名稱和寫作日期。
（3）演示文稿。一般有三部分。①報頭：
它是公文樣式的標誌，不是演示文稿的題目，包括演示文稿的名稱、期數、編印單位、印發日期。②正文：正文之上一般有標題：
正文一般以刊登一分材料為宜；正文末尾可註明供稿單位或撰稿人姓名。③結尾：寫明傳送單位和印發的份數。
（4）電報稿。電報稿沒有固定的、統一的格式。在拍發時向郵局索取，按規定填寫。
電報全文由四部分組成。①電報頭欄。由電報局營業員、值機員填寫，與發報人無關。
②收報人住址姓名。由發電報人填寫，「收報地名」欄寫╳╳省（市）╳╳（縣）即可。至於更具體的位址如╳╳區╳╳街╳╳號和收報人姓名，則寫入「收報人住址和姓名」欄內的方格中，不可寫入長行橫格中（這裡是值機員譯寫電碼用的）。
③電報內容和署名。由發報人填寫。電文不必點標點，電文後要緊接著寫上發報人的姓名，以便對方收到電報後能知道電報是誰發來的。
電文和署名也要寫在方格內。④發報人姓名、住址、**。要按規定詳細填寫，這部分內容並不拍發，僅供郵電局參考。
（5）講演稿。講演稿的結構分開頭、中間、結尾三部分。①開頭。
除對不同的聽眾要加上各種不同的稱呼外，要開門見山，接觸講題，提出全文主要內容，說明演講的意圖，以便聽眾能抓住要領。②中間。要突出講話的中心，把講話的內容集中在主要三點上，反覆申述，鋪陳展開。
講話的內容若多，可以分項來談，使層次清楚，便於聽眾掌握。③結尾。為了使聽眾對全部講演內容有清晰、完整、深刻的印象，在講演的結尾，一定要把主要內容加以概括，作個小結。
（6）說明書。說明書不論報刊登載或張貼，均以介紹商品的情況和屬性為重點，寫法不拘一格，文字要生動活潑，簡明易懂，其結構由兩部分組成。①總介紹。
用概括的語言介紹商品名稱、產地、規格、性質、特點、功用等。②說明重點。與商品有關的重點事項必須介紹清楚，同時提出使用產品應注意的問題，如易燃、怕曬、易碎、耐高溫、有無毒性等。
3、應用文的語言
應用文的語言重在實用，乙個字一句話往往至關重要，有人說「筆下有財產萬千，筆下有人命關天，筆下有是非曲筆，筆下有毀譽忠奸。」為這不誇張地說出了應用文語言的重要性。應用文語言一般要求平實、得體、簡潔。
（1）平實。即準確樸素，它只要求平直的敘述，恰當地議論，簡潔地說明，準確通順地把客觀事實、作者的觀點說清楚就行，既不能誇張渲染，也不需要描寫抒情，那些華而不實的空話、大話更不能用。
（2）得體。應用文的語言是為特定的需要服務的，要受明確的寫作目的、專門的讀者物件、一定的實用場合等條件的制約，因此語言使用一定要得體。頒布政令要莊重嚴肅。
請示、申請要委婉平和。批評表揚要持之有據、分寸恰當。廣播稿的語言通俗化、口語化，要盡量使用短語，避免用長句，有些詞語在書面語中可適用，在廣播稿中卻不適用。
又如解說詞是供群眾聽的，讀起來要上口，聽起來要順耳，解說詞是對實物和畫面進行解說的，因此，要用形象的文學語言，描繪所解說的事物和形象，感情要充沛，還可使用記敘、描寫、說明、議論、抒情等綜合表達方式。另外要正確使用應用文的習慣語，切實弄清它們的含義和用法。如信函中的稱謂、問候和致敬語要正確使用。
（3）精簡。應用文的語言要做到言簡意賅，盡量壓縮文字，竭力將可有可無的字、詞、句、段和空話、套話刪去。
應用文往往使用某些文言詞語，運用恰當，可收到精簡的效果。
[19—1] 按要求寫乙份電報。
北京長安街小學10歲學生張小華七月五日要從北京乘41次火車來西安姨媽家，她買到8車廂4號座票。出發前，小華父親向西安發了乙份電報，讓小華姨媽接站。
要求：請寫出這份電報的正文，做到文字簡明，字數限在12個字內。
電文[19—2] 根據以下內容，替實華中學學生會寫一則通知。
實華中學學生會準備通知各班文藝委員明天（2023年4月30日）下午六時半到學校會議室開會，研究學校第十屆「五月之花」文藝會演有關事宜，並要求各班文藝委員帶上本班節目的名稱和演出人員名單。
要求：①書寫格式正確。②內容不得有遺漏。
[19—3] 「七一」即將來臨，中學正開展各種活動慶祝中國共產黨成立70周年，但是只組織了非畢業班的同學參加。畢業班的同學對此有一些看法，希望能參加一些活動，同時改變目前「一切為了迎考」的狀況。
請以初三（1）班部分同學的名義給學校領導寫一封信，表達畢業班同學的這種心願。
要求：①要有記敘，有議論。②措辭要掌握分寸。③符合書信的格式。④正文不少於。
[19—4] 根據下面（1）、（2）提供的材料，寫一則新聞。
（1） 通知
為了進一步促進學校書法教學，提高學生書法水平，經研究決定於五月間舉辦「廈門市中學生硬筆書法比賽」，具體通知如下：
①比賽時間：5月21日上午9：00—10：30
②比賽地點：廈門一中振萬樓
③參賽物件：全市各中學初、高中參賽選手
④獎勵辦法：設
一、二、三等獎
廈門市教委、廈門教育學院
╳ ╳ 年╳月╳日
（2） 比賽情況介紹
①比賽如期舉行，全市有20所中學68名選手踴躍參賽。
②比賽作品經評選，決出一等獎4名，二等獎6名，三等獎12名。
③初中組：彭晶、吳清雲獲一等獎；高中組：吳得祥、李國文獲一等獎。
要求與提示：①新聞稿必有標題、導語和主體三部分（主體部分要介紹比賽時間、地點、聯辦單位、參賽單位、選手及獲獎情況）。②標題自擬，字數不得超過（不含標題）。
③寫稿人姓名、學校不得在文中出現。
[19—5] 祝賀信是對集體或個人的事業上取得優異成績、單位舉行重要會議或慶祝活動時，單位或個人向對方表示祝賀的一種專用書信。
以武鋼二小的鄭暉、鄱陽街小學的張磊、華師一附中的胡曉君、市外語學校的馬佳等四名小選手組成的武漢少年代表隊，在第五屆華羅庚數學金盃賽上經過激烈角逐，一舉奪得「三金一銀」的佳績，並獲團體總分第一名，捧回了華羅庚金盃。
讀了以上材料後，請在6月10日這一天，以江城中學初三（1）班班委會的名義向鄭暉等四位同學寫一封祝賀信。
要求：①格式正確；②內容具體；③語言簡潔，書寫工整；④正文內。
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3 過渡和照應 過渡是文章段落之間的橋梁，在文章中，前後相鄰的兩層意思之間，不僅要有內在的聯絡，而且在相連的地方要彼此銜接，語氣貫通，讓讀者思路能夠順利地從前者過渡到後者，而不致發生間隙或阻隔。過渡常用承上啟下的段 句子或關聯詞語。例如 從百草園到三味書屋 一文，在 百草園 和 三味書屋 兩大部分之...
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考試說明 組織材料，安排結構，一般要注意以下幾點 1 詳寫和略寫 確定材料的主次和詳略是結構的重要問題，它對表現中心思想起保證作用。詳寫，就是把與中心思想關係大的材料寫得具體些 詳盡些 略寫，就是把與中心思想關係不太大的材料寫得概括些 簡略些。詳略得當，能使文章中心明確，重點突出，結構緊湊。詳略不當...