一、目的和適用範圍
1. 目的
為減少發文數量，提高辦公速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。
2. 適用範圍
檔案管理內容主要包括：公司上報下發的各種檔案、資料和與工作有關的相關資料。
二．管理職責
按照分工的原則，各部門各類檔案由各部門自行管理。
三．檔案的審批
各部門檔案由部門主管簽字、直屬上級領導逐級審批。
四．檔案發放
公司下發的檔案，由檔案起草部門協商確定發放範圍，經上級領導審批後，由部門發放，檔案接受人須在發文登記表中簽收。檔案的發放範圍不得隨意更改，增發時須按原發放程式辦理。
五．檔案管理
檔案的印發、存檔，應遵從本檔案規定，上級來文的**須填寫發文記錄；並及時交有關領導及有關人員傳閱。
流程：檔案→資料夾→雜誌匣→檔案櫃
1、 按事由用資料夾對檔案進行分類；按照一件事乙個檔案套的原則，每個人準備若干個資料夾；
2、 按類別或內容將使用中的檔案整理到資料夾；可以用資料夾的顏色對檔案類別進行區分，專用的資料夾分門別類的存放（做好標籤登記），或以顏色區分做到一目了然（如：紅色表示緊急資料夾……）。
3、 資料夾收集到輕便雜誌匣中；把資料夾整齊地擺放在輕便雜誌匣裡並立於桌面上；
4、 責任人外出或離職時，務必將輕便雜誌匣放到「使用中檔案櫃」上；用標籤紙製作雜誌匣的標籤，可做到整潔美觀並易於分類；
5、 由於可看到資料夾的標籤，還易於檢索；每個人都應該備有「使用中的輕便雜誌匣」，並在標籤處填入人名。
6、 使用開放式檔案架，檢索、管理都很方便，避免檔案私有化。
六、電子文件
電子檔檔案的管理建立單獨的檔案資料夾不同類別的檔案放在相應的資料夾裡（如：在公文資料夾裡分別建立通知、函、行政命令資料夾、再按照檔案的時間建立資料夾做到所有的檔案一目了然
1、通過分類、標引、組合，使電子檔案儲存處於一種有序狀態。
2、對電子檔案要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的檔案丟失。
3、對重要檔案做好電子檔案的保密工作，即準確設定電子檔案的訪問許可權。
七．檔案損壞/丟失
檔案在有效期內丟失或損壞，應由丟失或損壞檔案的部門人員提出更換/補發；
1. 丟失檔案，檔案管理部門在原發文登記表中所丟失檔案的備註欄內註明「丟失」和丟失日期，並補發該檔案，登記新的檔案號；
2. 損壞檔案，在補發該檔案的同時應銷毀就舊檔案，補發檔案號不變，不再重新登記。
八．檔案的作廢
作廢的檔案應及時收回並銷毀，時效性受控檔案不再收回和銷毀，逾期自行作廢。 對有必要存檔或為積累知識而保留的作廢檔案須有作廢標記，以免誤用。作廢的檔案如果不及時清理，就會氾濫成災。
堅決要扔掉不需要與過期的檔案，減少檔案的數量，有效利用辦公空間，節約費用。可參照以下的方法進行：
1. 按檔案進行廢棄；
2. 按資料夾進行廢棄；
3. 按專案進行廢棄；
4. 按顏色進行廢棄。
九．檔案的領取及儲存
1. 領取時，須在發文登記表上簽名，檔案領取人應對所持有的檔案妥善保管，不得丟失、損毀。
2. 對檔案進行分類可分為儲存型檔案和保管型檔案。
3. 儲存型檔案在性質上分為永久儲存和定期儲存兩類，把需要定期儲存的檔案轉移到儲存型檔案盒，儲存型資料夾，儲存型檔案箱中，並標明「作廢日期」，檔案儲存到期後立即廢棄、扔掉或銷毀。
4. 永久儲存的檔案資料，可以使用原有的保管型資料夾、紙型檔案盒等，節約成本 。
十．記錄保管
1. 一般檔案，在檔案作廢後仍需儲存1年。
2. 重要檔案在檔案作廢後仍需儲存2年。
操作步驟
一、檔案分類
常用檔案可分為：公文類、資料類、**類、……
公文類：
1、請示類(下對上)：
a、地區:店鋪對公司 b、地區:各部門對公司
c、公司對總公司
2、通知類(上對下)：
a、總公司對各部門 b、銷售部門對店鋪
c、店長對店員
3、函( 平級部門或對外單位)
a、平級:公司各部門對各部門
b、對外:本公司對其它事業單位
4、行政命令
a、晉公升考試通過後管理層人員的任命
b、調動c、人事任命
5、非正式公文類
a、晉公升提報名單 b、市調報告
公文格式
1、公文型式：
2、非（正式）公文型式
提案、市調報告、公文附件不需簽審，內容應全面周全以便領導閱覽。
3、收發方式
1、傳真：（需用傳真傳送的檔案：請示詳見公文範本 ）
此格式主要針對需要用傳真傳送的檔案，如不需傳真傳送直接；用電子檔案掃瞄傳送電子檔則直接用原文字格式；
2、影印件、電子檔案
二、目視管理
以不同的顏色標識區分資料夾的類別、做到一目了然（如：發文檔案或資料夾紅色表示緊急檔案1天之內簽發、黃色為較急的檔案2天之內簽發、綠色為一般檔案五天之內簽發）
三、建立檔案目錄
1、建立檔案目錄：（在每個資料夾的第一頁建立檔案目錄方便查詢檔案）
2、建立存檔目錄（對所有文字檔案存檔儲存、電子檔案文件定期整理儲存）
3、建立發文登記表
四、檔案要求：（具體要求見公文範本）
1、檔案的編號：如：fg-hr-070801編號依次表示fg-cw、hr-各部門**（人資部）、130601-一三年六月第一次發文檔案各部門**，其後以此類推。
檔案順序號：01，02，03……以此類推。如進入下乙個月份則檔案順序號從01開始編起，如130801。
便於管理儲存。
總公司各部門縮寫
公司:fg、財務部門：cw、人事部門：hr、銷售部門：xs、商貿物流部門：wl、 綜合部門：zh……
店鋪分類：（如）xx店
檔案保密等級：
1) 絕密：
極端秘密的檔案，處於最高秘密級別的檔案（資訊等），「絕密」是最重要的公司秘密，洩密會使公司的安全和利益遭受特別嚴重的損害；授權副總級以上（含副總）檢視。
2) 機密：
「機密」是重要的公司秘密，洩露會使公司的安全和利益遭受嚴重的損害；授權經理級、主管級、店長級以上（含店長級）檢視。
3) 秘密：
「秘密」是一般的公司秘密，洩露會使公司的安全和利益遭受損失；授權所有公司管理幹部檢視。
4) 公開：
沒有什麼影響，可以公開的；授權公司全體員工均檢視。
2、公文格式：（詳見公文範本）
a、標題字型二號，黑體，應包含發文單位，具體事由，公文體裁，可根據情況略發文單位
b、受文單位(注：受文單位以標準名稱為準；如傳送至個人須說明所屬單位及全稱)
c、正文為仿宋體三號字，排版為字間距加寬0.7磅，做到一行28個字，段落間距為固定值的28磅，在正文中應寫清楚內容，語言簡潔明瞭
d、簽字從左到右，從小到大依次排開
e、總部名稱：xx商貿****
公司檔案格式規範
檔案制式要求 公司檔案的標準字型為黑體和仿宋，如無特殊說明，公司所有檔案執行以下標準 一 封面 標題局中，字型使用黑體小初號，加粗 副標題字型使用黑體一號。二 標題 各種檔案中，檔案標題均使用黑體二號字，加粗 副標題用黑體四號字型，不加粗 標題和正文之間空一行。三 logo 均放右上角，封面使用 圖...
公司檔案格式規範
說明書二零一五年 月 關於公司制度檔案格式的說明 請各部門根據模板修改相應格式 公司的標準字型為宋體，a4格式列印，如無特殊說明，公司所有檔案執行以下標準 第一條封皮 封皮格式見檔案封皮。封皮字型大小 根據字數多少，以頁面布局美觀協調為依據設定。第二條檔案標題 各種檔案中，檔案標題均使用宋體二號字，...
公司檔案格式規定
4.1.10.2 印發機關和印發日期 位於主題詞之下佔1行位置 用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。4.1.10.3 版記中的反線 版記中各要素之下均加一反線，寬度同版心。4.1.10.4版記的位置 版記應置於公文最後一面，版記的最後乙...