宜春市煙草專賣局（公司）質量管理體系
2023年省級交叉審核報告
受審核單位：宜春市煙草專賣局（公司）
審核組：b組
組員人員：龐彥才、宗婷、劉德偉、熊柯、盧靚、何筱
審核時間：2023年10月9日-10月10日
報告內容：
一、總體評價及特色和亮點
（1）領導重視全員參與
首先是領導高度重視。根據省局體系建設職能的劃分，從去年年底開始將體系建設的管理主責部門從辦公室調整為綜合計畫科，較好地解決了與上級主管部門的溝通與交流，在體系指導方面可以更加順暢。今年9月份對體系服務諮詢公司進行了重新招標，將在諮詢公司的指導策劃下進一步提公升體系管理。
其次是全員積極參與。組織人員到兄弟單位進行現場學習，學習了南昌市局物流「10s現場管理」和九江市局「八大互控」管理體系，並在第一時間積極消化吸收，全員發動，從我做起，強化了對體系檔案的學習，用體系標準化實現員工日常過程管理。
（2）加強內審人員培訓提高綜合素質積極推動體系建設
強化了內審員隊伍建設，一是制定《江西省宜春市煙草專賣局內部審核員管理規定》和《江西省宜春市煙草專賣局2023年「優秀內審員」評選活動方案》，從制定上完善對內審員的管理，激發全體內審人員工作的積極性、主動性和創造性；另一方面，加強對內審員隊伍結構的管理，在保持內審員隊伍穩定性的前提下，根據崗位變化，及時調整內審員名單，把核心業務部門負責人充實到內審員隊伍中。進一步強化內審隊伍結構。目前宜春有內審員66人，其中中層幹部23名，佔比達34%。
今年6、9月份分別開展了一次全市質量管理體系建設培訓，組織全市系統幹部職工認真學習質量管理體系標準、國家局、省局相關檔案以及重點講解內部審核工作要點，提公升內審員的綜合素質，能夠較好的開展內審。
（3）體系執行過程中的特色和亮點
一是內管和專賣部門協作較好，9月內管員通過分析內管預警資訊為專賣部門提供查處線索，幫助專賣部門查處一起747條，價值達9萬元的大要案。
二是對轄區市場淨化率質量目標的達成非常關注，在全市市場淨化率不能達標的情況下，區局淨化率
一、二季度在市局檢查和省局檢查中均達到並高出了目標值。在推行apcd工作法的過程中，總結出了「131」 （1天分析，3天檢查，1天學習）工作日程安排模式，提高了工作效率。
三是法規科出台了行政執法風險預防方案，並將之作為qc課題進行研究，並將課題推進到對策實施階段，提高了執法人員對當前日益複雜執法形勢的認識。
二、 審核組認為需要改進的方面：
（一）目標管理方面，應關注目標的制定、分解、實現和持續改進，使目標引領作用得到充分發揮：
1、目標設定不合理，如袁州區局信訪、人事檔案、固定資產等目標設定為「信訪工作有序開展、人事檔案管理規範、固定資產帳物卡一致」等；袁州區局專賣辦部門的二級目標只有目標值一項，缺失目標的測量方式、測量週期、資料**等專案。目標未進行橫向和縱向分解。辦公室檔案管理合規率為95%，跟檔案管理「應歸盡歸」原則相衝突。
市局專賣科在部門二級目標中將對縣級專賣部門的監督檢查次數的目標值設定為百分比率而非次數。
2、統計方式較為籠統，查營銷中心及袁州區很多指標的統計均為「按上級統一口徑」，網建方面的質量目標沒有詳細列明。
3、目標分解不到位，物流中心提供不出市局公司的質量目標在本部門分解和統計的證據。
4、目標的測量與監控不規範：如考評測量週期為年度，實際按月度進行。綜合計畫科未能提供完整的目標測量資料，各單位、部門同目標測量填報資料不完整、規範。
（二）檔案策劃方面，應關注檔案內容覆蓋的全面性、檔案與實際工作的一致性、檔案的可操作性、檔案之間的關聯關係：
1、檔案更新不及時。僅能提供2011版工作手冊，未能出示2023年以來的修改、變更記錄。如：中轉站9月25日已撤銷，但是在體系檔案中沒有得到體現。營銷中心崗位設定與當前不符；
2、職責劃分未理順。如：1）縣局體系檔案副局長只明確分管專賣和安全，副經理明確分管營銷，但對質量體系、科技創新、紀檢等沒有明確到具體的分管領導；崗位說明書不齊全，副經理直接下屬空缺。
2）營銷中心工作手冊中將本不屬於本中心主控的工作及人員納入，並形成檔案，如食堂管理制度、計算機管理制度、體育用品健身器材管理制度、縣局營銷人員的崗位說明書，組織結構圖等。3）袁州區局專賣**件管理員在實際工作中兼倉庫管理員職能，但該項職能未在證件管理員的職責說明書中予以識別。
3、檔案編寫不到位。如：1）工作手冊檔案、記錄未編號；2）手冊內容不全，崗位任職要求未體現、外來檔案未能體現、目標未涵蓋。
3）辦公室繳回印章登記表保管期限為三年，記錄清單無自用煙、公文處理相關清單。4）營銷中心工作手冊未包括零售終端建設等方面的制度，客戶維護流程中，《暫停供貨申請表》中沒有明確營銷中心的具體責任審核人員。《罰沒煙入網銷售管理辦法》中，也沒有體現定性和定量的要求。
5）物流中心未針對具體的裝置制定維修保養的規定，如包裝機等。6）對袁州區局通過現場查驗行政回訪記錄，並詢問法規員確定回訪案件的方式發現，法規部門未能對行政回訪案件的抽取方式在質量檔案中進行策劃，無法保證回訪的科學性、代表性。縣級局內管派駐組缺失內管品牌分級管理流程。
7）市局專賣科機構設定圖和崗位說明書不匹配。崗位說明書總出現資訊崗、質檢崗、高階經濟師崗，但以上三崗位均未在機構設定圖中有對應設定。
4、檔案評審、培訓不到位，未能提供檔案評審的相關記錄。檔案學習培訓不夠，未能提供對體系檔案知識學習的相關記錄。現場提問法規科管理員市局質量體系管理者代表是誰，員工的回答比較遲疑，對質量體系知識掌握有所欠缺。
（三）檔案管理方面，應關注檔案和記錄控制的有效性：
1、縣局提供的考核內容、物件不能全面覆蓋，僅能提供對專賣、營銷人員的督察考核記錄，缺失對機關工作人員的工作質量考核記錄。
2、配送中心捲菸到貨確認登記表，沒有專賣監管簽收人簽字，只有營銷貨源管理員簽收，按規定捲菸到貨確認要由專賣監管人員簽字。溫室度計顯示濕度只有45度，但是按照規定要求要在50-65度之間，沒有解決的措施。
3、電工的特種作業操作證已過期，時間還是2023年6月份進行的複審。
4、法規科作為全市法制宣傳、法律諮詢、執法監督部門，提供識別出來的法律法規清單僅18項，不夠齊全。
（四）管理體系執行的有效性，應關注執行是否與檔案要求一致。
1、管理評審相關資料不全，今年暫未召開管理評審會議，2023年管理評審會議資料未能提供；
2、內部審核今年有開展，資料未及時歸檔，對觀察項及問題要做到及時整改，跟蹤驗證整改結果；
3、查內管辦公室，發現7、8、9月未按要求進行日常市場走訪。查5月份市場銷售分析報告，發現其中芙蓉王（藍）的投放策略易造成外流，提出建議之後，6月份並未進行調整。且按其日常監管制度的要求，未在公共資訊平台發布。
查某縣局公司上報的異常情況登記表，發現其表述不明確，將發現的問題表述為「訂單異常」，沒有說明具體的問題。對關鍵部門的沒有做到常態化控制。
（五）過程監控和持續改進方面
1、物流現場存在多處捲菸靠牆存放情況，不符合捲菸倉儲的「五距」管理規定；現場發現捲菸箱壞損情況，缺少開箱檢查或不合格標識；現場多個滅火器箱存在碰撞現象，地面和貨架塵土較多，且有紙張等雜物；現場分揀線有水杯且開口放置；罰沒煙存放在雜物室，無標識；捲菸倉庫有臨時用電情況。
2、在9月市局的內審中，內審組要求9月28日前專賣科完成對質量目標修訂的培訓，關閉不符合項。但經現場驗證，該項工作並未完成。
3、市局法規科對2023年案卷評審中發現的問題，未發現整改情況記錄，無法驗證專賣部門案卷製作持續改進情況。
由於此次審核的時間有限，不能覆蓋體系的各個方面，而且抽樣是具有一定風險的，因此得出的結論不一定能全面反映質量管理體系的全貌和真實情況，希望貴公司能夠系統評審審核組提出的改進建議，舉一反三，正確把握質量管理體系建設的方向，打造一流的行業標準化管理標桿，為「捲菸上水平」提供更加有力的保障。
不妥之處，請批評指正。
對審核期間貴公司各位領導和同志們和對審核組的熱情接待和大力支援表示誠摯的感謝！
江西省局（公司）體系交叉檢查組b組
二〇一三年十月十一日
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