一、 術語定義
● 檔案：國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。
● 檔案管理：檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用等活動。
● 收集：檔案館、檔案室接收及徵集檔案和其他有關文獻的活動。
● 移交：檔案室或檔案館等按照國家規定把檔案交給接收方檔案館儲存的過程。
● 歸檔：辦理完畢且具有儲存價值的檔案經系統整理交檔案室或檔案館儲存的過程。
● 利用：利用者以閱覽、複製、摘錄等方式使用檔案的活動。
● 密級：檔案檔案保密程度的等級。
● 目的：加強檔案管理，規範公司檔案的收集、歸檔程式和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效執行的證據。
二、適用於公司及各部門（非業務類）的檔案收集、整理、分類、歸檔及利用。
● 檔案材料的收集管理
1、檔案材料的收集由各部門或經辦人員負責整理好,簽署各合同(僅非業務類合同)需對方公司蓋章後再進行本公司蓋章及直接留底存檔。
2、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的檔案材料,由主辦部門或人員收集,交行政辦公室備案。會議檔案由行政辦公室收集管理歸檔。
3、檔案編碼例如：
xzb（行政辦）-ht（合同）-2015001
xzb（行政辦）-hc（耗材）-2015001
xzb（行政辦）-gs（工商）-2015001
xzb（行政辦）-hd（活動）-2015001
xzb（行政辦）-jy（紀要）-2015001
三、歸檔範圍及保管期限
1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、發言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計畫、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及演示文稿。
4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案材料。
5、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、**、錄音、錄影等。
6、資料保管期限分為：永久、長期、短期、暫時
四、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是:遵循檔案的形成規律和特點,保持檔案之間的有機聯絡,區別不同的價值,便於保管和利用。
2、歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的檔案材料中,應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、**檔案與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。
4、不同年度的檔案一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最後一年立卷;跨年度的會議檔案放在會議開幕年。
5、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
五、檔案的借閱
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《檔案借閱申請》,報主管人員批准後,方可借閱,其中非受控文件的借閱要由部門經理簽字批准,受控文件的借閱要由總經理簽字批准。
2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。
3、必須嚴格保密,不准洩露檔案材料內容,如發現遺失必須及時匯報,追求責任。
4、不准拆卷及任意抽、換卷內檔案或剪貼塗改其字句等;不得任意摘抄或複製案卷內容,如確有需要,必須經領導批准才能摘抄或複製。
5、必須愛護檔案,保持整潔,不准在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不准轉借,必須借閱專人使用。
7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
8、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，檔案產生部門中心負責人簽署意見後，進行各級審批借閱。
六、檔案保管
1、 檔案保管工作，是採用一定的技術裝置、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。
2、堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案「十防」（防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體。）工作，確保檔案完整完全。
3、庫房要保持溫度在14-24攝氏度，相對濕度在45-60%之內；保持清潔乾淨，做到無塵、無虫、無鼠、無有害氣體汙染。
4、檔案管理員下班必須對檔案室進行檢查，鎖好門窗、檔案櫃，切斷電源後方可離開。
七、附件
● 《檔案資料交接單》
● 《檔案調卷申請單》
● 《借（查）檔案授權書》
● 《資料銷毀**》
檔案資料交接單
編號檔案調卷申請單
編號no：
借（查）檔案授權書
因需要，茲授權中心/部門
崗位有權借閱下列檔案：12
3本本授權書於_ _ _ _年__月__日截至_ _ _ _年__月__日有效
授權人：
日期：檔案銷毀清冊編號
檔案檔案管理制度
一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
檔案檔案管理制度
檔案編制 管理制度 為保證經銷部檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 經銷部設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要...
檔案檔案管理制度
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第一 檔案管理 一 檔案管理內容主要包括 辦公 面試簡歷，員工登記資訊，用工合同 考察期 試用期 入職 保密協議等 離職協議，列印資料，供銷合同，任命書，通知，各類申請 請假 出勤 工資 社保等 合作協議 購買...