為了規範本工程技術檔案管理，暢通技術資訊渠道，確保本工程建設有關各方意見及時有效溝通、設計圖紙及其它技術資料及時有效傳遞，以便有關各部門、各工作場所都能及時使用有效檔案，防止誤用失效、作廢檔案，及時、完整、準確、系統的整理、歸檔技術檔案，特制定本制度。
本制度適用於中鐵九局集團****通化制梁場t梁預製工程所有技術檔案管理。
一、職責劃分
1、技術檔案由工程管理部技術員負責技術資料的簽收、受控、外借、保密、存檔等工作，所有技術檔案、技術人員資料均應經梁場總工程師審閱簽署處理意見後交辦。
2、技術人員負責對所有標準、圖紙、工藝檔案、試驗方法、技術資料檔案統一編碼、收發、借閱、保管、歸檔工作。
3、技術人員負責保管、收發技術檔案修改通知單。
4、施工圖紙由梁場工程技術人員負責繪製，經工程管理部部長審核，梁場總工程師批准後發放給梁場各相關部門、各相關班組，並交技術人員管理，存檔。
5、所有工藝檔案，作業指導書，內控標準等工藝檔案由工程管理部技術人員負責編制。經工程管理部部長審核，梁場總工程師批准後發放給梁場各相關部門、各相關班組，並交技術人員管理，存檔。
二、檔案的分類
檔案分為自製檔案和外來檔案。
自製檔案包括工藝細則、作業指導書、施工圖紙、企業標準、管理辦法等。
外來檔案包括設計檔案圖紙、法律法規、標準、規範、上級檔案等。
技術檔案包括：a）標準：產品標準，材料、配件標準，設計、施工驗收規範，技術要求等；
b）圖紙：產品設計圖紙、施工圖紙、附屬圖紙、支座圖紙、工裝圖紙、胎卡具圖紙等；
c）工藝檔案：工藝細則、作業指導書、工序流程卡、技術要求等；
d）試驗方法：試驗、測量、檢驗方法、規程、評定方法、試驗報告等；
e）檔案：裝置、工裝、計量檔案、產品檔案等。
三、檔案的編號與標識
1、管理手冊與體系檔案：
管理手冊與體系檔案由綜合管理部統一編號與標識。
a 管理手冊
ztjj/sc xx -- ***x
b 作業指導書
jjth/zw xx -- ***x
c 質量體系檔案
jjth/zt xx -- ***x
d 工藝檔案
jjth/gw xx -- ***x
e 內控標準
jjth/bw xx -- ***x
f 安全體系檔案
jjth/at xx -- ***x
g 梁的編號
jjth xx xx -- ***x
四、技術檔案的管理
1、技術檔案應按其內容、檔案形式進行分類管理，並建立有效檔案清單，掌握檔案分布和更改記錄。
2、技術檔案借閱必須填寫借閱登記，應寫明：借閱人、日期、借閱檔名稱、借閱期限等內容，任何人不得擅自影印，或向外部提供技術檔案。
3、所有變更檔案中的變更內容，必須毫無遺漏地在檔案中全面反映，而且要在所有涉及檔案上反映。
4、技術檔案除技術人員存檔之外，各部門所接收檔案應視為部門所有，應最大限度地保證工程建設的需要。檔案持有者或相關工程技術人員應認真研讀技術檔案或檔案變更，以保證正確指導施工。
5、技術檔案持有者和儲存者應愛護檔案，防止發霉、蟲蛀、殘缺少頁，避免油汙、損壞和丟失，保證檔案清潔完整。
6、技術人員應限制檔案的擴散範圍，不得隨意借閱、複製，確有需要時要履行有關審批手續。
五、技術檔案的收發
1、所有技術檔案收文、發文應有收、發文記錄，由技術人員統一管理。
2、技術人員在收到技術檔案並登記後，交梁場總工審核報梁場場長批准複製下發。
3、技術檔案發放時應按批准範圍進行，並做好發放簽收記錄。圖紙由領用人簽字，並寫明使用單位。
4、經修改的技術檔案必須發至原檔案持有者手中，並將失效的技術檔案及時收回或銷毀，以避免誤用已經失效的檔案。
5、任何單位和個人都無權私自銷毀或留存作廢技術檔案。
六、技術檔案的更改
1、凡已歸檔的技術檔案不得任意修改，必須修改時，要由移交歸檔單位的有關技術人員進行，並參照有關標準，履行一定的審批手續。
2、技術檔案的更改均以書面形式進行。即由工程管理部技術人員提交「檔案更改通知單」，並在圖紙、檔案或相應的附件標明修改的原因和內容，做好更改記錄和修改標識，有關技術部門技術主管審批，主管領導批准。重要圖紙的更改由工程管理部部長審核，總工程師批准。
3、所有圖樣及設計檔案的更改都不得降低產品質量和工程質量，不得違背有關檔案的規定。如圖紙、檔案、資料更改後會引起其它圖樣及設計檔案的更改時，應及時發出相應的《檔案更改通知單》。
4、生產、施工單位如對圖紙有異議時，可向設計、審批、簽發者提出意見，但不得擅自修改圖紙或降低技術要求。
5、按合同規定圖紙等技術檔案的更改需要顧客批准的，必須報經顧客的批准後方可進行。
6、若指定其它部門進行圖紙等技術檔案的更改審批時，該部門應獲得原審批部門所依據的有關背景資料。
7、技術檔案更改批准後，技術人員向有關部門和生產現場下發「檔案更改通知單」，並做好發放簽收記錄。
七、技術檔案歸檔範圍
技術檔案應依據相關檔案管理規定，結合制梁場實際情況進行歸檔。
1、產品生產方面：包括產品設計、工藝、工裝、模型模具、配件的圖樣和技術檔案，原材料檢驗、產品生產過程形成的各種上檔案材料。
2、裝置儀器方面：包括設計儀器的圖樣和技術檔案，裝置安裝、除錯和驗收過程中的技術性、憑證性檔案材料，裝置（儀器）重要改造圖紙等。
3、技術管理方面：包括質量管理、技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環保、技術情報、技術檔案管理中形成的各種檔案材料等。
4、技術檔案歸檔時間
技術檔案材料的歸檔時間，應按照工作程式，可以分批分期立卷歸檔，也可以在技術檔案材料全部形成後一次歸檔。一般情況下：
產品技術檔案，應在每個產品定型或批量生產之後歸檔。
裝置儀器檔案，應在每台裝置儀器使用或安裝之後歸檔。
標準檔案應在每個專案批准之後歸檔。
5、技術檔案歸檔要求
1）技術檔案應根據工程內容分類歸檔，並確保歸檔檔案完整、齊全、真實、準確。
2）文字材料的載體和書寫材料必須使用便於檔案長期儲存的材料。
6、其它方面
1）凡是技術研究工作中形成的技術檔案材料，不論成功的專案或不是成功的專案，或是停止的專案，都應歸檔。
2）停建、緩建工程的技術檔案材料，要由有關技術業務部門或技術負責人整理好，送交檔案部門妥善儲存。
八、技術檔案的利用
1、技術檔案的借閱、查閱都要履行一定的審批手續，所借檔案不得拆散、塗改、抽換、水浸、丟失和洩密。底圖只准在檔案部門曬印、查閱，一律不外借。
2、為利用者提供檔案影印件。為檔案利用者出具檔案證明或檔案內容的摘錄、節錄材料。
九、技術檔案的保密工作
1、技術檔案密級按照國家、鐵道部有關檔案、資料密級劃分的規定加以確定，檔案部門不另劃密級。
2、影印秘密圖紙或技術檔案，須經工管部部長和總工程師批准，並履行登記手續後方可複製。複製件使用完畢後一律收回檔案部門統一銷毀。
十、技術檔案儲存期
梁場內部編寫的技術檔案的儲存期自發布之日起到所有施工完成之日止，外部技術檔案則根據檔案性質隨預製梁資料永久儲存。
中鐵九局集團****通化制梁場
收文登記表
編號：jjth/zt01-2010-02
第頁質量記錄清單
編號：jjth/zt01-2010-06
中鐵九局集團****通化制梁場
檔案更改通知單
編號： jjth/zt01-2010-04
檔案發放、**登記表
檔案類別編號：jjth/zt01-2010-03
編制人：
檔案借閱登記表
編號：jjth/zt01-2010-05
製表年月日
編號：jjth/zt01-2010-01
管理體系有效檔案一覽表
製表審核批准
中鐵九局集團****通化制梁場
年月2023年管理體系有效檔案一覽表
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