一、目的（備註：採用四號仿宋體-gb2312加粗一一檔案備註內容採用五號字型）
為對與公司經營管理行為有關的檔案及資料進行控制，確保所有使用的檔案具有統一性和有效性。
二、適用範圍
凡本公司之各種規定、程式、辦法、標準及其一切相關事項與賴以執行的法律法規等外來檔案。
三、定義：
1、公司級檔案：公司所有部門及個人都必須遵守的檔案或制度；
2、部門級檔案：多部門需要遵守的檔案或制度；
3、部門內檔案：在乙個部門內執行的制度、標準。
4、名詞定義：
4.1制度：指要求公司成員共同遵守的，按一定程式辦事的規程性檔案；
4.2辦法：指公司針對某項工作依照其所需標準制定的考核獎懲性的檔案；
4.3標準：指公司對某項工作應達到的要求進行規範和約定的檔案；
4.4通知：是批轉下級、**上級、傳達事項，發布制度、任免人員時使用的檔案；
4.5通報：是表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況的檔案，是一種有較強的教育作用和指導作用的周知性下行文；
4.6報告：是向上級領導匯報工作、反映情況，答覆上級領導詢問的檔案；
4.7請示：是向上級領導請求指示，批准的檔案;
4.8批覆：是指導性的下行文，是上級領導答覆下屬請示事項的公文；
4.9函：是不相隸屬的單位之間相互商洽工作，提出和答覆問題、請求批准和答覆審批事項的檔案；
4. 10流程：是一組輸入通過特定行動準則達到特定輸出的過程：
4. 11會議紀要：是記載、傳達會議情況和議定事項的檔案；
4. 12計畫：是部門單位或個人對未來一定時期內要做的工作或要完成的某項任務，提出某些設想，作出具體安排；
4. 13總結：是國家機關、社會團體、企事業單位和個人對過去一段工作的回顧和分析評價，判明得失利弊，提高理性認識，用以指導今後工作的書面材料;
4. 14方案：指部門或個人出台的專案性工作計畫書;
4. 15手冊：指作為指導員工開展工作的程式、方法的綜合性檔案；
四、職責
1、總經辦負責本檔案的起草、執行、監督，修改工作；
2、各部門負責本部門相關檔案的起草、執行、監督及修改工作。
五、檔案管理程式
1、檔案編號
******xx—zjb—2011—001
第幾號檔案（第1份檔案）
編制年份 （2023年）
部門編號（總經辦）
公司名（公司縮寫）
2、檔案起草及審批
2.1檔案起草：公司或部門認為有必要進行標準化的管理行為。
公司級檔案：總經辦起草；
部門級檔案：牽頭部門起草；
部門內檔案：部門自己起草。
2.2檔案審核：
公司級檔案：相關分管領導審核；
部門級檔案：相關部門會簽審核；
部門內檔案：部門分工負責人審核。
2.3檔案批准：
公司級檔案：總經理批准；
部門級檔案：分管副總批准，若涉及到兩個副總由總經理批准；
部門內檔案：分管副總批准。
2.4檔案的修訂與廢止：
公司級檔案：總經理批准；
部門級檔案：分管副總批准，若涉及到兩個副總由總經理批准；
部門內檔案：分管副總批准。
3、檔案內容規定
3.1標題：在眉首橫線下空兩格，用小2號訪宋gb體加粗：標題一般由「發文單位+介詞（可省略）+事由+文種「組成。
例：總經辦（發文單位）關於（介詞）加強車輛管理（事由）的通知（文種）。
3.2正文：在檔案標題下一行，每段空兩格寫起，正文一般由開頭、主體、結尾三部分組成。
3.3附件：附件是附在正文後的有關材料，包括隨文**報送的檔案，頒發的規章制度及檔案中的報表、數字統計、人員名單等。
有附件的檔案，應在正文下空一行左空2字用4號仿宋gb2312體字標識，後標全形冒號。附件如有序號使用阿拉伯數字。
例：附件：1、《採購計畫表》；2、《採購定價表》。
3.4檔案用紙一般採用標準的a4型紙。
4、收文的管理
4.1檔案的簽收
4.1.1所有外來檔案的簽收（除領導親啟的外）均由總經辦人員登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，文書人員需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀的函件應查明原因；
4.1.2所有正式檔案都要進行分類編號整理，對於重要檔案要做好保密工作。
4.2檔案的編號保管
4.2.1公司級檔案及部門級檔案由總經辦按《檔案管理制度》統一進行編號；
4.2.2部門內檔案由各部門自行按《檔案管理制度》規定進行編號，總經辦監督。
4.3檔案的批閱與分轉
4.3.1凡正式檔案需由總經辦人員根據檔案內容和性質閱籤後，由文書分送領導或承辦部門閱辦，重要檔案或急件應立刻承送領導（或分管領導）閱批後分送承辦部門閱辦。
為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完；
4.3.2一般性質的函、電，可由總經辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的檔案，應同各部門聯絡後再分轉處理；
4.3.3為加速檔案運轉，文書應在當天或第二天將檔案送到領導和承辦部門，如關係到兩個以上的部門，應按批示次序傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
4.4檔案的傳閱與催辦
4.4.1傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍或公共場合，也不得將檔案轉借其他人閱看。
對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容；有密級的檔案必須在總經辦現場翻閱。
4.4.2閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交給文書人員，如有領導「批示」、「擬辦意見」的檔案有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
4.4.3閱文時不得抄錄全文，不得隨意取走檔案內任何檔案及附件如確需工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
4.4.4檔案閱完後應及時歸還相關部門，切忌橫傳。
5、發文的管理
5.1發文的程式
5.1.1如果各部門需要發文，應事先向相關領導提出申請；
5.1.2草擬文稿時必須從本單位角度出發，做到情況確實鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整；
5.1.3部門應根據有關規定對文稿進行修改；所有發文必須符合本《檔案管理制度》，採用公司標準檔案格式；
5.1.4經部門審查修改後的文稿，送分管領導核對（對文稿內容質量負責）；
5.1.5對修改較多的文稿，應由擬稿部門重新整理；
5.1.6需經會簽的文稿，應及時送會簽部門會簽；
5.1.7文稿會簽後應承送領導審批簽發；
5.1.8經領導批准簽發後的文稿交由辦總經辦人員編號列印。
6、檔案會簽
6.1起草下列檔案時進行會簽
6.1.1涉及全域性性工作，需要相關部門協助的；
6.1.2專案審批涉及多部門協同的；
6.1.3主要領導及分領導認為有必要會簽的；
6.1.4其他需要會簽的檔案
6.2會簽審核的內容
6.2.1檔案是否必要可行：
6.2.2檔案是否符合企業相關制度、規定等；
6.2.3檔案是否符合程式和許可權；
6.2.4檔案是否規範科學、準確恰當
6.2.5檔案會簽不允許不簽批任何意見，且意見要鮮明。
6.3檔案會簽的程式
6.3.1各部門負責起草各部門檔案並組織會簽，需要會簽的文稿經負責人同意後，由擬稿人負責送相關部門會簽；
6.3.2會簽一般應在半個工作日內完成；
6.3.3檔案會簽後應及時通知主辦部門；
6.3.4會簽後的檔案由起草人根據領導意見進行整理後交由行政部進行檔案的編號扣簽發。
7、檔案的借閱和清退
7.1各部門有關工作人員工作需要借閱一般檔案，需進行登記；對有密級的檔案需經過相關負責人同意後方可借閱；
7.2總經辦人員對承辦的檔案應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的部門檔案和領導要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。
（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導匯報。
8、檔案立卷歸檔的要求
8.1檔案立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類的進行歸檔；
8.2重要工作、重要會議形成的檔案材料要及時立卷歸檔；
8.3立卷時要把檔案的批覆、正本、附件、底稿收集齊全，保證材料的完整性。
9、檔案的**銷毀
9.1對於多餘、重複、過期和無儲存價值的檔案，辦公室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請**銷毀手續；
9.2經審核同意**銷毀的檔案應在部門負責人及分管領導的共同監督下銷毀。
10、檔案格式
10.1公司所有制度採用該檔案格式進行；
10.2所有正式在公司內部傳遞的檔案格式以總經辦確定的檔案格式為準。
六、檔案相關部門
是指除所屬部門以外需要執行或知曉檔案內容或協助辦理的。
公司檔案檔案管理制度
總則 為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 借閱 統計 銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。一 適用範圍 1 公司經濟活動中與外單位的來往信件 合同 協議。2 會議檔案，包括本公司重要會議形成的檔案 紀要 決定等 3 公司的請示與上級批復檔案 4 公司各職能部門在工作...
公司檔案檔案管理制度
為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊...
公司檔案檔案管理制度
一 總則 1 為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。2 公司檔案，是指公司從事經營 管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字 圖表 聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3 公文承辦部門...