關於重視華泰單證問題及相關處理辦法的重要通知
各分公司及營業網點：
近期華泰進行單證投保資料全面檢查，發現我公司經辦的業務存在很多嚴重問題，現將主要體現及解決辦法的規定通知如下，請各部門、門店嚴格執行：
一、單證跳號使用
經查：1、 多網點共用一整批單證，由於各點使用頻率不一致，長時間不使用的單證未
能及時收回流轉，導致出現跳號使用情況。
2、 網點使用單證不按先後順序隨意使用
解決辦法：所有網點必須每週至少完成一次空白單證的回銷，單證管理員根據實際情況按單證號的順序進行等量再分配，儘量減少使用時間差造成的跳號。
處罰規定：
1、根據「有領有銷，先銷後領」，「批量領取，批量回銷」原則，領單人在領取第二到三批單證時，第一批必須回銷完畢且資料全部補回。如發現每領一批單證有跳號使用者，每跳乙個號罰款30元，單證按業務量領取。例如：
（金融店領了1--10份單證，到了3天你只用了2至3份單，你需把已用及空白單證全部拿回，以舊換新）。
2、各分公司單證管理員應在每星期檢查下轄各門店的使用情況，清理所發放的有價單證。對出現各門店超期未回銷單證，及時催收，催收後還是未能回銷的，單證管理員可以停發該門店單證並視情節輕重處以200-500的經濟處罰。
二、單證系統使用記錄與實際列印單證不符
經查：由於使用遠端輸出操作，服務網點的工作人員專業性不夠，導致提供列印銷號單證號碼與實際列印單證號不符，例如：提供系統輸入為10號，但列印時卻使用11或12號單證。
解決辦法：組織網點人員進行培訓學習，重點強調銷、打單證號一致的重要性和嚴肅性，嚴格檢查每乙份遠端服務網點的回銷單證，發現錯誤的立即處理更正。
處罰規定：發生此類錯誤的，處罰責任人或機構20元/單，連續3次同類錯誤的，取消網點服務資格。
三、投保資料缺失嚴重，且時間過長，造成無法裝訂銷號，如：身份證、合格證、投保資料蓋章等
經查：各分公司、門店普遍存在此現象，部分缺失時間達到了3個月。
解決辦法：各網點應按公司規定的格式（附表一）如實登記，每週五以郵件的形式主送分公司單證管理員，抄送總公司單證管理員及分公司總經理室上報記錄，按照保監局規定在出單時必須提供所有的資料後方可出具保單，我機構為了方便**人展業，出單時可通融處理，已出的保單缺資料的可以壓在出單員手上，但7天內一定要把資料補齊，超7天還是資料未補回的，一單罰款5元。但各門店核銷單證時需列明壓在手上的業務單證流水號及被保險人名稱缺失哪些投保資料等，清單交給單證管理員， 核對無誤後在清單上簽字即可。
按公司規定一周內補齊資料的予以結算佣金，逾期的不再結算。各網點應主動張貼告示並提示**人：「一周內補齊投保資料才能結算佣金，為保證您的利益不受損失，請盡快處理！
」。目前存在資料缺失的，在2023年10月1日前補回可以正常結算。
處罰規定：門店未按規定上報記錄表的，按5元/次處罰。結算經辦人員在資料欠缺的情況下違規支付**人佣金的，根據嚴重程度分別給予警告、罰款、賠償等處罰。
四、單證作廢情況嚴重
經查：部分門店列印裝置出現問題致使操作時列印作廢，也有部分作廢單證是由於人為的馬虎大意造成。
解決辦法：
1、優化裝置配備，達到一台主機配備一台印表機。
2、由於出單員不夠細心，把保單流水號看作標誌流水號或流水號輸錯使用了其他門店的流水號，這種情況單證只能作廢。
處罰規定：希望各出單員細心、認真，一旦出現列印裝置問題造成的作廢，應立即通知it檢查並迅速解決問題，操作人員不當導致作廢數量超標的，追究當事人責任並按保險公司作廢處罰辦法處理或處以50元/單的罰款。
五、新單證領用辦法
1、從10月起，公司單證管理將會實行單證迴圈制度，以後的單證將會是以迴圈換取制，也就是以核銷的總數來領取新的單證。
2、華泰公司以後單證的**將會在幸福總公司現場複核，不符合要求的不予**，**後的單證要連號達到25—30份方能裝訂核銷領取新單證。
本通知及規定關係到業務的正常開展，自發布之日起執行，請各分公司做好傳達工作並監督執行。相關規定如有補充修正的將另行通知。
廣西幸福保險**公司
總經理室：柯建忠
單證管理專員：李莉萍
2023年9月29日
單證管理制度
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鑰匙管理制度的通知
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檔案管理制度的通知
為加強本公司檔案管理工作，全面提高檔案管理水平，有效地發揮公司檔案資料的服務作用，特制定本制度。一 公司檔案，是指公司從事經營 管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字 聲像等不同形式的歷史記錄。二 公司指定專人負責檔案存檔 查閱的管理工作。三 各部門的檔案材料由主辦人負責收集整理，...