收發文制度

檔案收發管理制度

綜合科辦公室負責我公司對外行文和公文的收發處理工作，為使行文和收文處理規範化，特規定如下：

一、行文處理

1.凡以我公司名義上報或下行的檔案（報告、請示、申請、紀要、通報等），由承辦科室擬稿，經擬稿人、科室負責人初審後，分管領導核稿，核稿後將首頁發文報告的檔名稱、報送單位、檔案編號、印發時間等事項填寫清楚並按上述流程會簽，最後送公司總經理簽發。重要檔案需由公司領導審核，主管區領導簽發方可報送。

2.經公司領導簽發的文稿需交綜合科辦公室統一登記、分類編號後留存備查。所有檔案由綜合科文印室列印、校對無誤後方能影印、蓋章、裝訂，簽發後由綜合科報送。

二、收文處理

1.所有發至我公司的公文（含傳真件公文及附有領導批示或上級部門**至我公司的公文），由公司綜合科統一簽收，在填寫好收文處理卡後，交由綜合科負責人提出處理意見，根據處理意見再送公司領導閱示或相關科室辦理。

2.檔案按辦件、閱件進行分類。簽收人應於接受當日將檔案交綜合科負責人處理，不得積壓遲誤；需要傳閱的檔案由接收人負責人收回，對領導指示的檔案，負責人應及時組織傳達和落實。

3.對急辦件，簽收人應立即將檔案送交領導批閱。領導不在時，辦公室應根據檔案內容及時限要求，交相關科室或人員辦理，事後及時向領導匯報並做好督辦工作。

4.凡外出開會、學習帶回的檔案及材料原件須交綜合科辦公室登記存檔。

三、保密檔案收發管理

1.保密資料統一由綜合科負責人收發、傳遞、清退和銷毀，並嚴格把好收發關、傳閱關、清退關「三關」。

2.制發檔案是，經辦人要根據檔案、資料的內容和定密範圍，標明密級、保密期限，確定傳送範圍、數量、送公司領導審批後印發。

3.保密檔案、保密資料必須在辦公室內進行傳閱，未經批准不得擅自擴大傳閱範圍；不准擅自影印或抄錄保密檔案，不得將檔案帶出辦公室；確因工作需要攜帶外出的，需經公司領導批准，並要妥善保管。

4.影印保密檔案、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密檔案、保密資料拿到社會上營業性場所影印。

5.借閱保密檔案、保密資料須按閱讀範圍借用，並辦理登記、簽字手續。用完後，要及時歸還。

6.對保密檔案、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。

7.銷毀保密檔案、保密資料時，必須登記造冊，嚴禁將檔案出賣給廢品收購站。