一、目的
將企業人事檔案管理工作制度化，規範化；維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞；便於相關人事檔案材料的借閱和使用。
二、適用範圍
適合公司總部及分（子）公司
三、人事檔案分類
員工人事檔案分為以下五大類：
1、入職檔案
（1）個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書影印件等個人入職基本資訊。
（2）勞動合同、保密協議、補充協議、應屆畢業生協議、實習協議等。
2、培訓檔案
新員工入職培訓試卷、試用期工作記錄；參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表；培訓服務協議等。
3、崗位檔案
崗位說明書、職務任命書；崗位變動申請、崗位變更記錄等。
4、薪酬考核檔案
試用期考核表、員工試用期總結表；季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄；工作記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄。
5、其他檔案
個人黨、團相關資料；各類獎勵、處罰記錄；離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協議等、
四、人事檔案的歸檔管理
（一）、歸檔程式
1、首先對各類人事檔案進行鑑別，看其是否符合歸檔的要求。
2、按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。
3、在目錄上補登材料名稱及有關內容。
4、將新材料放入檔案。
（二）、人事檔案的核查核對
檢查和核對是保證人事檔案管理完整、安全的重要手段。
1、檢查的內容：檢視有無霉爛，蟲蛀；檢視檔案室環境是否良好，有無其他存放錯誤等；
2、檢查時間：每月定期進行一次。但在下列情況下，也要進行檢查核對；
（1）、突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後；
（2）、對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失。
（3）、發現某些損害之後，如發現材料變黴，發現了蟲蛀等。
（三）、人事檔案的轉遞
1、檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞程式如下：
2、取出應轉走的檔案，在檔案底賬上登出。
3、填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》。
4、按發文要求包裝、密封。
5、在轉遞中應遵循保密原則，一般通過內部人員轉遞，不能交本人自帶。
6、收檔單位在收到檔案，核對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回。
五、人事檔案利用的方式
1、查閱
設立檔案查閱資料室以供查閱。各級員工可以申請查閱自己的檔案；各級管理人員可以查閱許可權內所屬下級人員的人事檔案；無關人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。
2、借出使用
相關人員為完成某項人事工作任務，必須將人事檔案借出使用時採用的方式。借閱人必須履行嚴格的借閱手續，基礎時間不能超過一周，需要在「借閱登記表」上進行登記，逾期未歸還者，續辦延長借閱手續，並到期歸還。
3、出具證明材料
一般由於使用人因入黨、入團、提公升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經認真校對、審查，經主管部門審批，加蓋公章後方能生效。
4、人事檔案利用的手續
通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
5、查閱手續
查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔申請，在申請中寫明查閱的物件，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱部門負責人簽字；最後，由人事檔案部門審核批准。人事檔案部門對申請進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批准。
6、外借手續遵循以下流程：
（1）、借檔人員寫出借檔申請，內容與查檔報告相似；
（2）、借檔人員（部門）蓋章，負責人簽字；
（3）、人事檔案部門對其進行審核、批准然後，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚並由借檔人員簽字；
（4）、歸還時，及時在外借登記上登出。
7、出具證明材料的手續
單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：
（1）、由有關人員(部門)提出申請，說明要求出具證明材料的理由；
（2）、人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；
（3）、證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然後登記、發出。
六、人事檔案保密規定及儲存期限
（一）公司設專人負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、塗改、變更或銷毀，並且嚴格保密，不得擴散。
（二）公司的內部各類人事檔案原則上永久儲存，對於已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起3年後方可銷毀。
七、本制度由綜合管理部負責解釋
本制度經公司總經理審簽後生效。原來的相關規定與此不相符的，一律以本規定為準。
審簽意見：
簽發人：公司總經理
簽署日期
人事檔案管理制度
第一條人事檔案管理的目的 1 保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。2 維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。3 便於檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材...
人事檔案管理制度
1.目的 為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便於檔案材料的使用和管理。2.制定依據 檔案管理標準化程式。3.試用範圍 公司各部門。4.制度內容 4.1人事檔案的定義 是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經歷 學歷 培訓 社會關係 業務能力 工作狀況以及獎懲等個人情況的檔案材料 4.2人事檔案...
人事檔案管理制度
1.目的 為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便於檔案材料的使用和管理。2.制定依據 檔案管理標準化程式。3.試用範圍 公司各部門。4.制度內容 4.1人事檔案的定義 是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經歷 學歷 培訓 社會關係 業務能力 工作狀況以及獎懲等個人情況的檔案材料 4.2人事檔案...