第一章總則
第一條：為響應河北省高速公路邢衡籌建處下發的《河北省高速公路邢衡籌建處關於成立河北省高速公路邢衡籌建處檔案管理組織機構的通知》的要求,按照國家現行規範、標準並結合我公司所承建的邢衡一標段實際情況指定本管理制度。
第二條：組織機構：專案部成立以專案總工張旭為組長，生產副經理劉艷朝、工程部長張亮為副組長的檔案管理領導小組，負責檔案收集、整理、歸檔、儲存全過程的組織協調工作。
各部門負責人為領導小組成員，負責本部門檔案資料管理的組織協調工作。領導小組下設檔案管理辦公室，負責整標段的檔案管理整理、歸檔、儲存等日常工作。
第三條：工程檔案資料指在工程建設過程中形成的各種形式的資訊記錄包括施工資料、監理資料、竣工圖等內容。主要存在形式為文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像資料、電子檔案以及其他不同載體形式。
第四條：工程檔案資料是高速公路施工的乙個重要組成部分是高速公路工程進行竣工驗收的必備條件也是對工程進行檢查、維修、管理、使用、改建和擴建的重要依據。
第五條：工程資料的編制、整理依據：國家檔案局、發展和改革委員會《重大建設專案檔案驗收辦法》(檔發【2006】2號)，交通運輸部《公路工程竣交工驗收辦法實施細則》(交公路發【2010】65號)、《公路建設專案檔案材料立卷歸檔管理辦法》(交辦發【2001】390號)、《交通檔案管理辦法》(交辦發【2005】431號)《交通建設專案檔案管理登記辦法》《交通建設專案檔案管理專項驗收辦法》
《交通檔案進館辦法》(交辦發【2007】436號)、省檔案局、發展和改革委員會《河北省重點建設專案檔案驗收管理辦法》(冀檔發【2009】40號)，以及省交通廳、省高管局有關工程建設專案檔案管理的辦法。
第二章歸檔範圍
工程檔案資料報括施工資料、監理資料、竣工圖等以及專案部的年度規劃、年度計畫、民工工資發放情況、會議記錄、紅標頭檔案、工程承包合同等具有參考價值的檔案資料。
第六條：施工資料是指在工程施工過程中形成的資料。包括施工質量證明資料、技術資料、安全資料，是整個標段從施工開始到結束全過程的記錄檔案。
施工資料應該嚴格按照規範編寫真實的反映施工現場的技術、質量情況，資料的形式有施工原始記錄、質量評定、**、影像資料等。
第七條：監理資料是指在施工過程中監理單位關於工程施工方面的通知、指令等。包括監理通知、質量考核結果、監理抽檢及批復檔案等。
第八條：竣工圖是指工程竣工驗收後能夠真實反映建設工程專案施工結果的圖樣。在施工過程中難免會因為現場實際情況而發生工程變更，所以必須進行竣工圖的詳細繪製以備後續的運營、檢查、維護、改擴建工作需要。
第三章檔案管理員的職責
第九條：保證專案部及各部門的原始資料齊全完整、安全保密和使用方便。 積極宣傳和認真貫徹執行《檔案法》、《檔案實施辦法》及《高速公路建設檔案材料收集歸檔分類表》。
第十條：熱愛檔案事業刻苦學習檔案業務和科學文化知識不斷提高業務水平和工作能力。
第十一條：加強組織紀律性自覺遵守黨的紀律和國家的法律法規嚴守黨和國家的機密遵守專案部的各項規章制度。
第十二條：集中統一管理專案部全部檔案維護檔案的完整與安全並按規定積極提供利用為專案各項工作服務。
第十三條：熱情、耐心接待查檔人員。堅持查檔規定做到調卷迅速準確不斷提高工作效率。
第十四條：負責專案部各部門各種門類的檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作的監督和指導。
第十五條：認真做好檔案資料室的內務管理箱櫃排列有序整齊清潔布局合理分類明確查詢方便。
第十六條：認真做好檔案庫房防火、防盜、防潮、防塵等八防工作。第十七條：
積極開發檔案資訊資源編制各種檢索工具和編研材料。 第十八條：做好資訊利用和檔案利用效果收集整理及有關檔案工作情況的統計。
第四章資料的收集與整理
第十九條：專案經理部配備資料管理人員成立資料管理組織機構，制定資料管理制度確定專案經理部工程資料管理目標並分解到相關崗位做到責任明確流程清晰管理有據。
第二十條：工程開工前一周內由檔案管理領導小組牽頭，檔案管理辦公室依據施工組織設計、施工圖紙結合國家、行業、公司的有關規定編制《工程資料管理計畫》經專案經理審核後報公司技術質量部備案。第二十一條：
工程資料管理計畫的內容應包括以下內容編制依據、工程總體概況旨在明確工程資料中統一的工程名稱、工程概況、結構形式、開竣工時間等內容。工程資料清單包括資料類別、組成內容、原件份數。工程資料管理制度包括專案部內部移交時限、獎罰措施等。
第二十二條：施工過程中資料整理：專案經理部資料員應根據資料內容進行資料盒的脊背、封面標識做到整齊、美觀便於查閱。
資料盒內應包括總目錄、卷內目錄、資料封面、分目錄和資料內容五部分各級目錄及資料內容必須對應一致層次清晰。工程資料應隨工程進度及時收集、整理專案齊全、字跡清楚、圖面整潔、簽章齊全必須使用檔案規定用筆。資料編制**式樣應使用監理單位統一規定的**。
專案經理部各部門資料人員應根據工程進度及時填寫工程資料並按
規定及時移交資料室。資料填寫人員應對資料內容的真實性、準確性負責。做好施工記錄、檢驗試驗記錄、交工驗收記錄和各種**彙總簽證，施工組織設計、圖紙會審記錄、施工日誌、變更設計報告、設計變更通知單、開工報告施工技術總結等。
按規定在工程竣工驗收前編制好竣工圖並加蓋竣工圖章由經理人審核簽字。、催交工作。專案經理部資料員負責對工程資料的編制情況進行初檢。
根據國家規定及相關規範要求對工程資料中的工程名稱、施工部位、內容填寫、簽名蓋章、交卷情況進行檢查並督促相關人員整改保證其正確性。對檢查合格的資料做好編目、外觀整理、組卷等工作。專案經理部檔案管理領導小組應定期組織工程技術人員對工程資料進行自檢，留下檢查記錄並按專案部規定對相關責任人進行獎罰，限期整改並組織工程技術人員對資料檢查中存在的問題進行認真分析、總結和再培訓學習。
第二十三條：竣工驗收階段工程資料管理：在檔案資料歸檔期由檔案員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料；各主管部門負責人應積極配合與支援；凡應該及時歸檔的資料由檔案管理員負責及時歸檔。
第二十四條：、組卷、自查工作為工程竣工驗收提供必要條件。
第二十五條：專案經理部檔案管理辦公室負責彙總整理各施工處編寫的全部工程資料。
第二十六條：工程竣工驗收通過後檔案管理辦公室應及時收集各項驗收記錄的原件經整理、彙總後形成完整的竣工資料。
第二十七條：歸檔的案卷質量標準：歸檔檔案、齊全完整；分類清楚保持聯絡；題名確定容易查詢；卷內排列系統條理；保管期限準確；密級劃分恰當；藍圖摺疊符合要求；捲皮書寫正楷整法；案卷裝訂整齊美觀；聲像資料清楚清晰。
第五章資料的分類、歸檔與統計
第二十八條：我標段在施工過程中形成的全部檔案在歸檔前必須進行系統整理。其分類組卷做到科學合理充分保持卷內檔案有機聯絡歸檔案卷要符合《河北省高速公路建設專案檔案材料立卷歸檔整理規範》的要求分類編號。
第二十九條：檔案分類按照業主、監理單位對竣工檔案的編制原則和要求將工程資料進行整理分類，分類過程中將資料的形成時間、機構、資料載體、保管期限等因素全面考慮。
第三十條：資料的分類：首先按保管期限把資料劃分為短期、長期、永久三大類；單位工程施工資料分互通工程、南線繞城工程、改移道路工程；竣交工驗收檔案資料分工程交工驗收報告、單項工程驗收報告、工程竣工驗收影像資料、新技術、新材料檔案資料 。
第三十一條：檔案立卷歸檔制度凡是工程專案在各項活動中形成的具有現實查考使用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的材料必須歸檔儲存。
第三十二條：立卷歸檔的基本要求：應歸檔的檔案材料齊全、完整書寫材料字跡符合儲存要求；分類組卷合理正確、案卷標題簡明確切關鍵要素單位工程名稱、分部工程名稱、分項工程名稱、立卷時間、歸檔人等要求；卷內檔案的排列必須保持檔案之間的聯絡準確區分保管期限便於保管和利用；案卷裝訂結實頁號編寫正確封面封底填寫完整。
第三十三條：檔案的統計：做好各類檔案收進和移動登記臺帳；做好檔案查閱、借閱登記簿；每年年末對庫存盤案的數量、類別提供利用情況檔案機構人員變動情況進行統計。
第三十四條：堅持統計原則仔細核對資料按時、按質、按量完成各項統計工作。
第六章檔案的借閱
第三十五條：專案經理、專案總工借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
第三十六條：因工作需要專案部其他人員需借閱非密級檔案時由部門負責人辦理《借閱檔案申請表》專案總工核批。
第三十七條：公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱；機密級檔案只能在檔案室閱覽不准外借秘密級檔案經審批可以借閱但借閱時間不得超過4小時；秘密級檔案的借閱必須由專案經理或總工批准。
第三十八條：本部門工作人員借閱本部門檔案，可直接到檔案室查閱。利用檔案一般在檔案室查閱，需借出檔案室的須經檔案室管理辦公室主任批准。
文書檔案借期為5天，科技檔案借期為15天，聲像及電子檔案借期為三天。若因特殊情況需要延借的需經檔案室主任批准。外單位人員借閱須經檔案管理領導小組組長批准。
第三十九條：檔案借閱者必須做到：愛護檔案保持整潔嚴禁塗改和做任何標記；注意安全保密嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、拆散、遺失。
聲像檔案實行雙套制，以影印件提供利用，借出的聲像檔案不得轉借他人或擅自複製。
第七章檔案室管理制度
第四十條：檔案室是保管專案部檔案的機要重地必須嚴格執行檔案庫房技術保護管理辦法認真做好保密和防盜、防火、防潮、防光、防塵等保護工作。
第四十一條：非檔案管理人員未經允許不得進入檔案室。
第四十二條：檔案室內必須配備適宜儲存檔案的鐵質箱櫃並採取防盜、防火、防潮、 防光、防塵、防高溫等八防措施使庫房溫度控制在 14℃—24℃相對濕度保持在 45—60並做好記錄。
第四十三條：檔案室門窗必須保持堅固出入庫房應隨手關門以確保庫房的安全。
檔案檔案管理制度
一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
檔案檔案管理制度
檔案編制 管理制度 為保證經銷部檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 經銷部設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要...
檔案檔案管理制度
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第一 檔案管理 一 檔案管理內容主要包括 辦公 面試簡歷，員工登記資訊，用工合同 考察期 試用期 入職 保密協議等 離職協議，列印資料，供銷合同，任命書，通知，各類申請 請假 出勤 工資 社保等 合作協議 購買...