廣東永華智財權管理****
第一部分總則
一、檔案管理的目的和要求：
檔案是企業發展各個階段的文字記錄。企業檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。建立健全公司各類檔案的收集、整理、歸檔工作制度，目的主要在於規範收集、鑑定、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作，使檔案更好地為企業各級領導和部門分析、總結、部署、安排工作，提供準確、可靠的歷史依據，提高經濟效益服務。
二、檔案管理工作的主要任務有：
（一）貫徹執行國家關於檔案工作的政策法規，規劃公司檔案工作。制訂檔案工作規章制度，監督、指導、檢查執**況。
（二）負責收集、徵集、整理、分類、鑑定、保管、統計各類檔案及有關資料。
（三）開展檔案的開放和利用工作。
（四）參加資訊工作的整體化建設，負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發檔案資訊資源。
三、檔案的收集：
（一）收集範圍（略）。暫以現有文件及新增文件為主。
（二） 檔案的分類、編號、排架
1 分類
檔案分類編號是在檔案收集齊全的基礎上，按一定規則和屬性逐卷分別歸類編號。有檢索分類號和實體分類號（檔號）。檔案管理人員將從實際出發逐步編制配套的檢索和參考工具。
2 編號
1) 檔號包括年度號、分類號、案卷號三個部分。年度號由四位阿拉伯數字組成。分類號是檔號的主體，一般由
一、二級類目代號組成，也可僅由一級類目組成，部分擴充套件到**類目。在二級類目確定的設定原則、範圍、方法的基礎上，根據需要和可能，決定是否擴充套件**類目，其標識方法與符號和二級類目相同。分類號究竟包含幾級類目，在歸檔編號時根據實際情況掌握。
由於案卷數量不同，案卷號可不限級數。
2) 檔號的模式。
年度號+分類號+案卷號+件號
3) 檔號的標識，採用漢語拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號之間，用連線符號「一」鏈結。例如：
2023年內容是銷售合同的第23號卷的檔案，可標為：1990一xs一23。
3排架在按檔號排架時，根據案卷數量、自身條件，按年度——類目橫向排列。
第二部分制度
一、歸檔範圍
公司的規劃、年度計畫、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、專案方案、通知等具有參考價值的檔案資料。
二、檔案管理員的職責
保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
三、資料的收集與整理
（一）公司的歸檔資料實行「季度歸檔」及「年度歸檔」制度，即：每年的
四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
（二）在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支援。
（三）凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
（四）各部門專用的收、發檔案資料，按檔案的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的檔案必須把原件放入檔案室。
（五）檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
四、資料的分類與歸檔
（一）公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
（二）公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。
五、檔案的借閱
（一）公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不准外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或綜合部部長審批，具體按委託書的內容執行。
（二）借閱檔案必須到綜合部嚴格辦理檔案借閱手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。
（三）查閱各門類檔案時不得對檔案劃道、塗改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人批准，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。
（四）董事長總經理、副總經理借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
（五）因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送綜合部核批。
（六） 檔案借閱者必須做到：
1 愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。
2 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
（七）凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。
六、檔案庫房管理制度
（一）檔案保管工作，是採用一定的技術裝置、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。
（二）按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利於檔案的保護管理。
（三）堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案「十防」（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防洩密）工作，確保檔案完整安全。
（四）接交進室的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點，履行批准手續，並保證按期歸還；非工作人員不得進檔案室，以防意外；在檔案室裡禁止吸菸。
七、檔案的銷毀
（一）公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
（二）當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部部長審核經總經理批准後執行。
（三）凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷毀；一般的檔案資料，由綜合部部長批准後方可銷毀。
（四）經批准銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久儲存。
（五）在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或綜合部部長指定專人監督銷毀。
附件一、 檔案接收登記表
二、 檔案索引圖表
三、 檔案調閱單
四、 作廢檔案銷毀記錄表
五、 檔案內容登記表（卷宗目錄）
公司檔案檔案管理制度
總則 為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 借閱 統計 銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。一 適用範圍 1 公司經濟活動中與外單位的來往信件 合同 協議。2 會議檔案，包括本公司重要會議形成的檔案 紀要 決定等 3 公司的請示與上級批復檔案 4 公司各職能部門在工作...
公司檔案檔案管理制度
為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊...
公司檔案檔案管理制度
一 總則 1 為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。2 公司檔案，是指公司從事經營 管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字 圖表 聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3 公文承辦部門...