2023年3月
目錄1 範圍
2 規範性引用檔案
3 職責
4 管理內容與要求
4.1 科技檔案管理
4.1.1 新建專案、重大工程的檔案管理
4.1.2 零星工程資料的歸檔管理
4.1.2.1 裝置檢修資料的歸檔管理
4.1.2.2 裝置儀器檔案資料管理
4.1.3 科學研究成果、技術創新等活動中所形成的檔案材料和圖紙。
4.2 文書檔案管理
4.3 會計檔案管理
4.4 科技圖書管理
4.5 工作流程和管理要求
4.5.1 檔案材料的收集
4.5.2 檔案材料的歸檔
4.5.3 檔案的整理
4.5.4 檔案的鑑定與銷毀
4.5.5 檔案統計工作
4.5.6 檔案保密管理
4.5.7 檔案庫房管理
4.5.8 檔案的利用與管理
4.5.8.1 借(查)閱服務
4.5.8.2 復**務
4.5.8.3 檔案利用服務
4.5.8.4 資訊服務
4.5.9 圖紙、技術檔案材料的更改管理
4.5.10 科技圖書資料管理
4.5.11 「三納入」與「四參加」管理要求
5 檢查與考核
1 範圍
本制度規定了公司檔案管理的職責、管理內容與要求、檢查與考核等。
本制度適用於公司檔案管理工作。
2 引用標準及參考檔案
gb/t1.1-2000 標準化工作導則
中華人民共和國《檔案法》
《中華人民共和國檔案法實施辦法》
《基本建設專案檔案資料管理暫行規定》
《企業檔案管理規定》
《科學技術檔案工作條例》
《會計檔案管理辦法》
《歸檔檔案整理規則》
《檔案庫房技術管理暫行規定》
3 職責
3.1 總經理工作部是檔案管理的歸口部門， 檔案室是公司檔案管理的主管部門, 按照集中統一管理檔案的基本原則，建立、健全檔案工作制度，達到檔案完整、準確、系統、安全和有效利用的要求。
其主要職責是:
3.1.1 認真貫徹執行黨和國家以及上級主管部門關於檔案工作的有關方針、政策、法律、法規等。
3.1.2 負責制定、落實檔案工作的各項管理制度。
3.1.3 負責接收、保管公司的檔案，並積極開展利用工作，為公司的各項工作服務。
3.1.4 對公司的檔案工作進行監督和指導。
3.1.5 負責檔案的統計和鑑定、銷毀工作；
3.1.6 負責公司科技圖書、資料、報刊、雜誌、規程、標準以及其它有關資料的蒐集、訂購。
3.1.7 做好檔案庫房的日常管理，嚴格按照「八防」（防盜、防火、防潮、防塵、防光、防蟲、防磁、防汙染）要求，保證檔案庫房的安全和清潔。
3.1.8 負責公司的專（兼）職檔案管理人員的業務學習和培訓，提高檔案管理人員的業務水平；
3.1.9 對公司報廢的檔案資料按規定進行處理。
4 管理內容與要求
4.1 科技檔案管理
科技檔案是公司生產技術、基本建設、科學研究等活動中形成的應當歸檔儲存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料等。
其內容是：
4.1.1 新建專案、重大工程的檔案管理
1）專案立項申請報告，上級主管單位的批覆；
2）設計任務書、委託書、技術設計；
3）設計方案及審批材料；
4）工程地質勘察報告；
5）地形、地貌控制點、建築物、構築物、安裝測量定位記錄；
6）水文、**等其他設計基礎材料；
7）初步設計、技術設計、施工圖設計；
8）總體規劃設計；
9）與設計、施工、製造單位的合同、協議、來往技術檔案、會議紀要；
10）承發包合同、協議書、招投標、租賃檔案；
11）徵用土地批准檔案及紅線圖拆遷、補償協議；
12）施工執照；
13）開工報告、圖紙會審紀要、工程技術要求；
14）施工組織方案、計畫、措施；
15）有關原材料及裝置出廠證明、試驗報告；
16）設計變更單、材料代用審批檔案、工作聯絡單；
17）施工記錄（基礎處理、試驗報告）焊接記錄、安裝記錄；
18）工程定位測量、地基允許承載力複查報告；
19）隱蔽工程驗收記錄；
20）分部、單位工程質量檢查評定；
21）交工驗收記錄證明；
22）竣工報告及驗收證明；
23）專案竣工驗收報告；
24）工程總結、技術總結；
25）全部竣工圖；
26）專案質量評定；
27）竣工驗收會議決議檔案資料。
4.1.2 零星工程資料的歸檔管理
4.1.2.1 裝置檢修資料的歸檔管理
1）大修專案計畫、進度表、施工計畫、技術措施、解體分析報告；
2）規範性大修工作組織機構、管理性檔案（技術聯絡單、會議紀要、作業檔案包、質量控制的有關記錄、檔案材料、監理和質檢的有關檔案材料）、實施細則；
3）重大、特殊檢修專案的施工計畫、技術措施、施工總結；
4）改變系統和裝置結構的設計資料及圖紙；
5）大修技術記錄和技術經驗專題總結；
6）大修費用、概預算，外委專案有關招投標書、合同、預決算，大修工時，材料消耗統計資料；
7）大修前後的機組熱效率試驗報告；
8）裝置（或系統）異動申請及竣工報告；
9）各專業的大修總結報告、大修總體驗收卡 ；
10）冷態、熱態整體驗收記錄及整體總結報告；
11）汽輪機葉片頻率試驗報告；
12）汽輪機大修前後調速系統特性試驗報告、大修後機組保護聯鎖試驗記錄、大修後輔助裝置聯動試驗記錄；
13）重要部件材料的焊接試驗鑑定報告；
14）九項技術監督總結性材料；
15）監督、監察專案的檢查、試驗、調校報告；
16）全面質量管理總結 。
4.1.2.2 裝置儀器檔案資料管理
1）申請外購的報告、批覆；
2）外購合同、協議；
3）隨機圖樣及文字材料；
4）裝置儀器開箱記錄；
5）安裝除錯記錄、總結、檢測驗收報告等；
6）執行記錄及重大事故分析處理報告；
7）申請引進裝置儀器報告、批覆；
8）產品樣本、說明書裝單、質量保證書；
9）技術經濟調查報告；
10）與外商談判、洽談記錄、紀要、合同、協議和來往函件；
11）隨機全套圖樣及方案材料（原文和譯文）；
12）裝置儀器安裝、除錯記錄、總結、竣工圖樣、檢測驗收報告；
13）技術、質量上的異議和處理結果材料；
14）裝置執行記錄及重要事故分析處理報告。
4.1.3 科學研究成果、技術創新等活動中所形成的檔案材料和圖紙。
4.2 文書檔案管理
4.2.1 上級單位頒發的、公司主要職能活動中需要貫徹執行的檔案材料。包括命令、指示、決定、報告、批覆、通知、信函、演示文稿、紀要、計畫總結、報表等檔案材料。
4.2.2 公司在各項管理工作中形成的檔案材料。
包括命令、指示、決定、報告、請示、批覆、通知、信函、演示文稿、會議記錄、紀要、計畫總結、合同、協議、名冊、報表、出版物原稿、證照等檔案材料。
4.2.3 同級機關和非隸屬機關往來需要執行的且具有儲存價值的檔案材料。
4.2.4 下級單位報送的重要工作計畫、請示、報告、總結、報表等檔案材料。
4.2.5 召開的職工代表大會、黨代會、董事會等大型會議和各專業性會議中所形成的檔案材料。
4.2.6 外出帶回的對公司的生產、各項管理具有指導性作用的檔案材料。
4.3 會計檔案管理
4.3.1 會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計報表。
4.3.2 銀行存款餘額調節表、銀行對賬單和其它應當儲存的會計核算專業資料。
4.4 科技圖書管理
公司各部門生產、管理所需的科技書籍、雜誌、規程、標準等。
4.5 工作流程和管理要求
4.5.1 檔案材料的收集
凡公司生產經營、管理活動中形成的具有儲存價值的各種載體的檔案材料，均由公司黨、政、工、團及各職能部門負責收集、移交歸檔。
4.5.2 檔案材料的歸檔
4.5.2．1 歸檔要求
1) 基建專案工程檔案必須由承包單位按檔案整理要求進行規範整理，在工程竣工驗收後向按要求向檔案室移交。
2） 大小修、技改工程檔案，應由資料形成部門在工程結束後，經規範整理移交檔案室。
3） 科技發明、科研成果等技術資料，在取得成果、做出總結報告後，經專案負責人審定，移交檔案室。
4） 引進技術、裝置的檔案資料與其他檔案資料一樣，由檔案室統一管理。外文資料要及時譯成中文，不齊全的不能進行工程結算。
5） 裝置開箱時應有檔案員到場，各部門兼職檔案員應積極配合此項工作，隨機資料及時交給檔案室，資料不齊全的不能驗收和結算工程尾款。
6） 因公外出考察、學習、開會的資料應及時歸檔。
7） 各類會計帳簿、會計報表和憑證等會計檔案，由財務部門的兼職檔案員進行規範整理後移交檔案室。
8） 黨政工團、生產經營、財務審計、勞動人事等部門，在工作中產生的具有儲存價值的檔案材料，由文書員進行規範整理後，連同軟盤一起移交檔案室。
9） 企業各項工作中形成的，具有查考價值的錄音帶、錄影帶、**等聲像檔案及計算機軟盤，在工作結束後及時向檔案室移交。
10） 零星工程的檔案資料由施工負責人向檔案室移交，施工中如有改動或裝置增加，應移交施工圖、裝置說明書、合格證等技術資料以及施工總結，否則檔案室不在竣工驗收單上簽字。
11） 歸檔的檔案資料應編寫移交清冊，交接雙方負責人和檔案員應在上面簽字。
12） 歸檔的檔案材料必須齊全、準確、完整、系統，並且能準確地反映公司生產、經營、基建、科研等各項活動中的真實內容和歷史過程，歸檔的檔案材料應為原件，有印本及附件的檔案材料應將正本與底稿一併歸檔。
13) 歸檔圖紙應紙質優良，字跡工整，圖樣清晰，簽署完備； 不同載體的歸檔檔案材料，必須符合檔案質量要求，規格統一(a4紙)，字跡工整，圖樣清晰，並具有耐久性；簽字等書寫文字必須使用碳素墨水或藍黑墨水(禁止使用原子筆、紅墨水、複寫紙等)；需有關部門會簽或領導蓋章的材料，應按要求完備各類手續；
14) 歸檔的聲像資料，必須影象清晰、聲音清楚、文字說明齊全。其中，**檔案的**與底片應相符；
15) 歸檔的光碟、磁碟等電子檔案，必須是可讀檔案，由製作單位編寫必要的文字說明：軟體名稱和內容說明、相應的計算和硬體平台和應用軟體環境條件、說明、形成的時間和版本、加密的密碼、原作者、與之相聯絡的其它載體檔案說明等；
16) 任何單位和個人，不得將歸檔的檔案、圖紙、資料、產品說明書等扣留，確因工作需要時，可以經領導批准進行複製，原件交檔案部門歸檔；
17) 凡應歸檔的檔案材料，必須符合歸檔要求，對不符合要求、沒按歸檔時間移交的檔案材料，檔案室有權拒絕接收。
檔案檔案管理制度
一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
檔案檔案管理制度
檔案編制 管理制度 為保證經銷部檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 經銷部設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要...
檔案檔案管理制度
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第一 檔案管理 一 檔案管理內容主要包括 辦公 面試簡歷，員工登記資訊，用工合同 考察期 試用期 入職 保密協議等 離職協議，列印資料，供銷合同，任命書，通知，各類申請 請假 出勤 工資 社保等 合作協議 購買...