摘要檔案在檔案學中是個內涵廣泛的概念,它包括人們習慣所稱的文書檔案、科技檔案、專門性檔案三大類。由於文書檔案與科技檔案在形成、性質、管理以及利用上存在差別,給二者的綜合理論研究帶來許多困難。
關鍵詞科技檔案;社會效益;思考
「檔案學」這一名稱與其應當包括的實際內容並不相符。但不論是文書檔案學,還是科技檔案學,以至研究各種專門檔案管理的理論、原則的,都必須研究檔案的利用和效益問題。利用效益是檔案工作及其學術研究必須回答的基本問題之一。
科技檔案是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動的形成的國家和社會具有儲存價值的應當儲存科技檔案材料。科技檔案管理工作效益是科技檔案管理工作和科技檔案管理學存在和發展的動力,研究提高效益的途徑,必然會大大促進作為檔案管理事業的重要組成部分的科技檔案事業,及其對社會經濟發展的重大作用。科技檔案的利用是通過各種有效的方式和方法,提供和開發科技檔案資源,使其充分發揮科技檔案的基數效用和社會效益,為經濟建設服務,為社會服務。
1檔案的利用
《檔案法》中明確指出檔案的利用,係指對檔案的閱覽、複製和摘錄。所謂檔案利用,是指為研究或解決問題而使用檔案。一切國家機關、團體、企業事業單位和公民,針對某一具體問題而使用檔案館(室)儲存的檔案,即是檔案的利用。
檔案的利用服務工作是檔案工作為社會服務的手段,在檔案工作中占有突出地位。
2檔案的利用效益
所謂檔案利用效益,是指檔案被利用後去掉檔案管理、利用成本的那部分收益。說到檔案利用效益,不得不提到檔案利用效果,檔案利用效果是指檔案被利用後(相對不利用)對單位或社會物質文明和精神文明產生的推動作用。也就是說,檔案利用效益:
檔案利用效果—檔案管理、利用成本。由此可見,檔案利用效益亦有正效益和負效益之分。當檔案管理、利用成本大於檔案利用效果時,檔案利用效益為負值,即為負效益,如果從經營角度上講就是虧損。
所以在檔案利用工作中,力求檔案利用產生較大效果,並力求降低檔案利用成本。只有這樣,才能產生檔案利用正效益或較高的利用效益。
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