河南省萬東通訊工程****文件管理制度
為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規範化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：
1.檔案管理的範圍
本公司所有需要歸檔的檔案資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、後勤服務、外事工作等有儲存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計畫工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產排程、裝置工裝（模具）管理、能源管理等方面有儲存價值的原始材料。
2.檔案的管理部門
公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。
各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔範圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的檔案資料，原件移交檔案室，使用部門留存影印件。
接收檔案必須認真驗收，並辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。
3.檔案的分類
在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：（a）行政管理、（b）人事管理、（c）財會檔案、（d）生產經營管理、（e）技術質量安全管理、（f）基建檔案、（g）外來檔案、（h）聲像檔案、（i）實物檔案、（j）其他檔案。 財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。
實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎盃獎旗等實物。
以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。
4.歸檔要求
4.1歸檔的檔案材料要完整、系統、準確。
4.2歸檔的檔案材料必須是原件。如是傳真件等不易儲存的檔案材料，應留影印件，並將影印件與原件一起存檔，並加以說明。
4.3存檔的檔案、材料應按照自然形成、保持歷史聯絡的原則，並按立卷要求特徵及檔案內容進行科學分類、立卷和編目編號
4.4檔案盒（袋）內檔案的排列：檔案袋內檔案應區分不同情況進行排列，密不可分的檔案依序排列在一起，即章程、批文在前，計畫、總結在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。
其它檔案按檔案的重要程度或形成時間先後排列。
4.5歸檔時間：部門或責任人應於相關工作結束後立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的檔案整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。
5.檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。
6.檔案的保管
要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射「五防」工作。檔案櫃所在辦公室嚴禁吸菸。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，並採取補救措施。
對於不易繼續儲存的檔案資料，應及時予以複製；對於已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有檔案資料均應按照其分類組卷，並按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。 檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。
7.檔案的銷毀
公司對各類檔案每二年進行一次鑑定。對超過保管期並經鑑定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批准後予以銷毀
本制度自公布之日起施行。
公司全稱：河南省萬東通訊工程****
法人簽字：
日期：2023年10月1日
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