監理資料是監理工作的原始記錄，是評定監理工作、界定監理責任的證據。《建設工程監理規範》明確提出總監理工程師負責制，並在第7.4.
2條中寫明「監理資料的管理由總監理工程師負責」。因此，總監理工程師管理好監理資料，不但是監理工作的需要，更是責任所在。
監理資料是在工程監理過程中逐漸形成的，工程的工期越長，規模越大，技術越複雜，監理資料就越多。總監理工程師工作繁多，當然應按規範要求指定專人具體負責管理監理資料，但是否僅此就可以達到《監理規範》第7.4.
1條「監理資料必須及時整理、真實完整、分類有序」的要求呢？答案顯然是否定的。那麼總監理工程師自身該如何做好監理資料的管理工作呢？
一、建立監理機構內部責任制和工作制度監理資料是在工程監理過程中逐步形成
而整個工程監理過程環節繁雜，專業各異，不論是總監理工程師，還是專職資料員，僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。根據監理資料產生於監理過程的特點，制定「誰監理、驗收，誰負責」的監理資料管理原則是適宜的。這就要求監理機構內部必須明確分工，劃分監理工作範圍，建立內部責任制，確定工作程式、內部會議制度、工作檢查、匯報制度及監理人員輪休工作替代制度，保證崗位不缺人，工作有人做，資料有人管，監理日記有人記，確保監理資料的連續性、完整性。
例如分配專業監理工程師負責本專業的原材料、分項工程的驗收及有關監理資料的收集彙總及整理，分部工程驗收完畢，即應將完整、真實的監理資料交資料員驗收歸檔。分配資料員負責監理資料的驗收、分類整理。監理人員匯報監理工作時，應同時匯報監理資料的情況。
總監理工程師在檢查監理人員工作時，也應同時檢查其負責的監理資料。從監理資料的質量可評估該監理人員的工作質量。這樣的專案監理機構，每個人的監理工作範圍清楚了，監理資料的責任也就明確了。
二、重視對施工資料的監理監理資料管理要做到及時、真實、有序，在施工監理的全過程中，還必須重視對施工資料的監理
施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項、分部工程的實體質量合格檔案。監理工程師對工程的驗收就是在審核施工資料的基礎上，對工程實體進行檢查，以驗證施工資料的真實性。施工資料不符合要求，則工程實體質量就無從談起。
我們對工程實體的質量控制是從工序、分項、分部工程依次做起，同樣對施工資料的質量控制也應從工序、分項、分部工程做起。細分目標，步步把關。對施工資料的監理是監理工程師的一項重要的工作內容。
施工資料也是日後施工單位質量責任的證據。施工單位有義務做好施工資料的管理。為了促使施工單位對施工資料管理的重視，在第一次工地例會上就要強調施工資料的重要性，要交待有關施工報驗工作的程式和基本條件。
特別在施工準備階段一定要嚴格把關，堅持報驗必須資料先行，各項施工資料必須真實、合格的原則。在平時的工程例會上也要多次重申，並爭取獲得業主的理解和支援。
三、加強與業主的溝通，爭取業主的理解和支援監理資料管理工作與其他監理工作一樣需要加強與業主的溝通，爭取業主的理解和支援，監理資料中的施工合同檔案、勘察設計檔案、施工圖紙、設計變更、工程定位及標高資料、地下障礙物資料等等，都由業主提供
平時工作的來往信函、會議紀要、監理工作聯絡單等也和業主有關。工程計量和工程款支付、工期的延期、費用索賠等工作也要與業主溝通。對施工資料的嚴格要求也需要爭取業主的理解和支援，否則工作很難開展，監理資料的管理工作就難以落實。
四、監理日記是總監檢查監理工作、監理資料的主線監理日記是逐日記錄監理工作和施工活動的重要資料，內容涉及工程建設的全方位，時間的連續性強，它是總監檢查監理工作和監理資料的重要線索
總監理工程師應每天簽閱監理日記，這樣既掌握了每個監理人員的工作情況，又熟悉了監理情況，同時也可以督促監理人員按規範要求作好監理工作。對於監理日記的檢查，總監理工程師可根據監理人員的職責和施工進度，檢查監理日記是否有漏記部分，例如：當工程施工已到基礎驗收階段，專業的監理日記就中應該記有該階段的施工方案報驗、材料報驗、測量放線報驗、基礎隱蔽工程報驗等事項；如期間召開工程例會、質量問題處理等事項也應有記錄。
以這些記錄為依據，可再進一步檢查該監理人員負責的監理資料是否完整、及時、分類有序。如監理日記中記載水泥進場報驗，可核查當天有無水泥報驗單，並檢查所附的水泥合格證、准用證等質量證明資料是否齊全、有效；如當天有測量放線報驗記錄，可檢查當天是否有測量放線報驗單，並檢查所附的施工單位自檢資料及測量成果、監理複測記錄等。還可以根據有關監理資料來核查監理日記。
如：根據某乙份原材料報驗單的日期，檢查該天的監理日記是否有記錄等。這樣不但檢查了專業監理工程師所負責的監理資料，同時也檢查了監理工作的質量。
對於監理日記的缺陷，總監理工程師應及時檢查，督促改正。監理日記審閱後，總監理工程師還應簽字留下記錄。
實踐證明，要做好監理資料的管理，應在提高監理人員素質的基礎上，總監理工程師應予重視，完善制度，落實責任，勤於檢查督促。這樣，工程竣工後就能留下乙份滿意而放心的監理資料。
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