一、學院的評估架構
學院成立評建領導小組，負責全院評建工作的指揮和決策；領導小組下設置評建辦，評建辦只設一名專職的材料員負責收材料，其餘成員均是兼職的；評建辦下按各一級指標設定了多個工作組負責具體工作，學院各部門也分別設定了評估工作小組專門負責本部門的評估工作。其中按各一級指標設定的工作組組長分別由各職能部門的負責人擔任，這主要是考慮到其平時工作的性質，只有他們才能了解該評估指標的內容和做法，才有資格和權威性。工作組負責評估方案中該一級指標的解讀、評建材料（大項）清單及評估**的制定、指導各部門評估小組工作、該指標所有材料質量的把關審核，經審核通過的材料交評建辦，這樣做一方面是考慮其日常工作的性質，再者是要通過評估讓其落實好本崗位的職責，真正地做到以評促建。
二、專家評估工作的具體流程
1．正式評估時間為兩天（現正式公布的新方案改為三天）。正式評估前一天下午評估專家報到，當晚院長利用製作好ｐｐｔ向專家組匯報學院的評建工作。
2．第二天上午專家首先到學校看教學環境，所看的場所由專家自行決定，當時專家主要關心的是實訓場所，大約用了乙個多小時。然後是分組開始到各部門看材料及進行訪談。下午五個專家分為三個組：
組長獨自一人、其餘四人二人為一組分頭開展工作，內容包括看材料、訪談、專業剖析等。雖然分為三組，但各組經常碰頭商議問題，當天晚上集中開會討論交流並形成初步的評估基本結論。
3．第二天上午專家有針對性地分頭找人進行深度訪談，通過訪談了解及證實昨晚會議上各專家匯報所發現的問題。第二天下午專家召開閉門會議，時間約乙個小時。然後是評估意見反饋會。
反饋會分兩個：乙個反饋會是面對院領導及中層以上幹部和中級以上職稱的員工；另乙個反饋會是面對院領導及評建辦主要人員。
三、專家評估過程的一些具體做法
1．工作方式中深度訪談佔了很大的比重。在一天半的時間內專家共訪談了二十六人，當中既有一般教職員工及中層幹部，也有院領導。訪談的內容多種多樣，而且內容不一定是被訪談人負責的工作，例如專家找了教務處處長了解教師聘任及上課情況，從系部了解師資培養的情況，從側面了解人事處所反映的材料是否屬實。
而教科研的情況不是找負責教科研工作的副處長了解，而是找主管日常教學的副處長了解教科研的有關規定及經費投入等情況。通過訪談從側面了解實際的情況及進行驗證。訪談的方式既有通知到某一小會議室進行，也有直接到被訪人的辦公室進行。
2．專家看材料的特點：對評建辦準備的材料關注得較少，主要是到各系部去看材料，對各系各部門的日常工作的材料關注得較多。機電學院在這次評估中評建辦準備的材料不多，二十二個關鍵要素基本上是每個要素只有一盒材料，教學和學生工作各兩盒，共二十四盒材料。
專家所關注的主要都是各部門日常執行狀態中的材料。
3．專業剖析：專家組要求我院準備三個專業的材料，最後選出乙個專業進行剖析。專業剖析的材料也不全看，而是有目的地選出一些材料要求送到其手上看，所以一線的材料應該放在產生材料的部門中。
專業剖析過程是：參加人員除了系主任、專業負責人外還有本專業的骨幹教師約八人。先由專業負責人或系主任介紹本專業的情況約十五分鐘，然後專家提問，並從該專業中抽一名教師進行說課。
四、評建的體會
1．評建材料的準備要注意做好發動工作。
2．必需先建立起完整的規章制度，這是關鍵。機電學院在06年前已經建立了一整套的管理規章制度，到06年該制度已執行了近一年，從中發現的問題也得到修改。所以到了07年時，建設的問題已經不大了，主要是查制度的落實情況，查是否規範管理的問題。
迎評後期主要是檢查工作，檢查制度的落實情況，評估專家評估時也是重點看學校是否有完整的規章制度，專家沒有說你的制度制訂得好壞，主要看學院在原有制度的基礎上是否有了改進，是否延伸到各基層部門，落實情況、執行的力度如何。例如專家要了解教學工作中聽課制度的落實情況，他是通過看聽課紀錄去了解的。所以工作一線部門的日常執行的資料十分重要，收集到評建辦的材料專家反而看得較少，所以從準備材料的角度上看評建辦的材料很少，從舊方案的兩百多盒到新方案只有二十四盒，但實際上新方案對材料的要求更高了，專家要看的是日常的、執行中的材料，通過它來看學院規章制度的落實情況。
如果這部分材料不全或沒有，專家會認為你的管理不到位，制度沒落實。所以關鍵是第一要有制度，第二制度要落實，所以評建辦在迎評後期要做好檢查落實工作，並把發現的問題在大會上直接點名責令整改，整改後匯報整改結果並進行整改驗收，一定要給部門壓力，不能讓評估停下來。
3．評建的檢查工作：評建辦每月組織下去檢查一次，每次用大約兩天時間，人員除了評建辦人員外，主要的是各工作組的組長，也可以找本部門的人員幫忙，結合日常的管理進行檢查，由他們對材料的質量進行把關，評建辦負責組織和協調。由職能部門負責人擔任工作組組長、由他帶領部門人員檢查的原因是所檢查的內容本身就是他日常工作所管理的內容，所以合格與否只有他才能判斷。
每次檢查所發現的問題會詳細記錄並在中層幹部會議上具體指出是某個部門、某個人出現什麼問題，責令限期整改。這樣不留情面地指出才能使部門主管有壓力，收效才大。經過多次反覆的檢查糾錯後材料基本上不成問題了，材料要真實，沒必要做材料，材料遺失了也不要刻意去補，萬一抽到的話只能向專家解釋並負管理不嚴的責任。
4．評建辦的每項指導工作要考慮周詳到位，避免反覆或說一套具體落實時又是另乙個標準。
5．統計的資料、**一定要相關職能部門去做，由他們去組織收集基層部門的資料，千萬不要由評建辦去做，只有這樣才能保證材料資料的真實性和一致性，才能把他們日常應該完成的工作落到實處,才能讓他們了解掌握實際情況，真正地做到以評促建。
6．因資料庫的結構本身具統計功能，所以各部分資料不真實的話會出現前後矛盾，給專家留下不好的印象。所以沒有的東西不要加工做出來。
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