1.目的
a. 規定公司檔案控制的方法，確保對管理體系有效執行起作用的有關場所都能得到相應檔案的有效版本，防止使用失效或作廢的檔案。
b. 識別適用於公司活動、產品和服務中有關職業健康、安全和環境的法律法規與其他應遵守的要求，並建立獲取的渠道，包括對變化資訊的跟蹤，以確保法律法規與其他要求得到貫徹執行。
2.範圍
適用於與公司管理體系的檔案和資料的控制及對法律法規與其他要求的管理活動。
3.相關檔案
gb/t24001—2004 idt iso14001:2004標準；
ohsas18000：2007標準；
本公司《職業健康、安全和環境管理手冊》。
4.術語和定義
參照本公司《職業健康、安全和環境管理手冊》中的術語解釋。
第三層次檔案：指支援管理體系程式檔案的檔案。
5.職責
5.1 ehs部
a.負責本程式的歸檔管理，按本程式的要求對公司體系檔案及適用的法律法
規與其他要求進行管理。
b.負責檔案編號、修訂、評審、報批、發布、發放、**、作廢及銷毀的管
理。c.負責組織相關部門識別、跟蹤本公司適用的與職業健康、安全和環境有關的法律法規與其他要求。
d.負責定期組織對體系檔案和適用的法律法規與其他要求的評審。
5.2本程式的具體實施是各部門，負責將公司體系檔案的規定與要求，及已確認的與職業健康、安全和環境有關的法律法規與其他要求傳達給本部門人員，包括為本公司（或代表本公司）工作的人員，必要時，傳達給相關方人員。
5.3各部門負責本部門相關檔案和資料的編制和實施，及本部門檔案和資料的日常管理，及時上報對管理體系執行過程中存在的問題和改進建議。
6.工作流程
6.1檔案控制範圍
a. 管理體系檔案，包括：
—職業健康、安全和環境管理手冊（包括管理方針和管理目標）；
—程式檔案：
—工作檔案：如作業規範、管理制度、規定、報告、工程（專案）的施工組織設計、商務電子郵件、電腦軟盤以及本公司有關的計畫、報表、生產業務、經濟技術管理、工程檔案資料和記錄等。
b. 技術檔案，如標準、規範、規程、法律、法規、施工圖紙、使用者提供的檔案、往來的工程或業務聯絡單等。
6.2檔案編制、審核和批准
a. 管理手冊由管理者代表組織編寫、審核，總經理批准。
b. 程式檔案、工作檔案、技術檔案、施工組織設計或方案，由責任部門編寫、審核，管理者代表批准。
6.3檔案評審、更新和再批准
6.3.1公司每年對體系檔案持續適宜性和可操作性進行評審（特殊情況可隨時）,評審方式為會議評審或由主管部門填寫評審記錄。
6.3.2若檔案實施中因組織結構、服務、工作流程、法律法規、標準等發生改變而變化時，職能負責人要對原檔案的適用性進行評審。
如有更新，應按規定再次審核和批准。評審和更新的結果應予以記錄並保留。
6.3.3檔案經多次更新或需大幅修改時，由檔案主管部門負責人報ehs審核，管理者代表批准後進行換版。換版檔案按本程式規定辦理審批手續生效。
6.4檔案標識
a. 管理體系檔案中的管理手冊和程式檔案、工作檔案（含施工圖、設計圖）等以「受控」印章予以標識。凡未蓋「受控」印章的檔案，均屬非受控檔案。
受控檔案的分類與使用期限由ehs部門負責確定、登記、發放、使用、**、更改、作廢、銷毀等全過程管理。
b. 作廢的檔案蓋「作廢」印章予以標識。
6.5檔案發放
a. 發放範圍
受控檔案發放範圍，由檔案發放部門在檔案的適宜處規定發放範圍，報ehs審核，管理者代表批准後發放；
b. 檔案發放的部門的確定：
——《職業健康、安全和環境管理手冊》《程式檔案》和通用性《工作檔案》、適用的法律法規與其他要求（標準、規範等）由ehs部負責；
——專業性工作檔案由各職能部門負責；
——檔案發放部門負責填寫《檔案發放／**登記表》，ehs部負責及時更新公司《受控檔案清單》。
c. 檔案編號
——管理體系檔案按附件《檔案編號規則》編號。
——專業性工作檔案由職能部門編號。
6.6檔案修改
a. 檔案需要修改時，由檔案修改部門提出，管理者代表審核同意後填寫《檔案更改通知單》，按本程式6.2要求進行批准。
b. 檔案修改後，由責任部門按相應檔案發放範圍，統一換頁並收回原更改頁並辦理作廢檔案和銷毀手續。
6.7外來檔案控制
6.7.1 外來檔案，包括國家政策、法律法規、上級檔案；外購的技術標準、規範。
6.7.2 ehs部負責對相關法律法規、標準、規範的識別、收集與跟蹤；負責建立公司適用《法律法規清單與標準規範清單》，以便相關部門查閱。
本公司應遵守的法律法規與其他要求，包括：
1）有關職業健康、安全和環境法規檔案：包括職業健康、安全和環境保護、國家法律、法令。
2) 與公司相關的國家及地方法律、法規和其他要求：
a. 有關國際公約；
b. 國家和地方法律法規、標準及行政規章、制度；
c. 行業標準、規範；
d. 上級機構的規定；
e. 公司內部行為準則；
f. 其他相關方提出的規範性要求。
6.7.3 ehs部負責法律法規與其他要求的識別、收集與跟蹤。
通過網路、報紙、電視、書店、會議等形式，查詢和獲取國家、省、市和上級部門頒布的，適用於本公司的與職業健康、安全和環境有關的法律法規、標準規範與及其他要求的最新文字。
6.7.4 ehs部每年組織對公司適用的法律法規與其他要求在本公司的適宜性和執**況進行評審，及時更新／更換過期檔案或增加適用的法律法規與其他相應的檔案資料，同步更新公司適用的《法律法規與標準規範清單》，報管理者代表審核，總經理批准後頒布。
各部門據此建立本部門適用的《法律法規清單與標準規範清單》。
識別及適用性評價的依據是：公司實際情況、識別出的重大危險源和重要環境因素清單、行業特點、相關方要求、主管部門要求。
對於**機關、主管部門檔案，由ehs部傳遞到管理者代表或相關部門
進行識別。
6.7.5各部門將需要的法律法規與其他要求的資訊，傳遞給ehs部。
需外購的法律、法規、標準、規範文字由ehs部購買。公司現有無需普遍發放的法律、法規、標準、規範文字由ehs部保管，只向各部門發放清單，使用者
可向ehs部借閱。
6.7.6外來檔案的分發由ehs部提出，經主管領導閱批後，按確定的範圍影印、登記、發放，並按本程式6.4條款管理，原件由ehs部存檔。
6.7.7各部門負責人、技術人員結合所承擔的工作內容、活動的職責和內容，通過組織對法律法規與其他要求的學習、培訓等方式向作業人員、相關方人員進行傳達、交底。
6.8 作廢檔案控制
6.8.1作廢檔案，包括過期的法律法規與標準規範等，由ehs部統一**、銷毀，並保留銷毀的記錄；作廢檔案如需保留，應由ehs部加蓋「作廢」章，防止誤用。
各部門應及時檢查檔案的有效性，失效檔案要及時標識，按規定進行報廢處理。
6.9檔案管理
a. 受控檔案由ehs部進行管理。
b. ehs部每年核查一次公司《受控檔案清單》、《法律法規與標準規範清單》中所使用的管理體系檔案、標準、規程、規範、軟體等是否為有效版本，負責及時外購、發放、更換過期的檔案。
c. 受控檔案使用人妥善保管自己使用的檔案，當檔案破損嚴重影響使用或丟失時，使用人重新申請，經原批准人批准後，辦理補發登記手續，並由ehs部收回原檔案。
d. 《職業健康、安全和環境管理手冊》經管理者代表批准後，才能對外提供複製或提供「非受控文字」，並辦理登記手續。
e. 檔案非首次發放時，一律以舊換新，確保檔案的受控和有效性。
f. 檔案的控制記錄，由責任部門負責收集、整理和儲存。
7.記錄
1. 《檔案發放／**登記表》
2. 《檔案更改通知單》
3. 《受控檔案清單》
4. 《檔案更改頁》
5. 《法律法規與標準規範獲取登記表》
6. 《法律法規與標準規範清單》
附件：檔案編號規則
hmcx／1.0-01
檔案序號
2位數， 前一位為版本號，後一位為修改序號
東江程式
以上含義為：東江環保公司管理程式第一版，第0次修改和第乙個程式檔案
hmsc／1.0
2位數， 前一位為版本號，後一位為修改序號
東江管理手冊
以上含義為：東江公司管理手冊第一版，第0次修改
hmgz／1.0－0x
工作檔案序號
2位數，前一位為版本號，後一位為修改序號
東江工作檔案
以上含義為：東江環保公司工作檔案第一版，第0次修改和第乙個工作檔案
hmjl－01
記錄順號
東江記錄
以上含義為：東江記錄／第01個記錄**
法律法規與其他要求管理
1目的獲取 識別並及時更新和傳達適用於本公司的質量 環境及職業健康安全管理體系的法律 法規與其他要求。2 範圍 適用於本公司對國家 地方及行業頒布的有關質量 環境和職業健康安全法律 法規與其他要求的獲取 更新 傳達及評價的控制。3 權責 3.1 綜合辦負責本程式檔案的編制 修訂和解釋工作。3.2 綜...
法律 法規和其他要求評價報告
編制 土建科審核 編制日期 2007.06.18審批 為確保法律 法規和其他要求在我單位的適宜性和有效性，我們重新對已識別的法律 法規和其他要求進行識別 確認 評價。總結如下 中華人民共和國建築法 1997年11月1日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十八次會議通過，第91號主席令發布。經過逐條識...
03法律法規和其他要求控制程式
法律與其它要求獲取 識別評價程式 1目的為了及時獲取 更新識別適用於本公司的環保 安全方面 質量方面的法律 法規 標準及其它要求。2適用範圍 適用於公司獲取 更新識別適用於本公司的環保 安全 質量方面的法律 法規 標準及其它要求。3職責3.1信用管理人力資源部負責獲取 確定 更新適用於本公司活動 產...