1 目的
保證公司和部門內部溝通的順暢，明確召開例會的程式和例會紀要跟進辦法規定召開公司辦公例會的管理責任、方法和要求，溝通部門內部及全公司範圍內工作進展狀況，協調解決存在問題，以利於工作的開展。
2 適用範圍
本程式適用於公司工作例會、部門工作例會、跨部門工作例會等會議的管理。
3 職責
3.1 3.1 總經理辦公室負責召集公司例會紀要和跨部門例會，跟進紀要的落實。
3.2 部門經理負責召集本部門工作例會，跟進紀要的落實。
3.3 職責
3.1.1 部門經理負責確定會議議題、會議主持人。
3.1.2 例會主持人負責會議資料的收集、會議地點的確定、會議通知、本次例會的主持工作；做好會議紀要併發相關部門。
3.1.3 本部門職員和其它受邀參加會議人員負責參加例會,並參與會議相關議題的討論。
3.1.4 部門經理負責跟蹤會議決議執**況。
3.2 公司工作例會職責
3.2.1 總經理辦公室負責召集公司管理例會,並負責會議資料的收集、會議地點的確定、會議通知及例會的主持工作，並負責會議記錄、及擬制會議紀要。
3.2.2 總經理辦公室主任負責主持辦公例會。
3.2.3 各部門經理要求參加辦公例會，並負責提供會議所需資料。
3.2.4 各部門經理負責執行會議決定，總經理辦公室負責跟蹤會議決定的執**況。
4 工作程式
5 控制要點
5.1 會議安排：
5.1.1 公司工作例會是公司管理級人員的工作例會，至少每月召開一次全公司的工作例會；同時根據公司經營需要，即時召開專題會議。
部門工作例會是部門內部對工作計畫、管理和總結的工作例會，應至少每兩周召開一次。
5.1.2 確定參加會議的人員名單，並確定會議議題、會議議程；會議中可以包含的議題有：
上次會議決議的執**況，上階段工作總結，下階段工作的安排，以及各部門需要協調、溝通的問題。其他議題視情況而定；
5.1.3
5.1.4 主持人以outlook的方式向與會人員傳送會議通知，通知內容含會議時間、地點、參加人員、會議議題等內容；
5.1.5 按《會議室使用管理規定》辦理相關手續。
5.2 會議議題
5.2.1 部門工作例會會議內容包括但不限於：上次會議決議回顧，上階段工作回顧與檢查、部門工作中遇到的問題及解決方法的討論、下階段工作的計畫和安排、對公司的一些意見和建議；
5.2.2 公司管理例會會議內容包括但不限於：
上次會議決議回顧，上階段工作回顧、檢查；專案實施過程中需協調的事項研究、決定；各項業務運作過程及效果的溝通、交流；公司運作中需研究決定的一般事項；下階段工作安排。
5.3 部門工作例會是部門內部對工作計畫、管理和總結的工作例會，應每週或每兩周召開一次。
6 相關檔案
6.1 會議室使用管理規定 whvk/wi-02-02-01
6.2 任務預警和督辦指引 whvk/wi-02-02-02
7 相關記錄
7.1 會議紀要
7.2 部門經理任務書
7.3 部門經理半月報
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