2.不要物的清單
明白什麼是不要物之後，每個專案組要根據各自的實物以及使用情況制定詳細的不要物區分基準。區分基準的制定一定要從實際出發，因地制宜，依據工作需要，切不可搞一刀切，或盲從他人，或過度浪費。比如，某企業制定的區分基準，如下表。
乍一看，上表的區分基準清楚明白，沒有任何問題，可是真正執行起來，問題就暴露出來了。第一，針對性不強。上表試圖從全公司角度對所有不要物制定乙個統一的標準，這本身就是一件非常困難的事情，由此造成針對性不強。
第二，指導性不強。員工看到的只是一些籠統的描述，不涉及具體事務，也沒有舉例說明，從而失去了對實際工作的指導意義。
規範的區分基準應該根據各專案組工作性質、工作環境和工作習慣的不同來差異化制定，且能夠直接應用到員工工作中去。規範的不要物區分基準，如下表。
不要物區分基準制定後，各項組要根據基準組織實施清查，詳細列出不要物清單。不要物清單的書寫要點有兩個：一是列明具體位置，即區域劃分要細緻；二是物品描述要清楚且唯一，即同乙個名稱不能對應兩個以上的現場物品，若為同類物品，可增加顏色、新舊程度、編號、方位等修飾語。
規範的不要物清單如下所示。
3.清單審核
不要物清單確定後，各專案組應將其上報到協調控制組審核。審核的目的是為了防止資源浪費，杜絕需要的物品被清理掉。
審核採取抽取法。協調控制組首先檢查不要物清單，將可疑的部分用紅色標註，然後由推行幹事對可疑部分進行現場抽查，最後提出改善意見，並反饋給各專案組。各專案組修改確認後重新上報協調控制組。
不要物清單改善意見反饋表舉例如下。
4.制定處理方法
不要物清單經協調控制組審核確定後，應該報送財務部和綜合部（或後勤部門），然後根據固定資產及物品管理的有關規定擬定不要物的處理方法。
在不要物處理辦法中，應將不要物嚴格區分為四大類：
固定資產——指企業為生產產品、提供勞務、出租或經營管理而持有的使用年限超過一年、單位價值較高的有形資產。
低值易耗品——指不屬於生產、經營主要裝置等固定資產的物品，單位價值在2000元以下，並且試用期不到一年的工具、器具等。
私人物品——指不屬於企業公共財產（所有權歸屬員工個人）且對工作沒有任何作用的物品。
垃圾物品——指企業在日常工作中所產生的廢物或由於人和自然因素所形成的汙染物。
針對以上四類不要物應制定不同的方法分別處理。具體的處理措施因企業而異，總體原則是既要符合企業相關規定，又要徹底清理，同時還應考慮物品的再利用，最大限度地杜絕浪費。例如，某企業制定的不要物處理辦法如下：
對屬於固定資產的不要物，公司內各部門或分公司間能夠調劑使用的進行調劑，報廢和提前報廢的上報公司領導批准後進行報廢處理。
對屬於低值易耗品的不要物，財務部和綜合部（或後勤部門）應按照各專案組上報的列表核實實物，將可用物品集中到公司指定地點統一調劑使用，不可用物品則集中到另一指定地點由財務部變賣取得收入。
對屬於私人物品的不要物，由各專案組督促員工自行處理，並於截止日期前處理完畢，協調控制組抽查驗收。
對屬於垃圾物品的不要物，由各專案組員工進行統一清理，並注意清理過程中的環境保護問題，截止日期前全部處理完畢，協調控制組抽查驗收。
5.實施處理
處理方法確定之後，各專案組要發動全體員工一起進行不要物處理。在處理的過程中，應時刻與協調控制組和相關部門保持聯絡，不易處理的不要物要隨時溝通，避免出現錯誤。另外，各專案組應按照計畫準時完成處理工作，以免影響企業整體推行進度。
處理完畢後應及時向協調控制組匯報。
二.需要物的處理
與不要物處理相比較，需要物的處理就簡單多了。需要物是指現有物品中除不要物以外的、對工作有使用價值的物品。需要物的處理主要包含以下三個步驟：
1.需要物清單
根據清查的結果列出需要物清單，一般要與不要物清單的區域劃分相一致，同樣包含區域、位置、需要物、備註等幾個要素。值得說明的一點是，有特殊用途的物品應在「備註」欄內說明，以備審核。
需要物清單舉例如下。
2.清單審核
同樣，需要物清單確定後也應上報到協調控制組進行審核。審核的目的是為了防止不要物混雜其中、清理不徹底。
清單審核完畢後，反饋給各專案組作適當調整即可。
3.需要物的放置
需要物清單確定後，如何放置才會更加合理呢？堆在一起，不易尋找；分散放置，占用空間；放置太近，顯得凌亂；放置太遠，拿取不便。因此，確定需要物的放置位置是很重要的一項工作，有利於節省辦公室空間並提高工作效率。
在5s中，有一項判別需要物擺放位置的依據是物品的使用頻次。根據物品使用頻次的不同擺放到不同的位置，基本原則是使用頻次越高的物品擺放位置越近，反之則越遠。至於具體的頻次設定要根據企業的實際狀況和物品的實際使用情況來規定。
例如，某企業需要物的放置規定如下表。
三、補充物的處理
在對物品進行清查，確定不要物和需要物的過程中，還會發現有些實際工作需要但是缺少的東西，這些就是應該補充的物品。
1.補充物清單
處理完不要物和需要物之後，各專案組還應根據實際工作的需要列出需要補充的物品清單。
補充物清單要翔實可信，書寫的要素要包含物品名稱、型號、顏色、數量以及用途、擺放位置等，一是清楚明了，方便後勤部門採購；二是充分申明補充的理由。
例如，某企業列出的補充物清單如下表。
2.補充物的審核
補充物清單列出後應及時上報協調控制組審核。協調控制組根據物品的價值和需要程度的高低來進行初步審核，審核的步驟有：第一步，需要程度低的物品直接予以駁回，不再補充或延後補充；第二步，需要程度高且價值低的物品，由協調控制組直接通過，準備補充；第三步，需要程度高且價值高的物品，由協調控制組轉交推行委員會審核，根據企業整體財務狀況決定是否補充，必要時應請相關部門計算投入產出比以幫助決策。
補充物品的審核應把握好對工作有利的原則，審核確定的物品應是對工作確實有幫助或需要的。因此，在確定補充物詳單時應做好員工的教育工作，切忌出現利用5s推行契機為滿足個人需要而隨意增加物品或更新物品的情況。協調控制組和推行委員會要細審核，嚴把關。
當然，也不能走向極端，畏首畏尾，禁止補充或不敢補充，這樣也不利於5s管理的健康推行。總之，「不補充」和「亂補充」都是錯誤的做法。
3.補充物的調劑和採購
補充物清單審核確定後，應該根據補充物的重要程度和緊急程度確定補充的優先級別。對於重要且緊急的物品最先補充，重要不緊急和緊急不重要的物品次之，不重要且不緊急的物品最後補充。
補充物的**有兩個：內部調劑和外部採購。其中，內部調劑優先於外部採購。能夠內部調劑的盡量內部調劑，無法內部調劑的再實施採購。
首先，協調控制組應根據前期不要物處理情況進行補充物的內部調劑，調劑完畢後將剩餘的補充物清單提交採購部門；其次，由採購部門根據清單實施採購並下發各專案組；最後，各專案組反饋協調控制組物品補充情況，對於不能及時補充的應說明具體原因。
第三節關鍵控制點
一、不要物確定的矛盾
在不要物處理的過程中，容易犯的乙個錯誤就是看什麼東西都覺得好，都不捨得丟。這是人之常情，對自己曾經擁有或使用的東西不忍心放棄，所以在開展此項工作時，應持的態度是「心狠手辣」，掌握的原則是「非要物即為不要物」，對於模凌兩可拿不準的物品要堅決清理掉。常用的方法是紅牌作戰——讓所有人員都能對非必需物品一眼明辨的方法。
紅牌作戰的重點：
重點1：下達實施「紅牌作戰」的通知。
重點2：統一使用紅色標籤。
重點3：一張紅牌對應一件物品。
重點4：張貼時要「鐵石心腸」。
重點5：張貼時對物不對人。
另外，工作職場內的私人物品多數屬於不要物，應該堅決予以清理。對職場中少數必要的私人物品有有序管理。
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