1 目的
為規範專案投標、投標檔案製作檢查、投標保證金的繳納、退回、專案方案的製作檢查流程，明確各環節的工作職責，特制定本制度。
2 適用範圍
公司所有的專案投標和專案方案的製作。
3 定義
3.1 投標：是指法定代表人或者專案授權人等相關人員在專案開標日，攜帶投標檔案、公司證件等資料，參與採購方（含**採購中心或招標**公司）組織的開標過程。
3.2投標檔案：指按照採購方發出的招標檔案的要求，製作、準備的投標文書、公司資料及其它所有要求提交的資料。
4 職責
4.1業務拓展部業務人員：
a.按照《專案資訊採集表》的要求，通過與採購方溝通獲取、現場勘察等方式，提供相應的資訊資料給標書製作員；
b.根據標書製作員的要求，及時補充相關的準確資訊。
c.負責招標專案的報名（需要報名時）。參與開標，必要時作為公司的授權代表參加開標。
d.負責投標保證金退還手續的辦理。
e.專案中標後，主導與業主方簽訂專案合同。
f.專案運作總結。
g.若專案中標，協助運營部專案進場（主要是與業主方的銜接協調）。
5.2 業務拓展部標書製作員：
a.根據專案的具體情況，向業務員提供《專案資訊採集表》。
b.了解當地的最低工資標準和社會保險繳納標準，為專案**收集素材。
c.根據專案開標的各時間節點，組織投標檔案的製作。基本原則是在開標日前兩個工作日完成標書的製作和裝訂（特殊情形如採購變更等情況除外）。
對於專案方案的製作，要在業務員要求日期的前兩天，完成電子文件的定稿。
d.根據製作投標檔案和專案方案的需要，技術方案製作人員或者**人員，要親臨作業現場進行勘察，確保技術方案有針對性，能有效決解作業區域實際存在的問題，使技術檔案和**貼合實際（**基準由業務員提供業主預算為基準）。
e.投標保證金匯出手續的辦理，退還的跟進和協調。
f.投標時所需要的公司原件借出、移交和歸還手續的辦理。在開標現場，投標授權代表人要做好公司原件與開標組織方的移交，收回時要現場確認原件的數量、是否完整或損壞。
g.專案中標後，根據運營部的需要，整理好相關的資料給運營部，以方便運營部的進場準備工作。
h.專案總結。
4.3 財務部
a.專案投標報名費、投標保證金的支付。
b.投標保證金退還的確認。
c.中標服務費的支付
d.履約保證金的支付。
e.履約保證金退還的確認。
f.投標檔案、專案方案製作及投標過程中發生費用的支付或者報銷。
g．按月收取業主方支付的保潔作業服務費。
4.4 運營部
a.專案中標後，履約保證金支付手續的辦理及退還手續的辦理和跟進。
b.向業務拓展部提交進場需要的資料清單。
c.組織專案進場，專案運營。
d.關注業主對環衛現場要求的更新，爭取多獲得先進標段等榮譽證書。
4.5 綜合管理部
a.儲存公司所有的證照、資質證書、榮譽證書、業績合同、中標通知書等資料的原件。
b.對儲存的公司原件進行臺帳管理，對於需年檢和有有效期的，要在臺帳中註明到期時間，並根據各證照年審、換證所需要的時間，提前做好各證照的年檢和換證工作，確保所有公司證照都處在有效期內。車輛行駛證的年檢，由使用部門自行負責。
c.原件的借出和歸還登記、查驗等管理工作。
5 工作內容
5.1 專案方案
5.1.1 獲取專案資訊
業務員根據所獲取的資訊，填寫《專案資訊採集表》，並註明方案需要完成的時間，經業務部負責人簽字審核後，發給標書製作員。標書製作人員對《專案資訊採集表》進行核對，對於資訊遺漏或不完整、不清楚的，與業務員溝通及時補充完整。
5.1.2 作業區域的現場勘察
業務員要對作業現場進行勘察，若業務員認為有必要讓標書製作人員進入現場勘察的，業務部可邀請相關人員進行現場勘察，所產生的費用由業務承包費用中承擔。勘察現場時應詳細填寫《現場勘察記錄表》。
5.1.3 專案方案的製作
標書製作人員收到業務員的《專案資訊採集表》和《現場勘察記錄表》後，確認資訊收集和現場勘察的資訊全面、完整。開始製作專案方案。
a.根據業務部要求的時間，填寫《標書、方案製作進度跟蹤表》，確保方案製作穩步推進。
b.投標主管每天確認方案製作的實際進展是否與《標書、方案製作進度跟蹤表》計畫的進度一致，一旦方案製作受阻或者滯後，應立即解決。要求方案電子版本最終定稿日期，比業務員要求的日期至少提前兩天。
c.方案的製作中，所有用到的掃瞄電子文件，必須採用彩色掃瞄，**應清晰、完整。同類的掃瞄文件前面，必須編輯所放文件的目錄，如在放置公司榮譽證書掃瞄件前，先編輯所要放置榮譽證書的目錄，**放置順序與目錄順序一致。
文件的編排序號，按照iso：9001質量管理體系中關於檔案編寫序號規則要求編排，如1、1.1、1.
2；2、2.1、2.2......
方案成型時，商務部分、技術部分和**部分，正文內容選用12號宋體字，標題選用18號宋體加粗字型，副標題選用16號宋體加粗字型。
d.方案電子文字的檢查分為三個層次：自查、互查和總查。
自查：就是負責商務、技術、**的人員，對自己所負責製作的內容進行自檢、自糾。
互查：就是自己檢查別人製作的內容，即商務負責人檢查**內容，技術負責人檢查商務內容，**負責人檢查技術內容。
總查：方案的電子文稿成型後，對完整的方案進行檢查。總查由投標主管進行。
e.檢查記錄互查和總查的結果，要詳細記錄在《標書、方案檢查記錄表》中，檢查人和責任人都需簽名確認。對於檢查發現的問題，相應的負責人要立即進行糾正。
f.方案經審核後，交標書製作員列印裝訂。
5.1.4 方案的列印和裝訂
a.方案批量列印裝訂前，應先列印乙份，進行檢查：
a.有無空白頁。
b.版面是否完整，紙張是否有褶皺。
c.頁碼是否完整。
d.列印顏色是否正常，紙質是否符合要求。
e.以上各項均符合要求，再根據需要的份數進行列印。
b.業務員要對方案詳細閱讀，以方便回答業主方針對方案提出的問題。
5.2 投標檔案
5.2.1 投標資訊的獲取
對於業務部前期跟進、運作的專案，業務員要在即將掛網公示的前夕，通知標書製作員具體掛網公示時間，以方便跟進。
5.2.2 專案報名
a.專案掛網後，標書製作員要根據報名的截止日期，立即與部門領導溝通確定授權代表，並根據招標公告的要求準備報名所需要的資料。
b.如果報名需要帶相關的原件，由標書製作員向管理部辦理原件借出手續：借出原件的名稱、份數、使用地點、使用人、借出日期等，借出經辦人和借證人均需簽字存檔。
c.標書製作員在郵寄原件給業務員時，應附上原件清單和份數，並簽名，且預留業務員簽收和回寄簽名的位置。
d.業務員收到報名資料和所需要的原件後，立即報名購買招標檔案。招標檔案分為紙質檔案和電子文件，業務員收到電子文件後，應第一時間發給投標主管。
在報名資料快遞來不及的情況下，投標主管可安排人員把資料送去報名。
5.2.4 投標檔案製作
5.2.4.1製作《標書、方案製作進度跟蹤表》
a.投標主管根據招標檔案上註明的開標日期，填寫《標書、方案製作進度跟蹤表》，要求標書電子版本最終定稿日期，比開標日期至少提前兩個工作日。
b.投標主管每天確認標書製作的實際進展是否與《標書、方案製作進度跟蹤表》計畫的進度一致，一旦方案製作受阻或者滯後，應立即解決。確保標書製作穩步推進。
5.2.4.2閱讀招標檔案
在收到業務員的招標檔案後，負責商務、技術和**的人員應人手乙份，認真閱讀招標檔案。
6.2.4.3標書的製作要求
a.標書商務負責人員要特別關注：
a.對參與投標公司的資質要求、評分標準中商務部分的要求。
b.投標保證金的數量、到賬日期要求、匯款要求。
c.需要帶到開標現場的原件。
d.授權委託書、法人身份證明書、開標一覽表、承諾書等證明材料的封裝要求、提交方式。
e.標書正、副本的份數、裝訂方式、密封要求等。
f.其它與商務標製作有關的要求。
g.投標保證金的匯出，商務負責人負責投標保證金匯出手續的辦理，並跟進到賬情況。
b. 標書技術負責人要特別關注：
a.車輛的數量和排班要求；人員的數量和排班要求。
b.車輛、人員作業時間的要求。
c.作業內容的要求
d.作業質量的要求。
e.道路情況的說明和現場勘察資料。
f.關於作業和管理、質量的要求。
g.其他與技術標製作有關的要求。
c.標書**負責人要特別關注：
a.要求的人員、車輛數量。
b.車輛作業時間、人工保潔時間的要求。
c.工人待遇、福利的要求。
d.作業質量的要求。
e.其他與**有關的要求。
5.2.4.
3標書製作中所有用到的掃瞄電子文件，必須採用彩色掃瞄，**要清晰、完整。同類的掃瞄文件前面，必須編輯所放文件的目錄，如在放置公司榮譽證書掃瞄件前，先編輯所要放置榮譽證書的目錄。**放置順序與目錄順序一致。
文件的編排序號，按照iso：9001質量管理體系中關於檔案編寫序號規則的要求編排，如1、1.1、1.
2；2、2.1、2.2......
方案成型時，商務部分、技術部分和**部分，正文內容選用12號宋體字，標題選用18號宋體加粗字型，副標題選用16號宋體加粗字型。
5.2.4.4標書的檢查
標書的檢查分為電子文件的檢查和紙質文件的檢查兩部分
a.標書電子文件的檢查
電子文字的檢查分為三個層次：自查、互查和總查。
自查：就是負責商務部分、技術部分、**部分的人員，對自己所負責製作的內容進行自檢、自糾。
互查：就是自己檢查別人製作的部分，即商務負責人檢查**部分，技術負責人檢查商務部分，**負責人檢查技術部分。
總查：方案的電子文稿成型後，對完整的方案進行檢查。總查由投標主管進行。
b.檢查記錄
互查和總查的結果，要詳細記錄在《標書、方案檢查記錄表》中，檢查人和責任人都需簽名確認。對於檢查發現的問題，相應的負責人要立即進行糾正。
5.2.4.5標書的列印
投標主管安排專人負責標書的列印，並安排相應的人員協助。
a.紙質文件的檢查
a.有無空白頁。
b.版面是否完整，紙張是否有褶皺。
c.頁碼是否完整。
d.列印顏色是否正常，紙質是否符合要求。
e.以上各項均符合要求，再根據需要的份數進行列印。
b.標書的簽字、蓋章
a.在彩色列印的標書的每一頁進行蓋章。
專案招投標管理制度
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