一、明確發文主旨
任何乙份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：
1、檔案的中心內容是什麼？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答覆或解決問題等。
2、根據檔案內容，準備採用什麼文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況演示文稿；針對下級來文所反映的問題，是寫乙個指示或覆函，還是乙個帶規定性質的通知等。
3、明確檔案傳送範圍和閱讀物件。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。4、明確發文的具體要求。
例如，是要求對方了解，還是要求對方答覆，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、徵求意見等。
總之，發文必須明確採取什麼方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什麼目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。
二、收集有關資料，進行調查研究
發文的目的和主題明確之後，就可以圍繞這個主題蒐集材料和進行一定的調查研究。當然，這也要根據具體的情況，並不是擬寫每乙份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫乙份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做蒐集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之後，稍加考慮就可以提筆寫作了。
但對於問題較為複雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的檔案，擬訂工作計畫、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要蒐集有關材料和進行進一步調查研究工作。
怎樣為擬寫公文蒐集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中蒐集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計畫，首先需要查閱去年的工作計畫及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計畫等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。
總之，收集材料及調查研究，是乙個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然後經過分析思考產生乙個認識的飛躍。
三、擬出提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，草擬出乙個寫作提綱。提綱是所要擬寫的檔案的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據檔案的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的檔案，可以大致安排一下檔案的結構，先寫什麼問題，依次再寫什麼問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的檔案，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括檔案共分幾個部分，每乙個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什麼具體材料說明等。
提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。
擬寫提綱是乙個很重要的構思過程，檔案的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的檔案，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前後重複、脫節或相互矛盾的現象。
四、落筆起草、擬寫正文
結構安排好後，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：
1、要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。用材料要能說明問題，做到材料與觀點一。
在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模稜兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些檔案，只講觀點沒有實際材料，
就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什麼問題，不了解發文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2、要語句簡練，交代清楚。擬寫檔案既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。
五、反覆檢查，認真修改
初稿寫出後，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反覆修改的，寫檔案也同樣，尤其是重要的檔案，往往要經過幾稿才能通過。只要認真，有耐心，寫公文也不難的！
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