會計檔案保管

會計檔案管理制度

一、會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料,是記錄和反映單位經濟業務事項的重要資料和證據。具體包括:

(1)會計憑證類:原始憑證、記賬憑證和其他會計憑證。

(2)會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。

(3)財務報告類:年度財務報告和中期財務報告,包括會計報表、會計報表附註、財務情況說明書、審計報告等。

(4)其他類:銀行存款餘額調節表,銀行對賬單,其他應當儲存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計工作移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。

二、財務部門應按照分公司統一格式對上述會計檔案進行歸類、編號和立卷（具體方法附後）。

採用會計電算化核算的應當儲存列印出的紙質會計檔案,同時採用磁帶、光碟、微縮膠片等磁性介質儲存會計資料和應用軟體,並作為會計檔案管理。

三、當年形成的會計檔案,在會計年度終了後,可暫由會計機構自行保管一年,期滿之後,應當由會計機構編制移交清冊,列明移交的會計檔名稱、卷號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限、移交雙方經辦人簽名或蓋章等,移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的,應當在會計機構內部指定專人保管。

移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理,以分清責任。

四、會計檔案應按照上述分類和卷盒編號分類順序存放。存放地點應注意防火、防潮、防汙、防竊、防蛀、防鼠。

採用磁性介質儲存的重要會計檔案應當做多重備份,存放在不同的地點。並定期進行檢查,定期進行複製,防止由於磁性介質損壞,而使會計檔案丟失。

五、本公司人員調閱會計檔案，要經主管會計同意；外單位人員調閱會計檔案要有正式介紹信，並經會計主管或單位負責人批准；會計檔案原件不得外借。

調閱會計檔案須填寫會計檔案調閱登記簿，需要影印的要經本企業領導同意並進行登記，查閱過程中檔案管理人員不得離開現場。調閱人員不得在案卷中勾、劃、塗、抹，不得抄錄與調閱無關的內容。

六、會計檔案的清點和檢查要每年進行一次，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿應處理的檔案，發現問題應及時採取措施進行處理。

七、會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類，從會計年度終了後的第一天開始算起。各種會計檔案的保管期限要按規定執行。

會計電算化有關電子資料資料,其保管期限按照同類紙質會計檔案的保管期限執行;一項電子資料檔案包含兩類以上不同保管期限的會計檔案資料的,以最長的保管期限為準。

八、對按規定可以銷毀的檔案，應編造「會計檔案銷毀清冊」，經領導審查，報上級主管單位批准後銷毀，檔案銷毀時應由財會部門和檔案部門共同派員監銷，監銷人員在銷毀檔案之前應認真進行清點核對，並在銷毀清冊上簽名蓋章，銷毀清冊一式三份，分別由檔案、財會、上級主管單位保留。

保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

正在專案建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。