建立公司檔案立卷、歸檔、整理、利用、銷毀等程式，確保公司檔案完整、齊全、有效利用。
本標準適用於公司所有員工。
1.檔案：檔案是指公司從事經營、管理工作中形成的，對企業和社會有利用與儲存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式與載體的歷史記錄。
2.借閱：本流程所指借閱為廣義借閱，包括查詢、借閱、影印等利用方式。
3.檔案管理部門：指行政人力部
4.一級檔案：保密等級為一級，對公司經營或風險價值影響重大的檔案資料。
5.二級檔案：保密等級為二級，對公司經營或風險價值影響較大的檔案資料。
6.**檔案：保密等級為**，對公司經營或風險價值影響一般的檔案資料。
1.總經理：審批一級檔案使用申請。
2.行政人力部負責人：審批二級檔案使用申請及檔案的跨部門使用。
3.申請人部門經理：審批**檔案使用申請。
4.行政人力部：負責編制《公司檔案分類分級管理目錄》及檔案管理要求;負責檔案資料的分類、歸檔、鑑定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理，包含公司收發的各類檔案、公司重要會議紀要等；監督、檢查各類檔案的管理情況，對各部門的檔案管理提供指導。
行政人力部提出檔案分類分級及歸檔管理要求，明確檔案的分類、保管方式、期限、移交責任部門和密級等，編制《公司檔案分類分級管理目錄》，經行政人力部負責人審批後，發各部門執行。
檔案種類包括，但不限於：
1.制度性檔案：各項規章制度、管理辦法等。
2.會議性檔案：股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其他會議形成的材料、會議記錄、會議紀要等。
3.計畫性檔案：企業總體計畫或規劃、開發計畫、專案計畫、營銷計畫、財務計畫等。
4.證件性文書資料：法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
5.匯報性文書資料：企業上報各級主管部門的檔案資料和相關統計表，以及公司領導相關發言及匯報材料等。
6.聲像資料：外出學習、考察或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如**資料、錄音資料、影像資料等。
7.題贈性資料：上級領導、友好單位或個人提供的題詞、書畫、工藝製品等。
8.技術性資料：各類工程圖紙、竣工資料、驗收資料等。
2.1.4保管期限：根據國家檔案局發布的《關於機關檔案保管期限的規定》，分為永久、長期、短期三種。永久為50年以上，長期為15-50年，短期為15年以下。
2.1.4.1永久：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
2.1.4.2長期：凡是反映本公司一般工作活動，在較長時間內對本公司工作有查考利用價值的檔案材料，列為長期保管。
2.1.4.3短期：凡是在較短時間內對本公司有參考利用價值的檔案材料，列為短期保管。
1.各部門及各專案公司依據《檔案分類分級管理目錄》，負責對本部門日常工作中形成的檔案資料進行收集和管理，並編制部門《部門檔案（檔案/合同）管理記錄目錄》。
2.對於需要移交檔案管理部門的資料，各部門應按要求進行整理後，並編制《檔案移交目錄》，按《檔案分類分級管理目錄》的規定及時向行政人力部檔案室移交。行政人力部對檔案進行審核後簽字，並按規定對檔案分類、編號、歸檔。
各部門及專案公司辦公室須每月底將檔案目錄備份至行政人力部。
3.移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字後各執乙份。
4.歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，請示和批覆、印本和底稿、正文和附件必須立放在一起。
5.立卷時應概括而簡潔地寫好案卷標題，編制好案卷目錄，並裝訂整齊（用封套袋、燕尾夾等將不同類別的人事材料相對固定）。
6.填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用原子筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
7.各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，並保持其完好無損。
8.聲像檔案的錄製必須詳細記錄事由時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
9.檔案管理部門應對各部門檔案管理情況進行日常檢查、監督。
1.公司檔案管理人員須按照國家檔案管理規定對檔案資料進行立卷、標識和保管。
2.部門檔案資料要登記詳細資訊，並編制《部門檔案（檔案/合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
3.檔案資料、合同要科學排列，按編號順序存放於檔案盒內，並加以標識，整齊排放在檔案櫃中。
4.行政人力部負責財務類各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑑定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。
5.財務類的檔案由財務部門負責歸檔與保管。
6.其他部門負責相關檔案資料的臨時保管並及時移交行政人力部。
1.借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，檔案外借原則上只借影印件，檔案使用申請部門須填寫《檔案借閱審批單》，按許可權完成審批程式後，檔案管理部門檔案管理人員填寫《檔案借閱登記表》。
2.借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級。
3.借閱檔案用完後，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續。
4.借檔人必須愛護檔案，不得擅自塗改、汙損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、影印、攝影，不得轉借或損壞。
5.外單位借閱檔案，應持單位介紹信，並按檔案密級經相關領導批准後方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。
6.外單位摘抄檔案的（1-2級檔案不允許影印或摘抄），應經相關領導批准，對摘抄的材料要進行審查、簽章。
7.外單位摘抄檔案的（1-2級檔案不允許影印或摘抄），應經相關領導批准，對摘抄的材料要進行審查、簽章。
8.檔案管理員和借閱人員，要負責做好檔案的保密工作。
9.對已到保密期限的檔案，經行政人力部經理同意後解密，並對解密檔案作一般檔案管理。
10.員工離職時，對已形成的檔案資料或所借閱的檔案應辦理移交手續，經行政人力部經理審查無誤簽字後，才能離職。
1.行政人力部對已失去利用價值的檔案，申請銷毀，銷毀時，行政人力部必須寫申請銷毀報告，編制《檔案檔案銷毀審批清單》，經部門負責人審核，行政人力部分管領導審批確定，一級檔案須報總經理審批。經批准銷毀的檔案應留存半年，確無儲存價值後再銷毀。
2.執行銷毀任務時，必須由行政人力部、法務主管和相關部門代表組成的監銷人員監銷，監銷人不得少於三人，並在銷毀目錄上簽字。最後，把銷毀目錄和批准手續檔案一併存檔備查。
本規定自發布之日起執行。
檔案管理制度及流程
目的 建立公司檔案立卷 歸檔 整理 利用 銷毀等程式，確保公司檔案完整 齊全 有效利用。1 檔案定義及審批許可權 1.1檔案 檔案是指公司從事經營 管理工作中形成的，對企業和社會有利用與儲存價值的各種文字 圖表 聲像 實物等不同形式與載體的歷史記錄。1.2借閱 本流程所指借閱為廣義借閱，包括查詢 借...
檔案及檔案管理制度
為加強公司的檔案管理，根據企業檔案管理要求，結合公司實際情況，特制定檔案管理制度。一 職責要求 1 公司檔案由辦公室負責管理。負責公司所有檔案的收集 整理 歸檔 保管 借閱及檔案室的日常管理工作。2 公司設立專門的檔案室，由辦公室人員負責日常管理。3 公司各部門檔案由各部門落實具體工作人員負責本部門...
技術檔案及檔案管理制度
1 總則 1.1 為了加強公司技術檔案的管理，充分發揮技術檔案在生產過程中的作用，依據 科學技術檔案工作條例 結合本公司實際工作的特點，特制定本規定。1.2 技術檔案是公司生產經營中的重要組成部分，是公司在新技術 新產品 新設計 新工藝 新材料等技術研究 技術開發過程中形成的具有儲存價值的，並按歸檔...