為加強公司的檔案管理，根據企業檔案管理要求，結合公司實際情況，特制定檔案管理制度。
一、 職責要求
1、 公司檔案由辦公室負責管理。負責公司所有檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱及檔案室的日常管理工作。
2、 公司設立專門的檔案室，由辦公室人員負責日常管理。
3、 公司各部門檔案由各部門落實具體工作人員負責本部門檔案的收集、整理，於年底按需要統一交檔案儲存管理。
二、 檔案資料的歸檔範圍、分類和保管期限劃分
1、 凡是反映公司各方面發展情況的書面檔案、聲像資料、實物等各類載體的資料都屬於應當歸檔的檔案資料。
2、 根據實際情況，將公司檔案分為管理文書檔案（行政、經營、生產）、科技工程檔案（產品、科研、基建、裝置）、人事檔案、聲像檔案、實物檔案和會計檔案六大類。
3、 各類檔案的歸檔範圍和期限劃分基本要求。
（1） 文書檔案：公司制定的制度檔案、處理重要問題形成的文字記錄，召開重要會議的檔案材料，重要的請示、報告、總結、綜合報表、機構變更、班子成員任免的等檔案，上級有關部門下發的針對公司的檔案材料和需要執行的中要檔案等材料，列為永久檔案保管。公司處理一般工作問題的材料，一般會議材料，一般管理檔案材料，上級機關下發的與公司有關的一般檔案材料，下屬單位報送的總結報告、統計報表等材料，列為短期檔案保管。
（2） 科技工程檔案：產品開發階段的開發建議、可行性研究報告、批准立項檔案、技術任務書、合同書、研製計畫、方案計畫、方案等材料，設計試製階段的設計計畫、圖樣配方、技術（故障）分析、試驗記錄、質量分析、試製總結、操作規程、出廠說明等材料，鑑定驗收階段的使用者反映、創優獲獎材料等，都列為長期檔案儲存。
公司基建工程勘測測繪、設計、施工、竣工、驗收、創優全過程的檔案，圖紙、合同、報告、重要記錄等材料都作為永久檔案儲存。重要裝置的購置、安裝、執行、維修、管護全過程的批准檔案、合同、圖紙、裝置說明書等，隨機材料、檢驗記錄、操作規程、維修記錄、事故處理、轉讓、折舊等材料，作為長期檔案儲存。
（3） 幹部（職工）個人履歷、自傳、學業專業技術、政治審查、參加黨派、獎勵、處分、錄用職務、工資待遇、離退職、參加代表會議、業績成就、考核等材料，作為永久檔案儲存。
（4） 凡是反映公司重要會議、重大活動、重要管理、技術、質量、安全等各方面成就，反映有關機關及其領導人到單位視察指導工作等方面的**，影片、音像帶以及記錄本單位重要會議、活動、檔案講話等方面資料的光碟、軟盤、膠片等，多作為長期檔案儲存。
（5） 實物檔案主要指各類獎盃、獎牌、獎狀和紀念品等，都作為長期檔案儲存。
（6） 會計檔案由財務部單獨設立檔案室保管，其中的憑證、帳簿、月季報告、銀行對賬單、銀行餘額調節表等作為短期（15年內）檔案儲存。年度財務報告、保管清冊作為永久檔案儲存。
三、 檔案的收集整理歸檔
1、 辦公室將各部門形成的檔案材料和有關領導手中的材料進行收集，以免散去。最晚應在每一年1月將上一工作年度的檔案材料收集齊全。
2、 辦公室每年年初集中時間和人力，將上一工作年度的檔案材料進行集中整理歸檔，最遲在每年2月底完成歸檔工作。
3、 對相對集中的工程、聲像、會計和個人檔案由各部門按要求及時完成歸檔工作。
4、 不同的檔案要按不同的規則進行整理歸檔。管理文書類按年度—機構—成文時間進行歸類排序，一文一件；科技工程類按產品、專案、裝置的立項、開發、竣工、驗收的自認順序歸類排序，裝訂成捲；幹部（職工）個人檔案按履歷、學業技術、政審、任免待遇的順序排序，每人一捲；聲像類檔案按不同載體和內容時間歸類編目，專門存放；實物檔案主要指各類獎盃獎牌，按級別和時間歸類編目，集中存放；會計檔案按憑證、帳簿、報表歸類排序，專門存放。
四、 檔案的儲存和移交
1、 各類檔案除特殊情況外，整理完畢後須統一存放於檔案室，由檔案室工作人員具體負責日常的保管和利用工作。
2、 科技工程類檔案按專案的竣工驗收時間，各部門儲存一年後交公司檔案室，聲像檔案由各部門儲存一年後交公司檔案室；會計檔案由財務部存放；人事檔案由辦公室集中統一保管。
3、 公司應將永久和長期檔案儲存3年後，由辦公室統一歸類後，做相應的封存手續。
4、 部門因各種原因撤銷的，應將全部檔案移交公司檔案室；企業被合併的，應將檔案同時並至合併後的單位。
5、 各部門及其工作人員對檔案的存放，保管和移交承擔相應責任，不得遺失、損毀。
五、 檔案的借閱利用
1、 檔案室和檔案工作人員負責儲存檔案的借閱、保管工作，非經允許任何人不得私自查閱公司檔案。
2、 檔案室和檔案工作人員要編制各類檔案目錄索引，為查閱利用提供方便。
3、 借閱檔案要履行登記手續，不得帶走、丟失、損毀、未經同意不得複製。
六、 檔案的銷毀
1、 任何人不得擅自以各種方式銷毀公司儲存的所有檔案。
2、 對於已過儲存期限的檔案，要由公司組成鑑定組鑑定，制定銷毀清冊，並由企業主要負責人簽字同意後，安排專人集中銷毀，並至少有兩人在場監督。
七、 對檔案工作的督察
1、 各部門要將檔案工作作為本部門相關人員的崗位職責確定下來。
每年3月份由辦公室針對上年度檔案的整理歸檔工作進行一次集中督查。根據督察情況，按照崗位職責進行懲罰。
技術檔案及檔案管理制度
1 總則 1.1 為了加強公司技術檔案的管理，充分發揮技術檔案在生產過程中的作用，依據 科學技術檔案工作條例 結合本公司實際工作的特點，特制定本規定。1.2 技術檔案是公司生產經營中的重要組成部分，是公司在新技術 新產品 新設計 新工藝 新材料等技術研究 技術開發過程中形成的具有儲存價值的，並按歸檔...
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