公司備用金管理制度

1.目的：為了加強各分公司備用金的管理，提高資金利用效率，有效控制資金占用，特制定本制度。

2.備用金是單位內部各部門工作人員用作零星開支、業務採購、差旅費等以現金方式借用的款項。實行備用金制度有利於各部門工作人員積極靈活地開展業務，從而提高工作效率，但必須做到專款專用，不得挪用和**，一經發現嚴肅處理。

3.本制度規定了備用金借用和報賬手續及備用金的管理要求。

4.備用金借款和報銷手續

4.1工作人員需臨時借用備用金時，先到財務部索取「借款單」，財務人員根據實際需要向借款人發放「借款單」，一式二聯。借款人按規定的格式內容填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途和借款金額等事項，需經部門經理審批簽字同意。

深圳區域之外的分公司，當地財務部彙總員工的借款單及製編各項備用金的申報表，附上原始憑證統一呈報給當地負責人審批簽字同意。最後全部借款單和申報表，由深圳財務部負責人簽字批准後，方可到財務部辦理借款手續。深圳出納審核簽字後的「借款單」各項內容是否正確和完整，經審核無誤後才能辦理付款手續。

4.2 專項借款人員在完成業務後應在三日內到財務部報銷。各分公司固定數額備用金用到三分之二時就要到財務部申報借款，比如行政和排程備用金是5000元，在用完3000元左右時就要報銷。

填寫好「報銷單」上各項規定內容，並經主管經理審批後，再將「報銷單」返回深圳財務部，財務人員根據財務制度規定認真審核，審核無誤後，辦理報銷手續。

4.3 借款人辦理報銷手續時，財務人員應查閱「備用金」台賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現退還本人，對報銷後低於備用金金額款項的，應讓其退回餘額以結清原借款單所借賬款。

5.備用金的管理

5.1 因業務原因長期借用備用金的人員可由財務部根據實際情況核定，呼出一筆固定數額的現金並規定使用範圍；使用部門必須設立專人經管定額備用金，備用金經管人員必須妥善儲存支付備用金的收據、發票以及各種報銷憑證，並裝置用金登記簿，記錄各種零星支出。

5.2 財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、登出日期建立備用金台賬，按月及時清理。

5.3 借用備用金的人員應及時衝賬，對無故拖延者，財務部發出最後一次催辦通知後還不辦理者，財務部將從下月起直接從借款人工資中抵扣，不再另行通知。

5.4 跨年度使用備用金時，年底必須重新辦理借款手續，並沖銷年借款。

6.適用範圍：集團內各分公司出納及部門經理的備用金撥付及使用。

.備用金管理要求

7.１關於司機備用金，每位司機1000元/人。只限於支付汽車過路過橋、停車費用報銷。

司機油費由公司財務部統一辦理加油卡充值。車輛保養需提前申請（必須在4s店進行保養）。司機報銷部分仍由行政部簽批後，經財務經理、內部審計審核後即可以安排支付。

分公司必須有分公司負責人簽批後，方可進行報銷並支付。

7.２關於出納備用金，只限於支付緊急情況下的現結費用，單筆低於500元以下的公司日常員工報銷等或公司一般的零星費用支出。不包含員工的福利補助、宿舍租金、水電管理費用。

如果費用金額過大，超過備用金額度的，則需要報批深圳財務部，審核後撥款支付。

7.３關於行政備用金，只限於支付緊急單筆低於500元的行政部零星開支（不含司機及車輛開支/保姆報銷），申請時部分需有對應呈批件及附件。如快遞費報銷要附上原件。

超大金額的辦公用品及耗材由採購部找**商購買。

7.４關於排程備用金用，只限於支付單筆低於500元零星現結成本的開支（不含固定或長期性合作的採購、運費等，且需計入成本工單），申請時需有相對應的工作附件。

7.５關於生產備用金，只限於支付單筆低於500元以下的生產車間用品零星購買。生產部連班和晚班的餐費由財務部審核直接支付給餐飲公司。

8.報銷流程:

注：外地分公司由分公司負責人審批

如是外地分公司，則需要相應會計審計