檔案管理規定

人力資源檔案管理制度

一、目的

員工人事檔案資料是公司進行人力資源管理的重要依據，為促進公司的檔案管理工作規範化、流程化，維護人力資源檔案資料的完整性、有效性，防止檔案丟失、損壞，便於檔案的借（查）閱與使用，特制定本制度。

二、範圍

本制度適用於xx****員工人事檔案管理工作。

三、檔案的內容與分類

檔案管理分為電子檔案管理與紙質檔案管理。電子檔案管理包括電子資訊的錄入與更新。檔案管理人員必須在員工入職（含新入職人員、退休返聘、實習人員）當天及時對其所有相關個人資訊進行初始錄入，以及當員工個人資訊發生變動時，及時對其檔案資訊進行更新。

紙質檔案管理包括以下內容：

（1）履歷材料。是指個人經歷和基本情況，包括身份證明影印件（身份證或護照）、登記照（4張一寸免冠**）、個人簡歷、員工求職登記表、面試記錄表、培訓記錄表、轉正申請、崗位工種變動審批表、工資變更審批表等材料。

（2）學歷和評定崗位技能材料。包括學歷、學位（最高學歷）證書影印件、職稱證書、技能證書等材料。

（3）身體健康證明材料。由二級甲等或縣級以上醫院開具體檢報告（噴砂、油漆、打磨工、焊工必須提供具備職業健康體檢資質醫院出具的體檢報告）。

（4）勞動合同、原單位離職證明及相關勞動關係證明材料（入、離職）。

（5）調令。

（6）入司後各類學習培訓記錄。

（7）獎懲材料。包括公司級以上組織授予的各種物質、榮譽獎勵決定和先進事蹟材料，以及違反公司相關規定所受的處罰、處分決定、個人檢討等。

四、檔案資料的收集與歸檔

（1）綜合管理部在為新員工辦理入職手續之後即開始對其進行人事建檔。

（2）綜合管理部對員工進行的考核、培訓、轉正、獎懲、調崗、晉公升等所形成的材料要及時收集，整理存檔，保持檔案的完整。

（3）檔案材料不齊全的，應由綜合管理部負責收集、補充，經分管領導批准後進行歸檔。

（4）歸檔的材料必須認真鑑別，保證材料真實、手續完備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔，做到人檔相符。

（5）各類歸檔材料一般按每項材料形成的時間進行歸檔並在目錄上按時間順序依次填寫。

五、檔案的保管

（1）綜合管理部負責建立健全檔案管理工作機制，做好防火、防蛀、防潮、防盜等工作。

（2）嚴禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。

（3）人事檔案按照檔案編號進行排序（cmmc-rs-數字編號）。

（4）退休、自動離職、解除（終止）勞動合同或被開除人員的檔案，在辦理解除（終止）勞動合同手續後，公司檔案管理部門將自動為其儲存兩年，兩年之後採取銷毀處理。

（5）集團內部調動員工的檔案，公司可為其辦理檔案移交，若被轉入公司採取自建檔案管理辦法，公司則自動為其保管兩年，兩年之後採取銷毀處理。

六、檔案的借閱與查閱

（1）檔案除特殊情況外一般不借出查閱，如必須借閱時，須持註明借閱理由，經綜合管理部部門負責人批准，辦理借閱手續（詳見附件1《員工人事檔案借閱登記表》）。借閱檔案時，檔案管理人員和借閱者要當面點清材料份數和頁數，登記簽名。歸還時當面交清，雙方簽字認可。

借檔人員要保證檔案安全，有遺失、缺頁、損壞等情況時，應立即追查責任。借閱檔案要如期歸還，逾期不還的，檔案員必須及時追回。

（2）查閱檔案，未經綜合管理部同意，不得摘錄、複製檔案材料。嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。

七、檔案的轉遞

檔案移交應派專人送取，對轉出的檔案，必須進行登記，並密封包裝。對轉出的材料，不得扣留或分批轉出。接收單位收到檔案經核對無誤後，應在回執上簽名確認。

八、檔案管理人員守則

（1）認真執行檔案管理規定，忠於職守，遵守保密制度。

（2）保護檔案的安全與完整性，不得擅自轉移、分散或銷毀檔案材料。需要銷毀或處理的檔案材料，必須經登記和批准後方可處理。

（3）不准無關人員進入檔案室。不向無關人員洩露檔案內容。

（4）檔案封面目錄書寫時一律黑色簽字筆書寫，字跡要端正、清楚，不准使用原子筆、鉛筆、紅色墨水及複寫紙書寫。

（5）檔案管理應做到：人檔相符、目錄清楚、裝訂規範、查（借）閱有手續。

九、其他

有下列行為之一，據情節輕重，給予50—200元罰款處理，若構成犯罪，將依法追究刑事責任。

（1）檔案管理人員因塗改、偽造檔案；擅自向外界提供、抄摘企業檔案；丟失、毀損或擅自銷毀企業檔案；未及時上報歸檔或管理不善而給企業造成重大損失的。

（2）員工未按照相關規定辦理借閱手續就借閱、外帶、越級查閱或擅自複製檔案資料者。