庫存管理資訊系統的分析、設計和實施
一、 某廠產品庫存管理系統簡介
某廠是我國東北地區一家生產照明燈的老企業,每年工業產值在四千萬元左右。該廠目前生產的產品如表l所示。
表1 某廠產品品種規格、單價及定額儲備
工廠的產品倉庫管理組隸屬於銷售科領導,由七名職工組成,主要負責產品的出入庫管理、庫存帳務管理和統計報表,並且應當隨時向上級部門和領導提供庫存查詢資訊。為了防止超儲造成產品庫存積壓,同時也為了避免產品庫存數量不足而影響市場需求,庫存管理組還應該經常提供庫存報警資料(與儲備定額相比較的超儲數量或不足數量)。
產品入庫管理的過程是,各生產車間隨時將製造出來的產品連同填寫好的入庫單(入庫小票)一起送至倉庫。倉庫人員首先進行檢驗,一是抽檢產品的質量是否合格,二是核對產品的實物數量和規格等是否與入庫單上的資料相符,當然還要校核入庫單上的產品**。檢驗合格的產品立即進行產品入庫處理,同時登記產品入庫流水帳。
檢驗不合格的產品要及時退回車間。
產品出庫管理的過程是,倉庫保管員根據銷售科開出的有效產品出庫單(出庫小票)及時付貨,並判明是零售出庫還是成批銷售出庫,以便及時登記相應的產品出庫流水帳。
平均看來,倉庫每天要核收三十筆入庫處理,而各種出庫處理約五十筆。每天出入庫處理結束後,記帳員就根據入庫流水帳和出庫流水帳按產品及規格分別進行累計,以便將本日內發生的累計數填入庫存臺帳。
產品入庫單如表2所示,出庫單如表3所示,入庫流水帳如表4所示,出庫流水帳如表5和表6所示,而庫存臺帳帳頁如表7所示。
產品庫存的收發存月報表是根據庫存臺帳製作出來的。產品庫存查詢是通過翻閱幾本帳之後實現的。目前庫存報警功能尚未實現。
表2 產品入庫單第冊號
表3產品出庫單第冊號
注:批發出庫時在備註欄的批發[ ]處劃「√」,否則在零售[ ]處劃「√」
表4 產品入庫流水帳頁
表5產品零售出庫流水帳頁
表6產品批發出庫流水帳頁
表7某廠產品庫存臺帳(當日合計數no.
二、系統分析
根據收集到的各種系統輸入單、帳頁和輸出報表等憑證,又通過親身實踐以及向有關業務管理人員的訪問調查,系統分析結果如下:
l.組織機構
該廠產品庫存管理的組織機構如圖l所示。
圖l 組織機構設定圖
2.管理職能分析
庫長——全面負責倉庫的行政與業務管理;
出入庫管理組——負責產品的入庫檢驗、產品的出入庫管理、登記出入庫帳;
統計分析組——每天根據出入庫管理組的出入庫帳,統計出各種規格產品當日出入庫累計數字,然後登庫存臺帳。此外,負責生成產品收發存月報表,經庫長簽字後呈上級主管部門。有時還要盡量滿足各方面的各種查詢要求。
圖2 管理職能
3.業務流程分析
現行產品庫存管理系統的業務流程圖如圖3所示。
圖3 業務流程圖
4.資料流程分析
1)現行系統的頂層資料流程圖如圖4所示。對頂層圖中的資料流「l,2,3,4」說明如下:
圖4 頂層dfd
「1」:車間產品入庫單。
「2」:銷售科開出的有效零售產品出庫單。
「3」:銷售科開出的有效批發產品出庫單。
「4」:倉庫製作的產品庫存收發存月報表。
2)第一層資料流程圖如圖5所示。
圖5中的資料流「1,2,3,4」與圖4中的資料流「1,2,3,4」相同。
圖5 第一層dfd
3)第二層資料流程圖如圖6所示。
圖6 第二層dfd
現對圖6中的資料流說明如下:
「l,2,3,4」:其意義與圖4中的相同。
「5」:產品入庫單上的資料。
「6」:零售出庫單上的資料。
「7」:批發出庫單上的資料。
「8」:入庫流水帳上的當日按產品名稱、規格分別累計的資料。
「9」:零售出庫流水帳上的當日按產品名稱、規格分別累計的資料。
「10」:批發出庫流水帳上的當日按產品名稱、規格分別累計的資料。
「11」:獲得的「8,9,10」資料。
「12」:庫存臺帳上的當月按產品名稱、規格分別累計的資料和其它加工處理後的資料。
5.資料字典
(1)資料流字典
資料流名稱:產品入庫單識別符號:f1
資料結構:
01產品入庫單
02日期(rqpic x(8)
02產品**(cpdmpic x(3)
02產品名稱(cpmcpic x(18)
02單位**(dwdmpic x
02單位(dwpic x(4)
02規格**(ggdmpic xx
02規格(ggpic x(10)
02入庫數量(rkslpic 9(6)
排列方式:按(入庫日期+產品**)公升序排列
流量:最大 50張/日
平均30張/日
**:生產車間
去向:產品入庫處理
資料流名稱:產品出庫單識別符號:f2
資料結構:
01產品出庫單
02日期(rqpic x(8)
02產品**(cpdmpic x(3)
02產品名稱(cpmcpic x(18)
02單位**(dwdm) pic x.
02單位(dwpic x(4)
02規格**(ggdm) pic xx
02規格(ggpic x(10)
02備註
03零售出庫數量(lssl) pic 9(6)
03批發出庫數量(pfsl) pic 9(6)
排列方式:按(日期十產品**)公升序排列
流量:最大:70張/日
平均:50張/日
**:銷售科
去向:產品出庫處理
資料流名稱:倉庫產品收發存月報表識別符號:f3
資料結構:
01收發存月報表
02日期(bbrqpic x(8)
02產品**(cpdmpic x(3)
02產品名稱(cpmcpic x(18)
02單位(dwp1cx(4)
02本月累計入庫數量(rksl) pic 9(8)
02本月累計零售數量(lssl) pic 9(8)
02本月累計批發數量(pfsl) pic 9(8)
02庫存數量(kcslpic 9(8)
排列方式:按日期排列
流量:最大:1份/月
平均:1份/月
**:倉庫統計分析
去向:主管部門
其它中間過程的資料流描述省略。
(2)資料儲存字典
儲存檔名:產品入庫流水帳識別符號:d1
資料結構:
01本品入庫帳
02日期(rqpic x(8)
02產品**(cpdm) pic x(3)
02產品名稱(cpmc) pic x(18)
02單位(dwpic x(4)
02規格(ggpic x(10)
庫存管理系統分析報告
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