關於辦公用品的管理及規定

為規範公司辦公用品的使用及管理，控制成本、節約開支，根據公司實際情況，特制訂本規定：

一、辦公用品的分類

按使用的性質分為易耗品和管理品兩類

易耗品主要指：原子筆、簽字筆、鉛筆、筆記本、固體膠、回形針、記事本、影印紙、筆芯、便簽、橡皮擦、塗改液、白板筆、螢光筆、印泥等易耗用品；

管理品包括為：電腦、印表機、計算器、訂書機、資料夾、檔案櫃、長尾票夾、剪刀、掃瞄器、空調、電風扇、相機、投影儀、辦公桌椅等管理或輔助物品。

二、辦公用品的申請及審批

各部門主管必須在每月25日前盤點本部門現有辦公用品，並根據本部門的辦公需要，將下月所需辦公用品列乙份清單交行政部，由行政部統一彙總於每月28日前送審，並填寫《採購通知單》。其他時間不受理辦公用品申請。對於價值較高的管理品如電腦、印表機、檔案櫃、辦公桌椅等，需單獨填寫申請單審批。

對於部分使用量大的辦公用品，行政部要保證有少量的庫存，以備人員增加或變更等需要，確保日常辦公的正常執行。

三、辦公用品的採購及驗收入庫

《採購通知單》審批後傳採購部，採購員根據《採購通知單》上的用品明細、規格以及數量購買，務必在每月3日前將辦公用品採購入庫。辦公用品入庫時，應以《採購通知單》為依據進行驗收，檢視是有否有遺漏或與《採購通知單》規格、數量不符時，倉庫管理員應及時與採購員聯絡更換或補充。

四、辦公用品的發放及使用管理

公司辦公用品統一由行政部管理。辦公用品採購到位後，行政部通知各部門根據其計畫清單領用辦公用品，領用人必須在《辦公用品領用登記表》簽字。

辦公用品使用規定：

1 簽字筆（或原子筆）每人每月限領1支，筆墨用完，可換領筆芯；

2 訂書機、計算器、固體膠、原子筆、簽字筆等申購後領用時必須以舊換新。

3 影印紙由行政部統一管理，任何部門、任何人不得私自到倉庫領取。

4 部門需影印時，派人到行政部登記領取影印紙，一次性領取1包，派專人保管，並登記影印內容、頁數、份數、及領取影印紙數量。月底統計本部門影印紙使用量。

5 影印時，原件、影印紙必須放置妥當，防止錯印而浪費紙張。

6 若影印數量較多時，應先影印乙份，確認影印效果合格再輸入餘數，以免浪費。

7 如非特殊要求，盡可能使用二次紙，節約用紙，降低成本。

8 嚴禁影印與公務無關的私人資料，違者罰款50元/次。

五、辦公用品的保管

①　個人領用的辦公品必須認真保管，因人為保管不當造成辦公用品損壞需自己購買。

②　備用辦公用品由行政部統一管理，實行定期盤存制。盤存頻率為每月一次，行政部將於每月的25號至28號內抽取時間進行備用辦公品的盤存。要求月初庫存與期間採購、領用、月尾結餘在數量上一致，若不一致必須查詢原因及問題環節。

並將盤查的庫存數量，結合各部門上報的計畫用量，做出採購申請單計畫遞審。

六、辦公用品的領用

辦公用品領用時，領用人應當在行政部的《辦公用品領用登記表》上填寫領取人姓名、日期、用品名稱、領用數量。

七、離職人員辦公用品交接

離職、調出人員在辦理離職、交接手續時，應將所用的辦公用品交接，如有缺失的照數賠償，否則不予辦理手續。

八、實施及修正

本規定自即日起實施。如有修正或變更另行通知

二〇一年月日