談質量管理體系中全員參與的理解與實施

2021-03-04 09:39:20 字數 2249 閱讀 2013

(來自網際網路有刪改)

質量管理體系的八項質量管理原則是質量管理的精髓,其中的原則之一是「全員參與」。該原則指出:各級人員都是組織之本,唯有其充分參與,才能使他們的才幹為組織帶來最大的收益。

也就是說組織的運作需要不同層次的管理、技術、操作、執行和驗證人員。所有這些人員都是組織必不可少的。全員充分參與是組織良好運作的必要條件,每個崗位崗位的職責履行能力,才幹的發揮,都將會給組織帶來效益。

那麼企業在建立質量管理體系時,如何最大限度地實現全員參與呢,我們結合多年從事體系管理的經驗,闡述自己的看法。

一.匯入期注重宣傳,提公升全員意識

質量管理體系是在質量方面指揮和控制組織的管理體系,為企業管理搭建了乙個框架和平台。那麼在體系策劃時如何做到全員參與呢?

1. 多方式宣傳發動。一般企業在體系建設初期都要召開乙個比較上規模的啟動大會,企業領導和部門主要負責人員悉數參加,這是乙個比較好的形式。

但是要落實到全員,最主要的還要開好各部門的發動會。這個會議關鍵是要分析出本部門在體系中應承擔的職責,讓全體員工了解本崗位如何為體系做貢獻,才真正做到了「全員」動員。

2. 大範圍徵求方針。質量方針是企業追求的意圖和方向,大多數企業編寫檔案之前都在一定範圍內徵求方針。

徵求方針,在企業內部是統一全體員工在質量方面的共識;在企業外部是和顧客和供方的交流,以達到共贏之目的。方針收集後應在各層次上評議,可以獎勵。這樣經過反覆論證,從中選取與企業宗旨最接近的內容,加以詮釋,讓全體員工充分了解企業在質量方面的追求。

3. 分層級制訂目標。目標是質量方面追求的目的,目標制定的科學、合理,是體系建設的關鍵。

筆者認為目標的制定中盡量堅持兩個原則:一是橫向到邊,與部門實際工作結合起來,不要遺漏;二是縱向到底,最好能落實到各個層面、各個崗位,分解到人,才能真正做到質量管理體系的全員參與。

二、執行期注重實效,提高協作意識

1. 檔案編寫要充分調研。在體系建設的過程中,檔案編寫是基礎,部門都或多或少承擔編制檔案的工作。

有的企業體系執行已經多年,起草人有時想當然地就編寫了,結果可能與實際不符合。充分調研,一是掌握現狀,二是讓每個員工認識到,我和體系是有緊密聯絡的。

2. 檔案論證要分級討論。其他部門起草的檔案,會傳遞到本部門,在本部門論證時一定要在本部門首先討論,體系管理員可能不了解本部門的崗位與這個檔案的關係,就放過提意見的機會,只有收集了全面的意見,讓每個人都參與,才能提高檔案的可操作性。

3. 內部審核要全面覆蓋。審核之初,可能考慮到效率,有的審核組可能安排與質量強相關的部門花費的精力要多一些,往往有的部門問,審核有沒有我們?

我們提倡「大質量」觀念,人人參與。所以在審核時所有部門一定要走到,哪怕問問方針目標和一些簡單的記錄,也讓他們感覺自己不是游離在體系之外。

4. 檔案執行要嚴格到位。檔案制定了就得執行,最好的辦法就是檔案執行率的檢查了。

企業可以在內部審核計畫中每年一次適當安排檔案執行率的檢查。這樣每個崗位、每個人員就能好好地學習檔案,把自己要執行的事實項落實到位。

三、鞏固期注重方式,提高質量意識

1. 多加指導,營造氛圍。通過體系建立後要進行1至2次內部審核,審核中發現的不符合項或者整改問題,責任部門邊整改邊學習。

體系推進人員要按照「質量始於教育、終於教育」的思路,及時跟進,指導或答疑。

2. 拓展渠道,廣開言路。不管體系建設有多久,員工對體系的認識程度也不盡相同。

體系推進部門應建立資訊溝通渠道,如網路平台、合理化建議、信箱等方式進行收集,這樣既能加大民主管理的力度,也能讓員工真正把體系建設當成自己的事情來做。

3.實施要分清層次,有效溝通。要保證河水的水質,首先要從源頭抓起。

企業的決策一般通過中層來布置,基層落實。重點抓中層可以起到事半功倍的效果,中層布置任務時,先自查是否以顧客為焦點、是否面向使用者、是否面向市場,各職能部門在檢查基層時,也要按相關法律規範、質量管理體系的要求來檢查,而不要各查各的,最後又由另一部門再檢查是否符合相應規範和體系要求,形成多重檢查,耗費多方面精力,降低效率。任務的實現關鍵在於基層的落實,因服務直接面向使用者,落實的好壞使用者直接就感知到了,中層的檢查只能事後彌補,所以基層要扎扎實實地把各項法律規範和體系的要求落實到位。

4. 嚴格評審,持續提高。體系建立後,針對執行中存在的問題,體系推進部門要及時總結,收集各部門和人員反饋的問題,在適當的時間召開管理評審會議。

會議中評審的議題企業都應能做到持續改進。這裡的關鍵是所有的意見,不管合理不合理,都要給予耐心解釋,這樣才能保證所有提出問題得到討論和處理。如果反饋不暢,員工認為可提可不提,就影響了參與的積極性。

企業如果能真正理解並實現質量管理體系的「全員參與」,那麼企業的產品質量就有望得到保證,預期目標有望圓滿完成,就達到了實現質量管理體系建設的真正目的。

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