專案會議例會作業指導書

2021-03-04 09:44:39 字數 1903 閱讀 7561

1.目的

為了落實搏地世紀中心專案的年度生產經營工作目標,協調公司內部的工作,落實公司總部的各項指標,規範會議管理,提公升會議效率、加強會議決議執行力度,特根據公司相關制度,編制本作業指導書。

2.適用範圍

適用於博地世紀中心專案工程部的會議管理。

3.術語和定義

3.1部門周例會、月例會

3.2專題討論會就專項工作思路、方向等的**或意見收集,不一定形成結論性意見。例如:各類專項決策前的碰頭會、各類交底會、各類座談會/溝通會等。

3.3早會每個工作日上班後組織的簡短會議,目的為溝通協調保證例會的目標能順利進行,要求會議一般不超過20分鐘。會議不做紀要。

4.職責

4.1工程部土建管理人員負責本會議制度的執行監督。

4.2各參會人員需按照會議要求做好會議準備,準時參加會議。

5. 程式

5.1 周(月)會議時間、會議地點、參會人員

5.2 例會會議前期準備

5.2.1每週例會前一天下午16:

00前工程部所有人員須將《專案公司工程人員周(月)報》(附件三)印稿和電子版統一交至工程指定專人,工程部專人將各人員計畫彙總後,編制為《專案公司計畫管理周(月)報》(附件四)在周五9:30分前彙總至工程部經理處,11:00前工程部經理審批完畢。

各專業工程師《專案公司工程人員月報》須在月度會議前一天下午1:00前交至工程部專人,下午4:00前提供彙總資料,工程部經理審核完畢後,報工程副總審批。

5.2.2會議召開前將審核完畢的週報分發至每工程部全體人員。

5.2.3會議紀律

5.2.3.1與會人員必須準時到場做好《會議簽到表》(附件二),會議主持者(週會由工程部經理主持、月會由工程副總主持)在會議正式開始後應停止簽到。

5.2.3.2 因故不能參加會議或需遲到,應提前取得會議主持人批准。

5.2.3.3與會者應在會議開始前就坐,會議期間不得隨意出入。會議進行中應將手機關閉或調至成震動,接聽**應盡量簡短。

5.3 會議召開程式

5.3.1 會議由會議主持人主持;

5.3.2 成效先由各專業工程師介紹上週計畫有無未完成工作,如有未完成工作,分析原因,已採取措施,並決定對策;

5.3.3 由各專業工程師介紹上週完成工程質量情況,如有質量問題,分析產生原因,已採取措施、成效,並決定對策。

5.3.4由各專業工程師匯報下階段工作計畫,工作難點,相應的對策。

5.3.5由各專業工程師提出需要配合的上下游的工作,並討論決定;

5.3.6 由會議主持人進行會議總結。

5.4 會後資料上報

5.4.1 會議結束後由專人在當日根據會議內容整理部門的《例會紀要》(附件一),經會議主持人審批後,發與會人員及會議紀要相關部門。

5.4.2會議結束後,次工作日上午9:00前,將《會議紀要》、《會議簽到表》、《專案公司工程人員周(月)報》、《專案公司計畫管理周(月)報》報工程部資料員備案。

5.4.3《專案公司計畫管理周(月)報》由專人負責根據《例會紀要》調整完成後,在例會召開後的次工作日上午9:30前報專案公司辦公室。

6.表單

《會議紀要》(附表一)

《會議簽到表》(附表二)

《專案公司工程人員周(月)報》(附表三)

《專案公司計畫管理周(月)報》(附表四)

附表一搏地世紀中心專案

例會紀要

編號:hlzy-gcjy-11-

確認人審批人擬稿:

主送:參會人員

抄送:附表二搏地世紀中心專案

會議簽到表

編號:附表三專案公司工程人員周(月)報

年月(第周)實際計畫完成情況

專案公司製表人製表時間: 年月日共頁

附表四專案公司計畫管理周(月)報

年月(第周)實際計畫完成情況

專案公司製表人製表時間: 年月日共頁

注:紅色部分為上週滯留工作及原因

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