第四章計畫與準備
第十二條辦公室在接到公司領導通知或相關專案部重要來訪預約時，應做書面登記。對重要來賓接待，須在詳細了解接待要求的基礎上擬定接待計畫，排出日程安排表，報總經理審定後及時通知相關部門和領導；對一般來賓酌情安排業務對口部門接待；
第十三條公司各部門在接到重要來訪預約後，須填寫《接待申請單》(見附件)報辦公室，並協助擬定接待計畫。需公司領導出面、辦公室協調的重要接待一般應提前2天告知辦公室；對時間緊迫的臨時重要接待任務，可先在**中請示，並經總經理同意，在完成接待後補辦手續。
第十四條重要來訪接待計畫應載明以下內容：
（一）接待類別：公務來訪、參觀、參加會議或其他。
（二）來賓基本情況
1、來訪專案部名稱、領導姓名、職務等；
2、來訪具體時間、人數，當地陪同來訪的領導和人數；
3、來訪的目的和要求；
4、在本地逗留的天數。
（三）具體接待安排
1、明確主要接待的部門，相關配合的部門，接待人員分工及職責，出面接待的領導和陪同人員；
2、參觀線路或洽談、舉行活動的場所；
3、費用預算。
第十五條重要接待計畫還應考慮以下內容：
（一）是否安排車輛接送；
（二）是否需要會場布置，包括花卉、菸茶、音響裝置、投影裝置、領導席箋、橫幅等；
（三）是否製作歡迎牌、指示牌；
（四）是否安排禮儀；
（五）是否需要邀請新聞**和草擬新聞通稿；
（六）是否安排攝影攝像；
（七）是否需要準備公司宣傳資料；
（八）是否宴請，包括宴請時間、地點、參加人員、標準；
（九）是否安排住宿，是否在房內放置鮮花水果；
（十）是否安排遊覽、購物、娛樂；
（十一）是否需要贈送禮品；
（十二）其它需要說明的事項。
第十六條對重要參觀來訪，主要接待部門應按計畫通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所。確定來賓訪問路線並檢查相關設施，確保電梯安全完好，環境、樓道、洗手間清潔，歡迎牌的設定和內容正確，攝像機、照相機電源充足。
第十七條對重要公務來訪或會議來訪，主要接待部門應根據計畫和來賓要求，提前預訂好來賓下榻的賓館；根據計畫預訂宴請的酒店；依據所定用餐標準，安排迎合來賓地方口味的飯菜及菸酒、飲料；根據計畫確定遊覽路線、購物商場、娛樂專案；定製的禮品要保證質量。
第十八條對大型會議或活動的來訪接待，主辦部門應事先準備公司簡介等相關資料；檢查會場水電、桌椅、投影儀、音響等設施；安排禮儀人員，準備簽到冊、名片盒等。
第十九條辦公室按接待人數排程安排接待所需車輛，並留有餘地；須保證車輛清潔，安全效能良好；公司車輛應服從辦公室的統一排程。
第五章行為規範
第二十條接待禮儀：
（一）儀表：面容清潔，衣著得體；
（二）舉止：穩重端莊，從容大方；
（三）言語：語氣溫和，禮貌文雅；
（四）態度：誠懇熱情，不卑不亢。
第二十一條接待程式中要注意把握迎候時間，提前等候於公司門口或車站機場；接待人員引見介紹主賓時，要注意順序；接受名片時，要以恭敬的態度雙手接受，默讀一下後鄭重收入口袋中；過走廊時，通常走在客人的右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸右手示意，並說「這邊請」；進電梯時要告訴客人上幾樓，讓客人先進，先出；客人落座後，要以雙手奉茶，先客人，再主人，先領導，後同事；送客時根據身份確定規格，若送至大門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。
第二十二條接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意保密；接待中既要熟練介紹公司情況，又要注意內外有別，嚴守本專案部商業機密；對不宜攝影攝像的場合，應向參觀人員說明。
第二十三條接待中應厲行節約，精打細算，不擺闊氣，不講排場，不奢侈浪費。
第六章接待費用與資訊反饋
第二十四條公司各部門的接待費用在公司業務費中列支。接待人員於完成接待任務後3天內，按財務報銷流程報總經理審批。
第二十五條接待人員應及時撰寫重要來訪資訊稿交辦公室；將與來訪者交流中取得的資訊彙總整理，提取其中對公司有價值的資訊交有關部門。
第七章附則
第二十六條本制度由辦公室負責解釋和修訂。
第二十七條本制度自印發之日起施行。
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