一條清楚的資訊包括2個部分：
（1）合適的語言——按以下去做，語言是合適的。
1 使用短語（避免華麗的語言，這會阻礙理解）
2 使用短語
3 使用具體的術語（模糊不清的術語是產生誤解的主要原因）
4 使用一般能懂的用語。（除非肯定接收者可明白，否則盡量避免使用專業行話）
（2）精心組織好資訊——按以下去做，就是精心組織的一條資訊
1 從一開始就歸納其內容。
2 按邏輯順序安排內容。
3 避免包括太多資訊。
4 省略不必要的細節。
5 用概括性的陳述結束一條資訊。
3、溝通的第二個基本技巧：尋找非語言線索
語言和非語言線索（如身體語言）作為渠道有什麼不同呢？語言可用來表示很多事物：
語言代表事物，如「這是一條筆」。
語言代表人，如「這位是瑪麗」。
語言代表感情，如「我很高興」。
語言代表觀點，如：「自由」。
但是，僅僅語言並不構成整個資訊，語言只是資訊的一部分。要知道，語言和資訊並不是一回事，這一點很重要。
科學家已經進行了研究，發現人們溝通時，僅僅：7%的意思通過語言傳遞，38%通過聲音的音調，55%通過身體語言。
既然僅僅語言並不構成整個資訊，但也要相當注意，非語言因素在語言交流中扮演的是主要角色。既然目的是為了與員工進行有效的溝通，除了要留意所說的話之外，也要留意非語言線索。
儘管僅僅7%的意思是通過語言表達，可喜的是我們都是讀懂身體語言的專家。例如：沒有乙個小孩會被有意識地教導搖頭表示「不」，點頭表示「是」，以及如何可察覺乙個人臉上的憤怒表情，但他們都有這方面的天賦。
很自然地，小孩在**其父親的面部表情時，都可察覺是憤怒、愉悅、憂傷等。
儘管我們都是身體語言方面的專家，但我們與員工溝通時仍然需要十分小心，不要讓員工覺得我們所說的與我們的身體語言不一致（口是心非）。
如果我們所說的話與我們身體語言不一致，員工很可能會相信我們的身體語言，而不是我們的話。並可能由此給員工造成不能信賴和糟糕的印象,後果難以預料。
4、溝通的第三個基本技巧：注意聆聽、增進溝通
在培訓期間，以「在與下屬溝通時，讓為最大的問題是什麼？」為題 ，讓學員展開討論，然後說出自己的感受，或者，作為上司，在與下屬時，作為上司或培訓者的你根本沒有用心去聽，而把注意力轉移到另乙個人身上，堅持做下去，直到他們表現顯而易見的疑惑為止。
雖然這個例子誇大了有效溝通中「回應」的重要性，但是，我們在工作中也常常犯類似的錯誤。在「人員管理技巧中」的「注意聆聽、有效激勵」課程中介紹了聆聽的4個原則：試探、回應、支援、建議！
這四個聆聽的原則也適用於溝通的第三個技巧：注意聆聽、增進溝通！
溝通技巧培訓教材
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