不同型別的會議，其選擇的場地風格也不盡一致；同時，會議場地的軟硬體條件是否能符合會議要求也值得深入研究，這需要會務組人員花費較多的心思去比較和確定。作為室內會議的補充和拓展，文化體驗活動也需要確定一系列的事宜。總之，要確定一場會議的室內外活動，要提前踩點和考察。
在前期策劃階段確定會議舉辦城市或者地區之後，就該著手選擇具體的會場了。一般而言，對於學術型會議，學校報告廳，酒店，或者會展中心都是不錯的選擇。但具體將會場定製**，還需要綜合考慮一下因素。
一，會議規模
所選擇的會場要保證能容納預計的全體參會人員，工作人員以及**記者等，但也不宜過大，這樣會顯得會議現場空蕩。比如說，會議預計邀請的所有參會人員為100人，那麼該會場容納人數應該在120～140人之間為宜。另外，如果會議議程安排了不同的議題同時進行，就要安排兩個及以上的會場。
並且，這些會場最好是相鄰，方便參會人員根據自己感興趣的議題選擇會場。
對於有領導出席的會議，需要安排一間大小適中的貴賓會見室，並且會見室到會場的距離不宜過遠。
二，會議預算
選擇會場時，應時刻考慮到會議預算。如果預算比較充裕，可以選擇在比較舒適方便的酒店或者會展中心舉辦會議；如果預算吃緊，可以考慮與院校合作，借用其報告廳或者會堂舉辦會議。總之，盡量在預算之內，租賃到價效比最高的會場。
三，交通便利性
選擇會場不能不考慮其交通便利性。理想的情況是會場與嘉賓入住的房間中同一家酒店，或者是與酒店相連的會展中心，嘉賓可以很方便地與會。但如果會場離嘉賓入住的酒店，賓館有一定的距離，那就必須考慮到會場的交通是否便利，嘉賓能否在較短時間內步行，乘坐公共交通工具或者開車到會場，會場周圍是否有足夠的停車位等諸多問題。
四，會場設施
會場內的裝置設施也是乙個需要考慮的方面。建議組委會成員到會場進行實地勘察，確保會場具備會議舉辦時所需的燈光，音響，背板架，投影儀，led屏，桌椅等裝置。同時，也可以要求對方提供備用裝置已被不時之需。
五，會議風格
除了上訴幾點之外，具體會場的選擇還不能忽視會議風格這個因素。不同風格和性質的會議選擇相應的會場才能相得益彰，取得理想的會議效果。如果舉辦的是非常嚴肅的大型學術型會議，那麼應盡量選擇大氣，莊重，寬敞的會議場所；如果舉辦的是輕鬆的學術沙龍，那麼一處格調高雅，服務周到的會所或者有特色的風景區休養館將是不錯的選擇。
總之，合適的就是最好的，會場選擇亦是如此。
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