一、財務管理的組織機構及崗位責任
（一）財務管理的機構設定
物業管理企業的財務管理機構與其它企業的財務管理機構大致相同，一般來說都設有財務部，這是財務管理的職能部門。財務部門的崗位設定如下圖：
圖（二）財務部工作人員的崗位職責
因事設崗，因崗定職，因職確定責任，使財務部的每一名員工在自己的崗位上都能發揮自己的主動性和創造性，把財務管理、會計核算、收費等工作做的好上加好，為完成企業的經營管理目標而努力。
1.財務部經理的崗位職責
（1）向總經理負責，主持物業管理企業財務部的管理工作，做好總經理的助手。
（2）組織財務部門的政治和業務學習。
（3）負責組織全企業的經濟核算工作，掌握好資金的籌集、使用、耗費，收入和分保證整個企業經營活動的正常進行。
（4）按時審核各種會計報表和統計報表，並做出分析報告。
（5）檢查、督促各項費用的收繳和管理，保證公司資金的正常運轉。
（6）合理有效地經營好公司的金融資產，為公司創造更多的利潤。
（7）審核、控制各項費用的支出，杜絕浪費。
（8）組織擬訂物業管理費等各項費用標準的預算方案。
（9）熟悉各種工商、財會及稅務管理制度，運用法律、政策手段保護企業的合法效益。
（10）根據本公司的特點和實際情況，制定財務管理的細則。
2.主管會計的崗位職責
（1）按照會計規範及時編制收、付款和轉賬憑證，負責總賬、明細賬的登記工作。
（2）按時編制月度、季度、年度會計報表。一般規定：月度、季度會計報表在月終後10天內報出，年度會計報表在年終後20天內報出。
（3）建立各種收付款輔助臺帳，並應與有關科目餘額相符。
（4）及時清理債權債務，將債務壓縮到最低限度。
（5）核算庫存材料，認真核對庫存的收支情況，並按要求抽查核實實物。做好固定資產管理工作，及時建立固定資產卡片，按時計提折舊。
（6）保管好未用、已用的發票、收據、有價票據，定期檢查各部門、各收款點的在用票據，妥善保管好會計賬冊、憑證等資料。
（7）檢查、審核各經營部門及下屬機構的收支賬目。
3、出納員的崗位職責
（1）負責全公司的現金和銀行的存款收付工作，對於當天收入的現金和轉賬票據要及時送存銀行，不得積壓並做到數字準確、不出差錯。
（2）每天登記好現金和銀行存款日記賬，做到賬面整潔、字跡清楚，要日清日結，每月核對好銀行賬單，並做出未達賬的調整表，與總分類賬相符。
（3）及時向部門經理報告銀行存款餘額，銀行存款不得出現赤字。.
（4）嚴格遵守現金管理制度和銀行支票使用規定，庫存現金按規定限額執行，不得挪用庫存現金，不得以白條單據抵庫。
（5）嚴格執行外匯管理制度，如有外幣收入，不得私自套換。
（6）對辦理報銷的單據，須檢查審核手續是否完備，有否違反企業的規定，凡手續不完備的，一律拒絕付款。
（7）及時****轉帳，現金支票，並交會計做帳。
4、收費員崗位職責
（1）對部門經理負責，遵守企業制定的財務人員管理細則，做好本職工作。
（2）負責物業管理費等各項費用的通知和收繳，在收費時要準確列印各項收費專案，正確填寫發票。及時、快捷收妥業主應付的費用。做到快、準、不錯收、漏收，對各種鈔票必須認真驗明真偽。
（3）了解物業管理費及其他費用構成，以便回答業主的疑問。同時掌握業主的繳費情況，做好追收工作。
（4）每天都要把收入的現款、票據必須與收款單核對相符，認真登記好收款臺帳，本日下班前，要將當日款報表彙總，與款項相符後，及時交財務部出納員。
（5）備用周轉金必須天天核對，不得以白條抵庫，一切現金收入不准坐支，不得將收入的現金借給任何部門和任何人。
二、財務管理制度
物業管理企業的財務管理制度：
(一) 支票支付制度
支票支付的具體制度如下：
1.除了從備用金中支付的不記名支票和由現金支付的工資單支票外，所有發出的支票均需註明「僅至收款人賬戶」，不得背書。
2.尚未使用的支票在工作時間需放入保險櫃內，保險櫃的鑰匙應委託兩名職員分別保管。
3.支付支票需有支付憑單證明。
4.所有失效的支票需註明「作廢」字樣，並存檔。
(二) 備用金制度
企業運作過程中發生的低於×××元的支出，可從備用金中支出。備用金的審批程式如下：
1.只有用鋼筆書寫和列印出來的備用金憑證才能支付，而且憑證的後面要附上發票證明。
2.必須在其所賦予的財務許可權範圍內，授權批准備用金。
3.資金保管者有責任24小時妥善保管該資金。
4.在支付備用金時，所有憑證和證明檔案應蓋上「已付」印章，以證明此款已付。
（三）銀行往來賬目管理
1.批准開設銀行往來帳
與企業開戶銀行往來帳有關的支票、匯票、本票、定貨單以及其他所有的可轉讓票據之出具、製造、核收和簽名的許可權如下：
（1）部門經理或副總經理元以下
（2）總經理或董事總經理無限額
2.定期存款
定期存款應放入開戶銀行或存入提供最優厚利率的金融機構，並需由總經理批准。
（四）存款與資金保管制度
1.存款程式
（1）每天的收入必須及時存入銀行；
（2）必須備有各種形式的存款單：如現金、匯票、支票等；
（3）必須確保由銀行送回的存款單上有銀行出納員的核實蓋章，以及銀行所列印的數值與存款賬戶之數值相符。
2.資金保管
（1）未存入銀行的收入必須加以上鎖；
（2）與其他資金，如未領的工資、小額現金等合理分開；
（3）每日下班前必須將所有現金放到公司保險櫃內（保險櫃內現金控制在×××元以下）；
（4）收入不准用於任何費用支付，不得坐支現金；
（5）公司應為接受和保管現金的員工購買職員忠誠保險。
（五）**方式與程式管理
1.**方式
**方式共有四種：
（1）口頭**：用於×××元或低於×××元的商品及服務；
（2）書面**：用於高於×××元，但低於×××元的商品及服務；
（3）邀請投標**：用於總經理同意的，高於×××元，但低於×××的商品及服務；
（4）公開投標**：用於高於×××元的商品及服務。
2.程式管理
在獲取**時，必須遵照下列程式：
（1）除非萬不得以（如特別**商經銷的專賣品），均須有三組**。
（2）對於文具、辦公用品、備件、操作材料等，需要及時增補的商品，必須取得**商的**，並購買最具競爭力的商品。
（3）訂貨或要求服務時，除了從備用金中支出的內容外，其他均須有預先編號的「購貨訂單」或「工作通知單」。
（4）所有「購貨訂單」和「工作通知單」必須由核准人和財務主管簽名。
（5）「購貨訂單」和「工作通知單」的會計憑證須寫明正確的付款人。
（6）被指定接受交貨、取貨時，須有「購貨訂單」副本。接受交貨時，必須核實此「購貨訂單」是否已經批准。
（7）接受購貨數量，應根據需要由持有「購貨訂單」、「提貨單」或**廠商「發貨單」的接受交貨人員負責。
（8）如果對方提供滿意服務，需在**廠商「工作報告」或「工作通知單」的副本中註明。
（9）收到**商的賬單後，須經常與銀行貸方記錄核對，記入貸方。
（10）收到的債權人發票，須直接送到財務部，以便準備支付憑證。
（六）正式發票管理
1.所有正式發票必須按順序編號；
2.所有正式發票均須核實；
3.正式發票須用於所有收到的支付，並按順序開出；
4.正式發票須在收到款項的當時開出，並於當天核對；
5.對於支票收款，出納員須在「支票收集一覽表」上記錄收到的支票，並由其主管核對；
6.正式發票上的任何改動均須有公司蓋章，或財務主管簽字；
7.作廢的正式發票必須明確證明其無效，原件附在會議憑證副本上。
（七）庫存管理
1.庫存管理的基本要求
（1）保證所有的庫存物質數量和質量完好無損，如有食品類應注意物品的變質及有效期限，自然損耗在規定的範圍內。
（2）保證庫存物質做到物卡相符、帳卡相符、帳帳相符。
（3）庫存物質分類安放，保持衛生、整潔、井井有條，便於收發，檢驗和盤點。
（4）制定有效的防水、防潮、防盜、防霉壞的安全措施。
（5）建立完備的材料驗收、使用發放、清倉盤點制度。
2.採購和驗收的基本要求
（1）採購人員必須對所管物業各種公共設施裝置有一定的了解，要按質、按量、按要求購買所需的材料。
（2）要根據倉庫情況，做好採購計畫，不能盲目採購。
（3）採購計畫單需總經理審批，方可採購。採購時要貨比三家，做到價廉物美。
（4）貨物的驗收要與採購單相符，凡來辦理採購手續不予驗收入庫。
（5）根據發票檢驗進貨，凡發票需與實物名稱、型號、規格、數量核對驗收，不相符的不予驗收入庫。
3.庫存管理的原則
有效的庫存管理必須遵循以下原則：
（1）管理人員必須負責庫存的搬運並確保其存放的合理；
（2）所有存貨需放在指定地點，憑證先編號，並獲核准的「領貨單」方可取出；
（3）管理人員或其他被委派工作者須檢視廢棄存貨,並及時向部門經理匯報;
（4）存貨盤點情況須呈報部門經理，並有責任解釋任何差額。
（八）固定資產管理制度
1.固定資產應具備的條件
（1）使用期限超過一年的房屋及建築物，機器裝置、運輸工具以及其它與生產經營有關的裝置、器具、工具等。
（2）不屬於生產經營主要裝置的物品，單位價值在2000元以上，並且使用期限超過2年的。
（3）不滿上述金額的裝置，但耐用時間在一年以上的大批量同類財產也列為固定資產。
2.固定資產管理的職責
（1）固定資產使用單位應指定專人管理，做到帳物相符。
（2）對使用中的固定資產，應執行有關部門制定的維修保養制度和有關操作規程，建立健全各管理崗位責任制。實行專人管理，專人使用，專人保養，妥善保管和使用固定資產。
（3）隨著掌握使用中的固定資產動態，及時提供固定資產使用情況，經常與固定資產管理部門聯絡，不得擅自轉移固定資產。
（4）建立固定資產技術檔案、臺帳，做到統計資料和原始記錄齊全，按時、準確地填報固定資產統計報表和分析資料。
3.財務部門的職責
（1）財務部門配合固定資產歸口管理部門，做好固定資產管理的各項基礎工作。
（2）填製統一的固定資產卡一式三份，乙份歸口管理部門，乙份交使用單位，乙份交會計部門作為固定資產明細台賬。
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