第一章賬務管理

2021-03-04 09:54:51 字數 3228 閱讀 6747

概述新建乙個資料夾,命名為「帳套13」,(13 代表2023年),開啟「帳套13」資料夾,在其中新建七個資料夾,即七個財務組,每個組都有相關的內容,且具有自動連線更新功能。在《賬務管理》中,每當輸入一張憑證,相應的賬簿(賬簿管理)、財務報表(報表管理)都會自動更新,由系統自動完成所有財務工作。如下

1、本書講解順序將按照財務工作流程,根據應用的先後次序進行逐一講解,流程圖如下:

2、【資金管理】是為財務人員(出納崗位)對資金進行專門管理而單獨設定的。

3、輔助性質的管理專案,可以根據本企業具體情況而設。

第一章賬務管理

本章要點

第一節會計科目設定

第二節憑證記錄表

第三節憑證查詢和列印

第四節期初資料初始化

第五節明細科目彙總表(科目餘額表)

第六節丁字帳

第七節記賬憑證彙總表

開啟「賬務管理」資料夾,新建乙個excel文件,命名為「2023年1月zw」(zw :「 帳務」的中文拼音第一字母)。如果您是從3月開始啟用,工作錶可命名為「2023年3月zw」。

開啟空**「2023年1月zw」。如下

在「2023年1月zw.xl**」空工作表中

將表頁「sheet 1」命名為「會計科目表」

將表頁「sheet2」命名為「憑證記錄表」

將表頁「sheet 3」命名為「明細科目彙總表」

將表頁「sheet4」命名為「記賬憑證彙總表」

將表頁「sheet 5」命名為「憑證查詢(金額式)」

將表頁「sheet 6」命名為「憑證查詢(數量金額式)」

將表頁「sheet 7」命名為「現金流量專案」

將表頁「sheet 8」命名為「輔助專案」

如圖:第一節會計科目設定

當所在企業不論是那類企業(工業、商業、私營企業等等),經過本章學習,你就可以順利的完成會計科目設定工作。同時,本章節列舉了工業、商業、以及企業特殊需要的內控管理的科目設定表,使用者可以直接在會計科目設定中作以參考。

1.1.1 科目設定的要求

國家頒布的新會計準則下的會計科目表有156個會計科目,包含有六個大類,其編號分別是1 – 6 開頭的數字。

如下表(表1-1)

(表1-1)

在用excel處理時,使用者需要對「編號」(科目**)做一些修改。

如下表(表1-2)

(表1-2)

用excel編寫科目**的應用說明

1) 在採用國家公布的會計科目**的基礎上,將數值型的科目**改為文字型的科目**,如將1-6開頭的數字前加改為a-f開頭。

如:「1001 庫存現金」 改為 「a1001* 庫存現金」;「2001 短期借款」 改為 「b2001* 短期借款」;「6001 主營業務收入」 改為 「f6001* 主營業務收入」。

2) 一級會計科目的科目**必須字尾「*」萬用字元。當一級會計科目有下級科目時,系統會自動將一級會計科目下的所有二級科目的借、貸方發生額自動求和彙總。這在《明細科目彙總表》中得以應用,避免了新增加明細級科目時,一級科目匯總數少計。

同時,也避免了用手工改動求和公式的繁瑣。

現以銀行存款科目為例: 如果以「a1002* 銀行存款」為標準時,「借方」或「貸方」金額進行求和,即可分別得到「銀行存款」科目「借方」和「貸方」的匯總數。這個匯總數包含了「a100201 銀行存款-中國銀行」「a100202 銀行存款-建設銀行」「a100203 銀行存款-農業銀行」等3個下級科目的發生額。

如果沒有「*」符號,如「a1002 銀行存款」。那麼系統將把「a100201 銀行存款-中國銀行」「a100202 銀行存款-建設銀行」「a100203 銀行存款-農業銀行」3個下級科目和上級科目「a1002 銀行存款」視同為同一級科目,系統不會自動將下級科目彙總求和。不符合會計要求。

3) 同樣,如果二級科目下面設定了**科目,那麼二級科目的科目**後面也必須加「*」符號,以此類推。

如:a1002* 銀行存款

a100201* 銀行存款-中國銀行

a10020101 銀行存款-中國銀行-廣州分行

a10020102 銀行存款-中國銀行-深圳分行

a100202 銀行存款-建設銀行

a100203 銀行存款-農業銀行

掌握了會計科目設定一般方法和要求後,就可以設定科目了。先開啟資料夾「賬務管理」中的「2023年1月zw.xl**」工作表,進入「會計科目表」頁面,根據科目級次需要進行設定,如下:

《新會計準則會計科目表》包含了所有企業型別(工業、商業、金融業、保險業、銀行、證劵、農業、租賃業)的會計科目,使用者可以根據自己所在行業,自行設計編寫會計科目。

特別提示: 1、會計科目級次和明細科目的多少需根據單位財務核算預設好,留夠空間,且固定下來。

即使是預設的空間認為很滿足,還是有必要在《會計科目表》表中的定義區域內的最末幾行預設成空行,(最末幾行指的是整個科目表的最末端)以防萬一企業在應用中途增設過多的一級或明細科目。比如:預設的應收賬款一級科目下的明細科目為25個,開始時已經使用了20個,有5個空設預留著,中途出現了6個新的往來單位。

那麼將5個空預留的明細用完後,就可以在會計科目區域內最末空行增設第26個單位的明細科目**和名稱了。雖然離它的一級科目較遠,但在《明細科目彙總表》中系統會自動將第26個明細科目的發生額彙總到它的一級科目發生額中。

2、科目**的唯一性檢查

當我們在增加科目名稱和相應**時,未免會出現重複編寫現象。為了避免這種現象出現,在c列中設定「科目**唯一檢查」項,對科目編寫進行跟蹤檢驗。在單元格c3輸入公式 =if(a3="","",if(countif(a$3:

a3,a3)=1,"","重複")) ,公式含義是:當a列「科目**」為空時,將不進行科目**唯一檢查。如有**時,將會檢查a列的**是否唯一,如果重複,則出現「重複」二字予以提醒。

然後選中c3單元格,當滑鼠箭頭停在c3單元格右下角,出現「十」符號時,按住滑鼠左鍵往下拖,一直到單元格c350。這樣就使得c列從第3行到第350行的所有單元格,具有檢查科目**的功能。如果重複編寫,相應的檢查結果就會出現在c列,出現「重複」二字,如果沒有重複編寫時,則檢測結果在c列不會出現「重複」二字。

這裡要說明一點:在excel中,檢測唯一值方式方法比較多,但是,都是針對輸入時,而對複製的文字或值是無法檢測的,這是excel本身的乙個弱點。如果應用「條件格式」進行唯一值檢查,把重複值顏色變成紅色,但我們的科目**中應用了萬用字元「*」,所以,也不適合我們進行唯一值檢測。

所以採用公式檢測比較準確有效。

1.1.2 工業會計科目設定應用舉例

現以《新會計準則下會計科目表》為基礎,在excel應用中以工業會計財務普遍要求為主,編制會計科目表,使用者可以作為參考(表1-3):

(表1-3)

管理第一章

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