如何開展員工背景調查
員工背景調查（background check/reference check）是指用人單位通過各種合理合法的途徑，來核實求職者的個人履歷資訊的真實性的過程，它是保證招聘質量的重要手段之一。員工背景調查是舶來品，在歐美國家比較盛行。近幾年，隨著中國經濟的騰飛和對外開放的深化，員工背景調查也逐漸在中國流行起來，前段時間的唐駿「學歷門」更是推動了用人單位對於它的熱捧。
然而，大部分的人力資源管理者大概知道背景調查是做什麼的，對於如何具體展開專業的背景調查不甚了解，或者是一知半解。本文通過解答背景調查的各種操作性問題，以幫助人力資源管理者們充分利用背景調查這個有力的管理工具，為招聘工作把好至關重要的最後一關。
一、誰來進行背景調查？
對於用人單位而言，在具體操作背景調查的時候，有三種主要的選擇。
第一，企業人力資源部門自己進行調查。優點是人力資源部門對候選人背景情況比較了解，能夠更好地過濾調查到的資訊以做出判斷，並節約成本。缺點是個人主觀色彩較濃，調查可能不夠嚴謹客觀；由於調查技巧不夠專業，容易造成大量招聘時間和精力的浪費。
另外，如果該候選人是從競爭對手那裡「挖」過來的，前雇主難免會對此類調查有牴觸的情緒，人力資源部門聯絡前雇主的時候勢必會形成尷尬的局面。
第二，外包給比較專業的第三方調查公司進行統一處理。這類公司有著固定的調查資訊渠道，比較專業，態度中立和客觀。在中國，第三方員工背景調查的服務剛剛興起，各類企業良莠不齊，人力資源部門在選擇的時候一定要小心謹慎，否則不負責任的背景調查不僅僅造**才流失，還有可能帶來法律風險。
第三，讓獵頭公司進行背景調查。這種做法比較節約精力和成本，但是某些獵頭通常會幫助候選人做一些「技術處理」，因為他們跟候選人的利益是一致的。
現在大部分外企和大型國企的做法是將整個公司的背景調查外包給第三方專業公司來做，對大公司而言，由於招聘新員工較多，且企業有較好的支付能力，第三方公司不失為好的選擇。即使這樣，人力資源部門也應該熟悉整個背景調查的過程和相關技術，方便對第三方公司進行監督。另外還要注意的是，如果第三方公司調查出負面資訊，用人單位須要求第三方公司進行二次調查，必要時，也可以親自參與調查。
對於中小規模的公司，筆者建議人力資源專員可以自行調查，但是遇到比較高階的職位，特別是有海外背景的候選人，還是要交給專業的第三方來做。對於由獵頭公司推薦的人才，可行的做法是，在公司有聘用意向後，指定某第三方公司進行背景調查，而背景調查的費用由獵頭公司承擔。
二、何時進行背景調查？
大部分背景調查是在用人單位有錄用意向、但候選人尚未入職之前進行，稱為入職前背景調查（pre-employment background check）。在這個時段進行背景調查所面對的候選人比較少，可以節約招聘成本，而且一旦發現有造假的情況，用人單位可以靈活處理而法律負擔較小，但是這個間隙時間比較短，不一定能夠完成背景調查，候選人還有可能因為等待時間長而轉向其他公司，導致用人單位失去優秀的人才。
另外一種做法是在員工入職後、試用期之內進行，稱為入職後背景調查（post-employment background investigation）。一般來說，企業試用期在1個月到3個月之間，這段時間完全能夠進行充分的背景調查，也不用擔心失去優秀的員工；但是由於已經與員工簽訂勞動合同而且員工已經實際到公司工作，一旦發現有造假情況，公司辭退該員工要冒比較大的法律風險，而且如果該員工存在職業道德上的問題，給公司帶來的損失會大很多。
在這裡，筆者建議對於大部分的職位，公司可以採取入職前背景調查，防範於未然；對於公司緊急招聘的職位，可以入職後再補上背景調查，但需要在法律上做好相應的防範。
三、調查哪些人？
對於企業而言，並不是對全體員工都要做背景調查。一方面企業要考慮自身的財力和人力安排，資金充裕的大公司完全可以全員進行背景調查，對於中小型公司，筆者建議對一定級別以上的關鍵崗位進行背景調查；另一方面用人單位要考慮自身所處的行業性質。
四、背景調查的內容有哪些？
員工背景調查的內容主要包括身份識別、犯罪記錄調查、教育背景調查、工作經歷調查、資料庫調查五大類。其中，身份識別指核實候選人身份證的真假；工作經歷調查包括調查工作經歷是否真實，即時間、職位、是否正常離職等資訊，和工作具體表現兩種；資料庫調查指通過各種權威的資訊庫來查詢候選人被公開的一些負面資訊。
在同乙個企業中，對不同崗位所進行的背景調查的範圍和深度是不一樣的。筆者建議企業人力資源部可以根據崗位重要性將員工劃分成幾檔，以此決定對不同員工進行調查的範圍和深度：最基層的員工可以僅僅做身份證識別和犯罪記錄核實，比如一線的操作工人、保安、保潔人員等。
初級專業職位例如文員、助理一類，需要加上教育背景和工作經歷的核實，教育背景僅核實最高學位，工作經歷僅了解最近一兩段工作經歷，也只需確認工作起始時間和是否正常離職即可，不需要了解詳細的工作績效。高階專業職位，包括核心技術人員、高層管理者，則需要全面徹底的調查，包括各種專業資格證書的核實、海外經歷核實、是否陷入各種法律糾紛、是否在**中有負面報道、在前任雇主的詳細的工作表現和真實的離職原因。另外，還要進行更長時間範圍內的工作經歷核實，在中國，一般最長可以追溯到候選人 10年以內的工作經歷。
教育背景也可以核實從本科開始所取得的所有學位。最後，對於一些特殊性質的職位，例如法務、財務相關工作，無論職位高低，都需要進行最全面嚴謹的調查。
五、如何具體操作背景調查？
根據上面所說的調查內容分類，筆者分析下如何具體操作各項背景調查。
1、身份核實
全國公民身分證號碼查詢中心可以辨別候選人身份證的真偽。
2、犯罪記錄核實
有兩種渠道，一種是候選人戶口所在地派出所。由於犯罪記錄在中國不對公眾開放，所以大部分派出所不會進行口頭的核實，比較通常的做法是候選人本人或者親屬到當地派出所開具無犯罪記錄證明，並提供開具證明的警官姓名和辦公**，然後再打**到派出所找該名警官核實情況是否屬實。
第二種是員工檔案所在地。由於中國檔案管理不健全， 所以不一定所有的犯罪資訊都會在檔案裡面有，所以該渠道只能是乙個備用渠道。
3、教育背景核實
全國高等教育學生資訊網能查詢2023年後的大專以上的畢業證書，但無法查詢學位證書。如果員工獲得的是專科學歷，由於專科學歷只有畢業證書，無學位證書，因此僅查詢該**即可；對於本科或者以上學歷，有學位證書一定有畢業證書，而有畢業證書不一定有學位證書，因此該**不太適用，需要通過高校的檔案館來核實學位證書，一般的檔案館要求調查者發函或者傳真過去，並收取少量的查檔費；對於國外的教育經歷，可以委託有能力的第三方公司或者國家教育部的留學服務中心來核實。
4、工作經歷真實性的核實
通過公司總機轉到人力資源部門，進行找到相關人事專員，這是最可靠的一條途徑。當遇到總機要求實名轉接時，可要求候選人提供乙個人事專員的姓名，通過總機轉入進行核實。如果無法提供，前任主管也是另外一條可靠的渠道。
5、工作具體表現的調查
如果需要核實該項，首先應在進行工作經歷真實性核實時，從人事部門那裡確認候選人直接上級的姓名和****，然後通過總機或者公司郵箱採訪上級。
6、資料庫調查
企業可根據自己的需求，選取不同的資訊庫**進行排查。
六、如何確保調查結果的可靠性？
背景調查的可靠性是保證招聘結果可靠性的重要部分，而結果的可靠性**於過程的可靠性。筆者根據自身專業的調查經驗，在這裡給出幾點建議：
首先，調查前選擇可靠的調查渠道，這裡所說的「可靠」是指那些權威的資訊**。比如對於工作起止時間、職位等客觀資訊，人力資源部這樣有權保留員工資訊的部門是可信渠道之一；而對於工作具體表現，直接主管則更可靠一些，因為主管是對員工進行績效考核的主要主體。
其次，確保接受調查的人的身份是可靠的。在選擇了可靠的調查渠道後，如何認定我們所接觸的人真的是候選人的前主管或者人力資源部門呢？總機和辦公郵箱是關鍵。
因為乙個公司的總機是公開的、可以信賴的、相對來說是不會變的；辦公郵箱也是這樣，所以如果乙個人是我們通過總機或者是公司郵箱聯絡上的，那麼這個人的身份是可以信賴的。
再次，確保接受調查的人提供可靠的資訊。即使我們選擇了可靠的渠道，確定了該渠道中某個人的身份，那麼如何確保他/她說所的話是相對客觀公正的呢？這裡用「相對」這個詞，是因為人都是感情動物，在評價乙個人的時候難免有主觀色彩，我們只能盡量控制這種主觀的程度，而無法完全消除。
要做到這點，我們需盡量弄清楚並記錄接受調查的人的姓名（至少是姓）、辦公**以及職位，如果乙個人被別人知道了自己的姓名、性別、職位和辦公**，那麼他/她自然而然就不太可能會說謊，因為他是可以被定位的，同時這些資訊也方便我們再次打**進行二次調查。另外，如果是通過郵件、信件、傳真聯絡此人，應妥善保留這些書面證據，如果通過**核實出來有負面資訊，那麼必須找證明人要乙份書面的證明。
最後，一旦出現虛假的情況，人力資源部門應該高度重視，除了索要書面證明外，還要進行各種特殊情況的排除。例如：候選人可能將實習的時間併入工作時間而造成工作起止時間有出入；職位名稱方面，候選人可能寫的是對外的職位名稱，而前雇主提供的則是對內的職位名稱；薪水方面，候選人寫的可能是稅後工資，而前雇主提供的可能是稅前工資。
在排除了這些可能的特殊情況後，我們再從其它渠道進行二次調查。例如，如果前雇主人力資源部門提供工作時間有很大出入時，可以找前任主管核實，而如果某位主管對候選人評價非常不好時，可以找另外一位主管核實。
還需要注意的一點是，我們在判斷一名員工是否弄虛造假時，需要將他填寫在背景調查表上的資訊與實際核實到的情況進行對比，所以必須防止該候選人在招聘的前幾個環節使用乙個版本的簡歷，而等到背景核實的時候因為心虛又使用另外乙個版本的簡歷資訊。這種情況屢見不鮮，尤其在招聘人員和調查人員不同或者是將該項業務外包給第三方時，因此為了避免這種情況，人力資源部可以自行或者委託第三方將背景調查表上的資訊與應聘的簡歷進行對比，一旦有出入則要求候選人做出解釋。
七、如何避免背景調查中的各種糾紛？
背景調查的糾紛主要是由於候選人對背景調查的過程和結果不滿造成的各種勞動關係的糾紛，由於中國目前的法律沒有明確地對企業背景調查的權力和義務進行界定，不滿的候選人就很有可能訴諸於法律。這種情況違背了背景調查的初衷，無論是對於公司的聲譽，還是對於公司正常的運營，都是極為有害的。
首先，企業要在背景調查前做好兩手準備，一方面，要獲得候選人/員工的理解和支援，把調查的目的、調查的內容、調查人員範圍都向被調查人做解釋說明，最好是在面試中就告知候選人，讓他們有思想準備，這樣後續的調查也能獲得他們的配合和支援。另一方面，要求候選人填寫背景調查資訊表。在該表中，除了要求候選人提供各種需要調查的資訊外，還應包括候選人親筆簽署的授權書和宣告書。
授權書的大體內容是授權用人單位以及其第三方代表來調查**中的各項資訊，並免除因此產生的一切責任；宣告書的樣本則如下：本人宣告，該調查資訊表裡面填寫的資訊真實無誤，本人清楚如有虛假或者遺漏資訊，可以按照公司的聘用、懲戒和解聘規定處理，可能導致違紀處分，包括拒絕聘用和解除勞動關係。
其次，在背景調查過程中要保持嚴謹和客觀的態度，妥善處理背景調查的負面結果。對於疑似負面的資訊，要排除各種特殊情況，並多渠道求證，不能輕易地下結論，要相信大部分的員工都是誠實的，何況是過五關斬六將的候選人。但是一旦確定這些負面資訊屬實則需採取相應措施，情節較輕者從輕處理，如培訓、調整工作崗位等，情況嚴重的要果斷地拒絕聘用，或與之解除勞動關係。
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