馬合中學
學校辦公室負責學校對外行文和公文的收發處理工作，檔案管理內容包括：第一，做好收文處理，包括：簽收、登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦等工作；第二，做好發文處理，包括：
擬稿、核稿、簽發、用印、分發等工作；第三，做好文書管理，包括：保管、提供借閱、整理、歸檔等工作。另外，還包括學校的各種會議記錄、制度文字、重大活動材料等工作。
為使我校行文和收文處理規範化，特制定本管理制定。
一、行文規定
（一）凡以我校名義上報或下發的檔案（報告、請示、紀要、通知、函件等），由指定專人擬稿，經負責人、分管人員初審後，送校辦公室核稿，經校辦公室核稿後送主管領導簽發。重要檔案需由主管領導審核，校長簽發。聯合行文必須經校長同意，方可發出。
（二）經領導簽發的文稿交校辦公室統一登記、分類存檔。由校辦公室列印、校對、裝訂，上行文由校辦公室傳送並催辦，平行文和下行文由擬稿處室分發。
二、收文處理
（一）所有發至我校的公文(含傳真件公文和附有領導的批示或上級部門轉我校處理的公文)，由校辦公室統一簽收、登記，送校領導閱示或送有關處室辦理。
（二）檔案按閱件、辦件進行分類。校辦公室主任負責根據檔案內容和規定的傳閱範圍，提出辦文意見，送校領導批示或交有關負責人閱辦。需要辦理的公文，經請示校領導後辦理，辦公室根據檔案內容、領導批示予以催辦。
1、傳閱的檔案，交給有關人員簽字傳閱，傳閱完畢，收回存檔。
2、**交辦的檔案，交經辦人簽收，如果找不到相關人員，可及時**聯絡，如屬重要檔案，應定期收回，要按規定上報、清退。
3、各負責人辦理的公文，應送主辦部門，緊急檔案先辦後閱，辦理與傳閱同時進行。
4、對急辦件，辦公室應立即將檔案送交校領導批閱。領導不在時，辦公室應根據檔案內容及時限要求，交相關業務人員辦理。事後及時向校領導匯報並做好督辦工作。
5、各部門來文有限制日期要求的，應及時催辦，發現問題，及時匯報。
（三）一般公文通過學校群傳閱給相關老師。保密檔案一律由辦公室專人傳送。
（四）凡外出開會、學習帶回的檔案及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、檔案傳閱制度
為使檔案傳閱迅速、準確、規範、安全，特制訂本制度。
（一）工作人員對來文要及時處理，做到當日檔案當日處理。
（二）工作人員在做好檔案的簽收、分類、登記工作後，辦公室提出擬辦意見。
（三）按照擬辦意見規定的範圍，由工作人員及時將檔案送交有關領導閱批。
（四）領導批示有關部門閱辦的檔案，各部門要認真登記，及時按批示意見辦理，並在檔案上註明反饋結果。
（五）檔案應當天閱畢，最長不超過三天，急件應隨到隨閱，不積壓檔案。檔案閱後應及時返還工作人員，如需繼續使用，經辦公室同意後，可另行辦理借閱或影印。
（六）密級檔案的傳閱，應嚴格遵守保密紀律。密級檔案不准帶出辦公室，不准影印、摘抄，不准洩露檔案內容。
（七）閱批檔案，一律使用碳素筆或鋼筆。
（八）工作人員應做到勤送、勤取、勤催；及時傳閱和催辦。
四、檔案儲存
（一）對每一號檔案，必需將1份檔案原件或1份影印件及檔案發放記錄按照檔案編號順序完整儲存。
（二）對處理完的檔案（含重大活動材料等），要及時整理，按照規範要求和時間順序歸檔，保證應歸檔的檔案材料齊全。
（三）做好檔案的備份工作，一般要求使用電子備份和紙介質備份，便於日常使用。
五、本制度自公布之日起施行。
馬合鎮初級中學
二零一四年八月十八日
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