1.目的
為規範公司對外置待和參觀指導工作，保證接待工作的高效有序進行，樹立公司良好形象，保證給來訪公司的領導與客戶提供乙個滿意的接待服務。
2.適用範圍
本制度適用於公司的商務接待活動。
3.職責
3.1行政管理部作為參觀接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的安排和管理，擬定來賓的接待計畫，協調相關部門落實接待任務，提供後勤保障。
3.2各部門作為來賓接待部門，負責配合行政管理部的接待工作，及時提報、反饋來訪資訊，協助擬定接待計畫，參與來賓接待。
4.參觀接待流程
4.1處理接待資訊
4.1.1來賓對接部門或公司領導獲悉來賓來訪通知後，及時傳遞資訊至行政管理部；如因時間緊急，應及時**通知行政管理部負責人。
4.1.2行政管理部及時與來賓聯絡，全面了解來賓基本情況，包括來賓姓名、性別、職務、來訪具體時間、人數、航班資訊、來訪目的和要求、是否需用車、訂房或其它要求，並及時落實。
上述來賓資訊由來賓對接部門聯絡取得的，來賓對接部門將資訊及時反饋給行政管理部。
4.2編制接待日程安排表
行政管理部根據來賓的來訪行程編制接待日程安排表，包含日期、時間、事件、地點等內容。
4.3制定接待計畫
行政管理部在全面了解來賓資訊的基礎上協調來賓對接部門擬定接待計畫，排出接待議程，確定接待負責人及參與人員，酌情安排接待標準，並報公司領導審批。
4.3.1接待標準
4.4安排接待人員
接待計畫通過公司領導審批後，行政管理部根據實際工作的需要安排接待人員，告知接待人員相應的接待任務及注意事項。肩負接待任務的人員必須嚴格按照標準落實整個接待過程。一般情況下，來賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。
4.5傳達接待資訊
行政管理部根據日程安排表通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所。
4.6接待前期準備工作
4.6.1會議準備
4.6.1.
1會前聯絡：確定參加會議的人員名單，包括會議的主持人、組織人、與會人員。通知參會人員（包括來賓、公司員工）具體的會議時間、地點，提醒與會人員按照日程表安排準時參加。
4.6.1.2會議室選擇：中小型會議（20人以下）首選第三會議室，其次為第二會議室；人數超過20人，則選擇六樓培訓室。
4.6.1.3會議室布置：
（1）桌椅擺放：根據會議型別、性質、人數，結合會議室具體情況安排會場布局，主客桌要安排恰當，會議用桌要平整，無汙垢，無破損，椅子要趕緊整潔，椅子左右距離合適，桌椅各成直線。如與會人數較多，需提前準備好椅子，在會議室根據來賓的數量進行準備，要求擺放前後排插孔擺放。
（2）桌牌：根據與會人員名單提前將桌牌打好，並確認擺放位置。
（3）鮮花：根據來訪客戶的級別而定，提前3小時準備到位，鮮花需根據要求擺放到講台上。
（4）電器裝置：包括電腦、投影儀、翻閱/雷射筆、白板、移動音箱、固定音箱、話筒，按規定位置擺放，確保物品乾淨整潔，無破損，能夠正常使用。投影儀正確擺放，確保投影儀不歪斜，對正投影幕，應提前1小時除錯完畢；音箱整齊擺放在牆角處，提前除錯好音量及效果，放在會場靠邊適當位置或牆角處；各種裝置都有備用會前，五分鐘檢查裝置設施是否能夠正常使用。
（5）白板筆、白板刷、影印紙：白板筆（黑、藍、紅各兩支）需提前備齊放在指定位置並檢查是否有墨，影印紙準備一包放在指定位置。
（6）茶水、點心準備：確定點心、水果品種、數量及費用，提前一天完成購買；會議前1個小時，將點心、水果（洗淨）放在托盤上放置在指定位置；準備好放果皮的托盤和紙巾，放於指定位置；將茶水杯或礦泉水擺放會議桌的所定位置（通常夏季擺放礦泉水，春秋冬**擺放茶水）；會前5分鐘泡好茶水、咖啡並擺放好。
（7）空調：夏天將空調提前30分鐘開啟，保持室內涼爽。
（8）會議室衛生：保潔員在會議前1個小時做好桌子、椅子、地面、窗簾等衛生情況，各個地方都要打掃到位，保證會議室內外無異味、無雜物。
4.6.1.4會議資料準備：行政管理部落實會議需要匯報材料，演示材料，並於會議前半個小時按照客人的數量提前準備好宣傳資料並擺放整齊。
4.6.2參觀準備工作
4.6.2.1指定參觀方案：來賓來訪前一周制定參觀路線方案，明確參觀路線、解說人、準備好解說詞。
4.6.2.
2參觀用品準備：行政管理部根據來賓資訊準備橫幅，歡迎牌，指示牌；在一樓迎賓前台擺放2個鞋套機，根據客人數量在四樓第一會議室準備白大褂、鞋子、帽子、口罩，白大褂鈕扣全部開啟，衣服必須疊放整齊；鞋套機需提前檢查，如遇人多，鞋套機不夠用時需有協助人員發鞋套。
4.6.2.3注意事項提醒：在公司各個顯眼的地點張貼注意事項。
4.6.2.4：4s檢查：在來賓到達的前一天對廠區及辦公場所進行全方面的4s。
4.6.2.5檢查及演練：在來賓到達的前一天進行一次參觀演練，確保一切準備工作已落實到位。
4.6.3住宿安排
如來賓需要公司安排住宿的，則由行政管理部行政助理按規格要求預訂酒店，並事先到酒店考察是否符合要求，明確付款方、付款方式並預付定金；預訂成功後，把確認函資訊提前告知客人；如有需要，為來賓辦理入住、退房手續；在來賓住宿期間，根據來賓要求與酒店進行溝通協調。
4.6.4車輛安排
4.6.4.1接/送機
（1）確定接/送機司機、車輛安排、接/送機人。
（2）物品準備：接機牌（中英文版本）、日程安排表（中英文版本）、南寧市地圖。
（3）需在地圖上標出訪問時所要到達的地點。
（4）接待負責人將來賓的基本資訊情況、航班資訊、住宿資訊以書面形式告知負責接/送機司機。司機在收到接/送機用車任務後，按照要求接送。
（6）如無法安排車輛的應通知來賓並告之坐車方式，特別是飛機的，可通知其坐機場高速專線或打計程車。
4.6.4.2訪問期間的用車安排：確定司機、車輛安排及用車時間點，並將資訊告知司機。司機接受用車任務後，按要求接送。
4.6.5餐飲娛樂安排
4.6.5.1確認餐飲娛樂專案負責人，由餐飲娛樂專案負責人預訂餐館、娛樂場所，交付定金。在預訂前應對餐館/娛樂場所的位置、交通、特色、**等方面進行考察。
4.6.5.2據來賓情況，酌情安排用餐標準、酒水，與餐館方確認菜譜（菜譜重需有一兩道菜是根據客人口味安排的）。
4.6.5.3確定宴請時間、地點、出席者名單、座位安排。
4.6.5.4根據出席者的職務安排好座位，必要時需製作颱卡；
4.6.5.5向宴請出席者發布具體通知，包括宴請的時間、地點、出席人物、車輛安排等。
4.6.5.6就餐過程中，接待人員可以適當地帶動氣氛，促進雙方的感情交流（注意事項：接待人員本人不要喝酒過度，結帳不要當來客面，出外結帳）。
4.6.6旅遊
4.6.6.1根據來賓的需求，制定旅遊計畫。
4.6.6.2提前確認旅行社；
4.6.6.3確定旅遊路線以及景點安排；
4.6.6.4確認旅遊用車，車牌號，座位等資訊；
4.6.6.5聯絡好餐館，保證旅遊期間的用餐。
4.6.6.6提醒客人注意自己的貴重物品並根據天氣的變化情況提醒客人增減衣物；
4.6.6.7備好小藥箱，外出旅遊時需要準備好放在車上
4.6.7其他
4.6.7.1橫幅、歡迎牌、指示牌：確定橫幅、歡迎牌、指示牌的內容，交由領導審核，通過審核後及時聯絡製作，於接待前一天與製作方交接完畢。
4.6.7.2禮品：制定禮品標準，呈公司領導審批，領導審批後進行購買，幷包裝好。
4.6.7.3攝影：確定攝影負責人，攝影地點、座位安排及攝影時間；
4.6.7.4檢查全廠衛生：通知各個部門整理好各自的區域衛生。
4.6.7.5宣傳欄：提前兩天完成二樓、三樓宣傳欄的更新。
4.6.7.6轉賬/現金預支：接待過程中需要支出費用的，各專案負責人制定費用預算，填寫《現金預支單》或《用款申請單》，經總經理審批後，持表單到財務部預支。
4.7接待準備工作前期確認
來賓到達的前一天，對各項接待準備工作進行前期確認，確保每一項準備都落實到位。
4.8正式接待
4.8.1接機
4.8.1司機、接機人提前半個小時到達機場，持接機牌在出口住等候來賓。
4.8.2司機、接機人接到來賓後，幫來賓提行李，引導來賓上車。
4.8.3詢問來賓行程是否有變化，及時調整車輛安排。根據來賓要求，將來賓送至下榻酒店或直接送到公司。
4.8.1工廠參觀指導
4.8.1.1行政管理部安全組根據來訪時間，提前半個小時15分鐘設立形象崗，在一樓迎賓前台擺放2個鞋套機，擺放好水牌。
4.8.1.2參觀組負責人於來賓到達前半個小時，根據來訪者數量，準備好的白大褂、帽子、口罩等整齊擺放在四樓第一會議室的會議桌上。
4.8.1.3來賓到達前半個小時，開放會議室空調，會議室一切準備工作已就緒。
4.8.1.4來賓快到達廠區時，接待負責人應組織參與陪同人員在廠區大門口站立迎接以示禮貌。接待負責人及陪同人員應衣著得體，精神煥發，佩戴工作牌。
4.8.1.5來賓到達公司後，接待負責人引領來賓到指定會議室就坐。
4.8.1.6來賓入座5分鐘內，為來賓斟茶。
4.8.1.7會議期間，接待人員應做到：
（1）會議進行期間，每隔40分鐘續水、咖啡一次；
（2）會議期間及時提供服務，如臨時資料的準備、影印、列印等，如有事需要離開，必須找人替崗，保證會議有人值班；
（3）會議期間，做好保潔工作，盡快整理補充和更換各種用品，保持檯面整潔；
（4）為客人指示洗手間和吸菸區方向。
4.8.1.8按接待計畫，需要安排相關人員與來賓進行技術交流的，由接待負責人負責**相關人員與來賓進行技術交流，安排人員做好技術交流會議記錄。
4.8.1.
9來賓要求參觀廠區的，接待人員告知來賓參觀注意事項，並將來賓指引至第一會議室穿大白褂、戴帽子，然後解說人員按事先安排的路線帶領來賓參觀。參觀結束後，第一會議室負責人要收拾好白大褂、帽子，並放回原處。
前台接待標準流程
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公司接待流程及標準
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