密級：部門內部檔案
編號：行政-標準規範類2014【0001】
資產採購管理制度1.0
行政2023年2月26日
一、總則
1、 為對公司固定資產的購置進行有效管理，降低購置成本，特制定本制度。
2、 本制度適用於固定資產採購及辦公物品採購。
3、 編制固定資產採購計畫與預算。
二、辦公用品採購及管理
1、綜合部根據辦公室人員編制及辦公用品使用情況，編制辦公用品年度預算費用。
2、辦公用品年度預算提交財務及高層審核，財務經理及董事長簽字確認後，方可執行。
3、綜合部行政專員根據每月辦公費用於每月5日、20日定期採購日常辦公用品。
4、因崗位及職能不同，需採購特殊辦公用品人員，可單獨提交《辦公用品採購申請表》（附表一），交部門負責人、綜合部審批，董事長簽字後方可由行政專員採購。總金額不超過200元的低值易耗品及日常辦公用品無需填寫採購單。總金額大於等於200元易耗品，需填寫《辦公用品採購申請表》。
5、每月8日行政專員及前台對辦公用品進行盤點及統計分析，如遇假日，則提前或推遲1日，及時了解辦公用品進出情況。
6、辦公用品領用時間為每週
一、四下午3點—5點，領用者需在辦公用品領用登記表上簽字確認。
7、領用耐用辦公品時，需以舊換新。
三、固定資產採購
（一）、固定資產購置申請流程
1、計畫彙總：固定資產使用部門根據實際需要，編制本部門的固定資產年度採購計畫，填製《固定資產新增計畫表》（附表二）以及部門的《固定資產購置預算表》（附表三）。在經由部門負責人審核批准後，報綜合部彙總。
2、審核：綜合部行政專員對各部門上報的《固定資產新增計畫表》和《固定資產購置預算表》進行審核彙總，並交綜合部經理審核簽字。
綜合部審核內容包括以下幾個方面。
（1）購置的原因。
（2）擬購入時間。
（3）擬購入數量。
（4）對於是由於現有固定資產折舊年限已到需新增的，應審核其相應的購入時間和實際折舊年限。
3、批准備案：綜合部將簽字確認後的《固定資產購置預算表》報財務部、高層批准備案。
4、財務部審閱並核對下一年度的固定資產採購計畫，由財務經理簽字確認後，上交董事長審批，形成正式的下一年度《固定資產購置預算表》和《固定資產新增計畫表》，並在財務部和綜合部歸檔儲存。
5、各部門根據正式的固定資產購置計畫進行固定資產購置申請。
6、根據年度固定資產新增計畫以及實際的使用需要，各部門詳細填列《固定資產採購申請表》（附表四），提出固定資產購置申請，申請表填製內容主要包括：固定資產名稱、規格、型號、預算金額、主要製造廠商以及購置原因等。
◇原則上提交《固定資產採購申請表》為每月8日。
7、《固定資產採購申請表》由各部門購置申請人，報部門經理審核簽字，綜合部經理簽字，董事長簽字方可採購。若屬計畫外採購，還需填寫計畫外固定資產購置說明，對計畫外購置的原因進行詳細說明。
◇採購金額小於等於1000元，部門經理簽字，綜合部經理簽字即可，採購金額大於1000元，部門經理簽字，綜合部經理簽字，董事長簽字才可採購。
（二）、固定資產採購流程
◇ 採購員在採購物品時，應按相關要求選擇所需物品。
1. 核價
固定資產購置應堅持多方詢價（不少於三方）的原則，保證資產購置**的合理性，爭取採購物料質優價廉。
**商的選擇：
採購人員在進行供貨商的選擇時，應著重考慮供貨商的資質、能力、信譽以及質量保證體系；同時根據**、品質、交貨期、付款條件、廠商信譽以及歷史使用情況等選擇出最優者。
2. 借支
採購員憑審批手續完整的《固定資產採購申請表》到財務部按照《財務制度》中的相關規定借支物品採購定金的現金或支票。
3. 簽訂訂購合同
在確定供貨商或者承包商後，由採購人員或有關負責人在授權的範圍內與之簽訂合同。合同應該明確規定購置固定資產的型號、效能、**、質量要求、交貨期限、結算方式等，或者土建工程的結構、面積、工期、造價、質量標準等。
◇ 注：單批購置固定資產金額達到10萬元以上採用公開招標採購，招標檔案和成交合同交財務部備案。對不宜招投標的，應當進行市場調查和多渠道詢價，然後確定供貨商。
（三）、固定資產驗收
◇ 採購員及行政專員應將採購回來的物品按照《資產採購管理制度》的相關規定及時辦理驗收入庫手續。綜合部行政專員根據固定資產申請受理時間，對採購申請單及採購的資產進行統一編號。
1、採購員根據資產到貨的時間，及時通知綜合部及使用部門一起對購置的裝置等固定資產進行驗收，並在驗收單上簽字確認，辦理資產入庫手續。
2、對採購物品的驗證採用抽樣的方法，採購物品數量（單個）少於10個的，抽樣100%驗證；對採購物品多於10個且少於100個的，抽樣10%驗證；對採購物品100個以上的，抽樣2-5%驗證。
3、對所採購的物品應具備合格證，特別是對批量（或成箱、成件）購買的物品必須要驗證物品的合格證。
4、對驗證物品的規格、數量等須與《固定資產採購申請表》上的相符，上下浮動不超過2%。
5、綜合部應對常用物品的產品說明書、產品使用說明等資料妥善儲存，待備查。
6、驗收標準
◇ 外包裝平整光滑，無擦傷、破損，密封包裝無裂縫、無滲漏、無汙染或扭曲變形；
◇ 在包裝上標明生產日期和有效期的，注意核對日期是否過期；
◇ 驗證物品質地、顏色、規格、尺寸是否符合購買要求；
◇ 對受力部分應用手或其它方法做加力實驗；
◇ 檢查附屬件是否齊全。
（四）、固定資產移交
1、固定資產驗收合格後，由綜合部移交申請使用部門投入使用。
2、綜合部開具一式三聯的入庫單，經綜合部門簽字後，一聯由綜合部留存，一聯由採購人員報銷時提交財務部門作為採購資產登記原始憑證。
3、綜合部開具一式三聯的出庫單，經綜合部門和使用部門雙方簽字後，一聯由綜合部留存，一聯交由使用部門存留。
（五）、結算
財務部門審查驗收合格檔案、報銷單/匯款申請單、供貨或承包合同、賬單、發票，審查無誤後，由會計審核，交財務經理簽字確認、董事長簽字確認，即由出納向供貨商/承包商支付尾款/貨款。
（六）、固定資產安裝
購置的固定資產如需安裝，使用部門領取固定資產時，在出庫單上註明「需安裝」字樣，註明安裝時間，由綜合部聯絡專業安裝人員安裝。
（七）、固定資產管理
每季度第乙個月15號對固定資產進行清點與盤算，由財務人員及綜合部人員共同參與，對於破損物品應及時修理，保證資產正常使用。
對損壞程度較大導致無法再使用的資產，應查明原因，及時處理。屬個人原因損壞的，應要求個人按照折舊**賠償；屬正常折舊損壞的，公司按照以舊換新的原則，更換壞損資產。
四、固定資產報廢
1、當固定資產嚴重損壞，沒有維修價值時，由固定資產使用部門提出申請，填寫《固定資產報廢申請表》（附表五），交綜合部報財務部和董事長審批。
2、經批准後，綜合部對實物進行處理。處理後對臺帳及固定資產卡片進行更新，並將處理結果書面通知財務部。
3、財務部依據董事長批准的固定資產報廢申請和實物處理結果，進行帳務處理。
附表二:
附表四：
附表五：
固定資產報廢申請表
編號填製時間年月日
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