第一章總則
第一條為加強人民調解業務檔案規範化建設和科學化管理，統一人民調解業務檔案管理工作制度，促進基層人民調解委員會各項工作落實，根據《中華人民共和國檔案法》和省廳檔案管理有關規定，結合我市人民調解工作實際，制定本辦法。
第二條人民調解業務檔案是人民調解委員會在調解工作中形成並歸檔的具有查考利用價值的文字、圖表、聲像等不同形式或者載體的檔案材料，是人民調解員工作、活動的真實記錄。保管、整理好人民調解業務檔案是人民調解委員會的重要任務。
第三條人民調解委員會應重視和加強檔案管理工作，建立健全有關業務檔案材料的收集整理、立卷歸檔、保管利用等各項規章制度。
第四條人民調解委員會應配備專、兼職檔案管理人員，檔案管理人員要熟悉所存檔案的情況，主動了解人民調解員對檔案利用的需要，積極做好提供工作。
檔案管理人員的職責是:
一、收集、整理、保管和統計本調委會的檔案和有關資料，確保檔案的完整和安全；
二、積極開展檔案的利用工作，為人民調解員開展工作提供服務；
三、指導、督促、檢查人民調解業務文書材料的立卷歸檔工作；
四、進行檔案鑑定，並按照國家有關規定做好檔案移交工作；
五、接受司法行政機關的業務指導、監督、檢查，定期匯報檔案工作情況；
六、完成領導交辦的有關檔案工作的其他任務。
第二章立卷歸檔
第五條人民調解業務檔案按年度和一案一捲、一捲一號的原則立卷。跨年度的，應在辦結年立卷。
第六條人民調解員在調解過程中使用的各種證明材料、往來公文、談話記錄、調查筆錄、調解記錄等，都必須用鋼筆或簽字筆書寫、簽發，字型要整齊、清晰；縣、區、鄉鎮（街道）、企事業人民調解委員會製作的人民調解協議書要求用a4紙列印。
第七條人民調解員從接受調解當事人申請時起，應該注意收集儲存有關材料，著手立卷的準備工作。人民調解員在調解終結後，應當全面整理、檢查全部文書材料，補齊遺漏的材料，去掉不需立卷歸檔的材料。在立卷歸檔的過程中，內容相同的文字材料只存乙份，但有領導批示或載有其他相關證據的材料除外。
第八條在立卷歸檔過程中對不能附卷歸檔的實物證據，可將其**及證物的名稱、數量、規格、特徵、保管處所、保管人、質量檢查證明等記載或留存附卷後，分別保管。
第九條人民調解業務檔案應按照案卷封面、卷內目錄、案卷材料、備考表、卷底的順利排列。
案卷材料應按照以下順序排列：
一、調解申請書；
二、當事人（自然人或者法人）身份證明（影印件應由審核人簽名）；
三、授權委託書；
四、當事人權利義務告知書；
五、民間糾紛受理調解登記表；
六、談話筆錄；
七、調查筆錄；
八、證據材料（影印件應由提供人簽名蓋章，並註明影印件於原件相符。）；
九、調解通知書；
十、調解筆錄；
十一、人民調解協議書；
十二、回訪記錄。
簡易調解達成協議並及時履行的調解案卷，其卷宗應具備上述
一、三、
四、五、
八、十項材料。
第十條立卷人應用鋼筆或簽字筆填寫案卷封面。案卷封面的填寫要按照以下填寫：卷宗類別：
應填寫什麼糾紛（案件）；卷名：某某與某某發生的什麼糾紛（案件）；卷號：每年從001開始編號。
填寫卷內目錄，內容要完整，字跡要工整。人民調解業務檔案案卷一律使用阿拉伯數字逐頁編號，兩面有字的要兩面編頁號。頁號位置正面在右上角，背面在左上角，無字頁不編號。
有關卷內文書材料的說明材料，應逐項填寫在備考表內。
第十一條案卷按a4紙規格立卷。人民調解業務文書材料裝訂前要進一步整理，對破損的材料要修補或複製，複製件放在原件後面。對字跡難以辨認的材料應附上列印件。
窄於或小於a4紙捲麵的材料，要用紙張襯底；大於a4紙捲麵的材料，要按捲麵大小摺疊或者裁剪整齊。需附卷的信封要開啟平放，郵票不要揭掉。文書材料上的金屬物要全部剔除乾淨。
案卷裝訂一律使用棉線繩，三孔訂牢，貼上封貼。
第三章接收和管理
第十二條人民調解業務檔案應在結案後乙個月內整理立卷，經主任審閱蓋章後，移交檔案管理人員，管理人員根據檔案管理要求將案卷裝檔案盒，編號上架，同時辦理移交手續。
第十三條檔案管理人員接收檔案時應進行嚴格審查，凡不符合立卷要求的，一律退回立卷人重新整理，全部合格後，辦理移交手續。
第十四條涉及****和個人隱私的案卷應列為密卷，案件承辦人應在歸檔時在檔案封面右上角加蓋密卷章。
第十五條隨卷歸檔的錄音帶、錄影帶等聲像檔案，應在每盤帶上註明當事人的姓名、內容、檔案編號、錄製人、錄製時間，逐盤登記造冊歸檔。
第十六條檔案管理人員接收案卷時，應檢查案卷質量，在案卷封面左上角應蓋「歸檔」章。對已接收的案卷，按年度順序排列編號。檔案管理人員必須編制《案卷目錄》和必要的檢索卡片。
第十七條人民調解委員會應建立人民調解業務檔案借閱制度和檔案借閱登記薄。借閱檔案必須履行一定的審批和登記手續，並限定借閱期限。因特殊情況不能按時歸還的應辦理延期手續。
原案件人民調解員因工作需要，履行借閱手續，可以調閱已調解歸檔的檔案。但有明文規定須經領導批准的除外。上級司法行政部門因工作需要借閱的，應出示正式調閱函件，並履行借閱手續。
第十八條人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要，要求查閱有關檔案的，應出示正式查閱函件，經人民調解委員會主任同意後辦理查閱手續。因特殊情況必須借出的，應經同級司法行政機關批准。借出時要查點清楚，辦理正式借據，並限期歸還，借出的檔案不得轉借其他單位和個人使用。
原則上不把人民調解業務檔案不的借出其他單位或個人，因特殊情況必須查閱的，須由人民調解委員會報司法行政機關批准。
第十九條凡涉及國家秘密、商業秘密或個人隱私的調解業務檔案，以及當事人要求保密的檔案，不得借閱和查閱。特殊情況必須查閱的，須報司法行政機關批准。凡經批准允許查閱的檔案，可以摘抄或者影印，但密級檔案不在此列。
第二十條對查閱或借出的人民調解業務檔案，要及時催還。還回時如發現案卷被拆、檔案材料缺頁、塗改、汙損等情況，應立即向本單位領導匯報並及時追查。
第二十一條檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，保守****、商業機密和個人隱私。不得違反制度向任何人提供檔案，不得向他人洩漏檔案的內容。
第四章保管期限
第二十二條人民調解業務檔案的保管期限規定永久、長期和短期三種。
永久：就是無限期地盡可能長遠地儲存下去；
長期：一般是指檔案須儲存十六年至五十年左右；
短期：一般是指十五年以下；
簡易人民調解業務檔案保管期限一般為5年，具體保管期限由立卷人提出意見，報人民調解委員會主任決定。
第二十三條人民調解業務檔案的保管期限，從該糾紛調解成功或終止後的第二年起算。
第二十四條人民調解業務檔案案卷目錄與檔案收進登記薄、檔案移出登記薄、檔案銷毀登記薄、檔案銷毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。
第五章附則
第二十五條本辦法自發布之日起執行。
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