人事檔案管理規定

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二零一三年十月

第一條總則

為規範人事檔案管理流程，使人事檔案管理制度化、規範化，保護人事檔案材料的完整性，便於人事管理，特制定本辦法。

第二條適用範圍

本規定適用于國強五金公司所有入職及在職員工的檔案管理業務。

第三章管理原則

人事檔案管理原則：集中統一，分類管理；力求做到真實、準確、完整、安全。

第四章管理職責

人事檔案管理職責：

1、保管職工檔案；

2、收集、鑑別和整理職工檔案材料；

3、辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續；

4、登記職工工作變動情況；

5、為有關部門提供職工相關資訊；

6、做好職工檔案的安全（即防火、防潮、防蛀、防光、防盜等）、保密工作；

7、其它有關事項。

第五章管理內容

一、人事檔案，是指企業在招聘、錄用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文字材料，是歷史地、全面地考察職工的重要依據。

二、員工人事檔案包括以下內容：

1、入職存檔資料：包括個人簡歷、員工登記表、身份證影印件、學歷學位證書影印件、各類資格證書影印件、**（1寸彩照8張、2村彩照4張）入職承諾書、緊急情況聯絡人等個人入職基本資訊資料；

2、勞動合同、保密合同、補充協議、實習協議等；

3、培訓存檔資料：員工新入職培訓及在崗員工因工作需要進行的專業技術培訓（含外訓）等合格證明資料；

4、離職存檔資料：包括離職申請、離職工作移交單、離職談話記錄、終止勞動合同證明等；

5、其他存檔資料：員工在職期間各類獎勵、處罰記錄、晉公升記錄、工作經歷（即職務變更記錄）、進修經歷、公司領導面談記錄、以及可載入公司史冊的工作記錄等。

三、人事檔案材料的收錄要求：

1、歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，手續完備，具有儲存價值；

2、人事檔案材料，統一用十六開規格的辦公用紙，用黑色碳素墨水填寫或a4紙張列印；

3、存放人事檔案材料的檔案袋的樣式、規格要統一標準；

4、人事檔案材料內容符合實際需要，不得與國家相關法律相牴觸。

第六章檔案分類

檔案以部門和分廠為單位進行分類管理：

一、部門行管人員的檔案為a類檔案，嚴格按檔案管理內容進行管理；

二、分廠非生產人員的檔案為b類檔案，嚴格按檔案管理內容進行管理；

三、分廠生產一線員工的檔案為c類檔案，按檔案管理內容進行管理；

四、銷售人員的檔案為d類檔案，按檔案管理內容進行管理；

五、離職人員檔案為e類檔案；

六、離退休等人員檔案為f類檔案。

第七章檔案管理流程

一、建立人事檔案管理臺帳，以電子版資料庫形式存在。同時建立人事檔案收錄資料登記表。

二、人事檔案的歸檔

（一）對各類檔案進行鑑別分類，看其是否符合歸檔的要求：

1、根據人員的歸屬部門，確定其歸檔的具體位置；

2、將入檔資料計入人事檔案管理臺帳；

3、將相關的新材料歸檔入相應的檔案中。

（二）人事檔案的檢查核對

1、檢查的內容：對人事檔案材料本身進行檢查，檢查其是否符合人事檔案材料的收錄要求，看其資料是否完整、有無霉爛、蟲蛀等。對人事檔案保管的環境進行檢查，檢視放檔案處環境，有無其他存放錯誤；

2、檢查存放檔案的環境是否良好以及有無存放錯誤；

3、檢查核對要定期進行，新增資料時必須對所有材料進行全面檢查核對，並按分類要求，對已變更的檔案重新歸類。

三、人事檔案利用的方式

1、查閱：因工作需要或特殊工作任務，符合查閱許可權的人員可以到人事檔案管理部門進行檢視，無關人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作；

符合查閱許可權的人員是指：經分管副總裁及以上領導批准後或授權後或國家司法機構要求，方可查閱。

2、借出使用：相關人員為完成某項人事工作任務，必須將人事檔案借出使用時採用的方式。借閱人必須履行嚴格的借閱手續，基礎時間不能超過一周，需要在「借閱登記表」上進行登記，逾期未歸還者，續辦延長借閱手續，並到期歸還。

借閱人事檔案的，需經分管人力資源的副總裁及以上領導批准或授權方可。

四、人事檔案利用的辦理程式

在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合相應的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。

（一）查閱手續

1、公司以外上級單位需要查閱員工檔案的，需要出示單位介紹信及查閱人身份證；

2、公司內部需要查閱員工檔案的手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔申請，在申請中寫明查閱的物件，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱部門負責人及分管副總簽字；最後，由人事部門審核，若理由充分，手續齊全，則給予批准；

3、查閱應在檔案管理人員的陪同下在檔案管理地現場由檔案管理員查閱。

（二）外借手續

外借手續包括以下內容：首先，借檔人員寫出借檔申請；其次，借檔人員部門負責人及分管副總負責簽字；再次，人事檔案部門對其進行審核並報經批准後，然後進行借檔登記。把借檔的時間（最長不超2周），材料名稱、份數、理由等填清楚並由借檔人員簽字；最後，歸還時，及時在外借登記上登出。

（三）複製檔案的審批手續

因工作需要從檔案中取證的，須經單位主管人事檔案工作的副總裁核准後才能複製辦理。

（四）禁止規定

1、查閱或外借檔案時，查閱人或借閱人嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案，且不得洩露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育、罰款，或紀律處分，違反法律的追究法律責任；

2、查閱檔案時禁止查閱人自己查閱；

3、借閱人必須按期交回檔案，外借原件時必須保留原件影印件（借閱人必須在影印件上簽字）以便檔案交回時核對。

五、人事檔案保密規定及儲存期限

1、公司設專人負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、塗改、變更或銷毀，並且嚴格保密，不得擴散；

2、公司的內部各類人事檔案原則上永久儲存，對於已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起五年後方可銷毀；

3、職工死亡後，其檔案儲存五年後，移交公司檔案室儲存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模範人物死亡以後，其檔案按國家規定辦理移交手續。

第八章其它說明

1、各部門、分廠要嚴格遵守人事檔案管理規定，配合人力資源部把人事檔案管理工作做好。

2、人事檔案工作人員要作風正派，責任心強，刻苦鑽研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

第九章附則

一、本制度經公司總經理辦公會審議通過後，自2023年11月1日起正式執行。

二、本規定由人力資源部負責起草／編制／解釋。

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