2023年10月自學考試行政管理學複習資料第十二章
2010-09-22 自考365 >>>進入論壇
一、什麼是歸檔檔案整理工作：★★xj
歸檔檔案整理工作是指將歸檔檔案以件為音位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 宗旨：簡化整理、深化檢索。
二、歸檔檔案整理意義： ★★★j
1、能夠保持檔案之間有機聯絡，便於檔案的查詢利用；
2、可以維護檔案的完整與完全，也便於檔案的保管；
3、為檔案工作奠定了基礎。
三、文書部門整理制度優越性：★★★j
1、由文書部門整理（立卷），可以充分發揮文書部門熟悉本職業務和文字處理過程的長處，便於提高歸檔檔案質量和整理（立卷）工作的效率。
2、由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止檔案的散失，有利於歸檔檔案的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。
3、由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時儲存當年的檔案材料，有關承辦人員查閱檔案就比較方便，也便於平時檔案的收集與整理。
4、由文書部門整理（立卷），按年度集中歸檔，並且確保檔案歸檔的質量，可促進機關檔案工作，提高檔案管理水平，更好的為機關工作服務。
四、選擇機關公文整理（立卷）立卷的地點應考慮的相關因素：
1、被確定為整理（立卷）環節的文書部門要直接經手檔案的處理。
2、對整理（立卷）環節所經手處理檔案的數量有一定的要求。
3、確定整理（立卷）環節時，還要考慮機關辦公地點的分布情況。
4、還要考慮文書工作人員的數量和配備情況及他們對業務的熟悉程度。
五、歸檔檔案整理的概念：★★x
歸檔檔案：指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作文書檔案儲存的各種紙質檔案材料
歸檔檔案整理：指將歸檔檔案以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、使之有序化的過程。
六、歸檔檔案整理原則：★★★j
1、遵循檔案形成的規律，保持檔案之間的有機聯絡；
2、區分檔案的不同儲存價值；
3、便於保管和利用。
七、歸檔檔案整理質量要求：★★★xj
1、應當齊全完整，已破損的檔案應予修整，字跡模糊或易褪變的檔案應予複製；
2、整理歸檔檔案所使用的書寫材料，紙張，裝訂材料等應符合檔案保護要求。
書寫材料—筆應使用鋼筆和毛筆，墨水應使用藍黑、碳素及墨汁。不能使用鉛筆、原子筆，不能使用純藍、紅色墨水等質量低劣的墨水。
紙張—a4，60-80克膠版印刷紙或影印紙。裝訂材料，如細線、鋼夾、塑料夾等。
八、歸檔檔案整理方法的改革（★試述歸檔檔案整理以「件」為單位同傳統的整理方法「立卷」比較不同之處。） ★★★j
1、取消案卷，實際檔案級管理，免除了繁鎖、複雜的組卷過程；
2、界定「件」的要件，從檢索的實際需要及減輕工作量出發，規定「正本與定稿為一件，來文與復文可為一件」；
3、分類方法固定為年度、保管期限、機構（問題），並允許各單位視具體民政部組合及簡化分類層次；
4、裝訂以「件」為單位進行，對裝訂材料不作統一規定，只要符合檔案保護要求即可；
5、檔案排列方法強調按事由（即問題）排列，時間、重要程度作為參考因素，可根據實際情況選用；
6、歸檔章的位置不限於首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時對歸檔章的專案加以調整，只保留檢索必備專案；
7、取消案卷，只編以「件」為單位的歸檔檔案目錄；
8、無需編頁呈，目錄改高「頁數」項；
9、歸檔檔案直接裝盒保管；
10、無需撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊；
11、檔案盒的專案設定有了較大變化：①封面只設「全宗名稱」；②盒脊保留「全宗號、年度」，增設「保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號」
九、如何推行檔案整理方法（推進以「件」為單位的歸檔檔案整理方法，應做好哪些方面的工作？★★★j
1、更新觀念，增強改革意識
2、提高人員素質
3、加強硬體建設即加大對現代化基礎設施的投入
4、注意新舊整理方法的銜接
十、歸檔檔案整理的工作步驟 ★★xj
1、裝訂—歸檔檔案整理的第一步，可從實體上將歸檔檔案的基本單位「件」確立下來。
2、分類—指全宗內歸檔檔案的實體分類，將歸檔檔案按其**、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有體系的過程。
3、排列—指分類方案確定之後，同一全宗應保持分類方案的穩定
4、編號—指將歸檔檔案在全宗中的位置用符號進行標識，並以歸檔章的形式在歸檔檔案上註明
5、編目—指編制歸檔檔案目錄，是歸檔檔案整理工作的重要內容之一。
6、裝盒—指將歸檔檔案按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等工作內容。
十一、檔案歸檔要求：
1、應歸檔的檔案材料齊全、完整；
2、檔案和電報按其內容的聯絡，合併整理、立卷；
3、歸檔的檔案材料，應保持它們之間的歷史聯絡，區分儲存價值，便於保管和利用。
說明：1、星級越高越要重視！
2、x表示選擇（包括多選）可能出現
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2023年自考管理類行政管理學複習第十二章
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