秘書崗位上如何做好企業行政工作
隨著社會經濟的快速發展，各企業之間資訊、技術、資金的交流日益頻繁，並由此及彼帶來大量的人員流動，上級領導的視察、兄弟單位以及合作夥伴之間參觀、學習及業務洽談的人次也與日俱增，那麼在新的環境形勢下，作為乙個企業的秘書，如何才能做好企業行政工作，如何才能在秘書崗位上為企業帶來積極的效應呢？主要有以下幾個方面：
一、行政接待工作
接待工作即負責接待公司的各類來訪、來詢、來察的領導和客人，並認真進行記錄和通報。要做好接待工作必須做到以下幾點：
1、更新觀念、傳播文化
在新形勢下，企業秘書應及時更新觀念，充分認識到接待工作是企業看似被動、實則主動的一種廣義的公關行為，是企業聯絡內外的紐帶和橋梁。通過接待工作，企業可以展示實力，樹立形象，可以積累豐富的關係資源，可以吸引投資、擴大合作，從而推動經濟的快速發展。因此，必須反接待工作看作企業經濟工作的乙個重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。
做好接待工作不僅是企業長遠發展的需要，也是從更高層次上展示企業形象的需要。秘書人員對於每一項接待工作都要高度重視並樹立強烈的機遇意識、責任意識，作為一項政治任務來完成；要樹立「每乙個人都代表企業形象，每乙個人的一言一行都是企業文化的折射」的思想意識，保證高質量地完成每一次接待任務。有些客人可能一生只到某企業造訪一次，如果這一次的接生工作熱情周到、精心細膩，企業良好的精神風貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務將會給客人留下終生的印象。
2、精心策劃，突出特色
要做好每一項接待工作，首先必須進行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備，接待活動才有可能成為成功的公關活動，否則就可能淪為低層次的迎來送往的應酬活動，甚至可能損害企業的形象。每一項接待活動，都要以實現來賓的目的和企業的公關期望為原則，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細則，詳細安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細節，並體現一定的創意與創新。
每個企業都有自己的企業文化，作為展示企業形象的「視窗」，接接工作同樣需要有自己的特色和風格。因此，要通過公關接待活動的每乙個環節著力體現企業的特色。不論是巨集觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放，都要努力凸顯企業與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業的個性，感受到企業文化的特色。
3、優化流程、規範運作
接待方案制定以後，就要嚴格按照方案進行程式化運作，使接待工作中的各個環節有序銜接、首尾相連，必要時可以製作接待工作清單，對接待工作中的各要素進行全面清點，以確保工作程序的有序性、穩定性和連續性。同時，對接待工作中的每一道程式都要事先進行規範，這樣才能確保整個接待工作有序進行。比如，在作接待工作總結時，接待記錄的填寫、總結會的召開、書面總結材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規範操作。
此外，秘書人員要注意收集和掌握接待工作的相關知識，不斷提高自身素養並注意實現資源共享。
4、關注細節、注重實效
細節決定成敗。接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負責人在對全域性進行總體把握的前提下要隨時根據接待工作的需要對接待方案予以調整；具體接待人員則要主動進行全程模擬思考，從準備會議室到用車，從參觀到進餐，對每乙個細節都要細緻地思索一遍，以便及時彌補可能存在的疏漏。
接待工作人員要「眼觀六路、耳聽八方」，對來賓的乙個眼審、乙個動作、不經意的一句話，都要留意和體會，以便及時採取應變措施。這就要求秘書人員加強靈活應變能力、臨場發揮能力的訓練，提高處理突發事件、意外發揮能力的訓練，提高處理突發事件、意外情況的水平，以便將各類有操作企業形象有細節問題解決在萌芽狀態。
通過接待工作，企業不僅可以展示企業作風和企業文化，也可以對外樹立良好形象、推銷自我。接待工作做好了，不僅會給上級領導和來賓留下深刻的印象，而且無形中會為企業帶來商機，帶來社會效益和經濟效益。因此，秘書要充分利用接待工作的每乙個細節展示企業的全新風采和企業獨具魅力的特色文化，得用每一次接待機會會增強企業的凝聚力和向心力，提公升企業的知名度和影響力。
同時，秘書還要對接待交果進行科學的評估與監測，及時做好來賓反饋資訊的收集和處理工作，不斷優化接待流程，力求接待活動效益的最大化。
5、不斷創新、追求桌越
在新形勢下，秘書只有結合企業自身的實際，自覺創新公關工作思路，豐富公關工作內容，才能推動接待工作不斷創新。比如制訂方案時可以考慮運用統一的模板，匯報材料可以得用多**技術來製作，而不僅僅限於傳統的紙質材料等等。這樣的接待工作才具有時代特徵和企業特色。
同時，企業秘書要積極探索能夠更好地反映企業精神與企業亮點、體現企業文化的接待方式和方法，與時俱進、開拓創新，使接待工作在企業發展中發揮更大的作用。
二、行政管理工作
管理工作即是企業平常的各種管理工作，其中主要包括以下幾種各種。
1、會議、活動組織：
負責公司企業文化建設，包括公司內、外部各類公關、宣傳、演示、文體等活動的組織、宣傳、安排工作；負責公司各類會議的組織、安排、服務工作。
2、物品管理：
負責公司辦公用品、低值易耗品、辦公裝置的採購、登記、核查管理工作；制定辦公用品計畫，報主任審批；做好每月的分發、調配、保管工作，建全登記制度，做到帳物相符。
辦公用品管理、公章印信管理
車輛管理、鑰匙管理
辦公物品管理（指的是裝置的維修，如電腦報修）
影印、傳真等管理、會議記錄
書籍管理、收發檔案
3、環境衛生：
負責公司及現場指揮部辦公秩序和環境衛生的監督管理工作。
4、安全保衛：
負責公司的安全保衛工作。制定安全防火制度，負責公司防火、防盜等安全保衛工作；安排節假日保潔、保安的值班。安全衛生包括清潔，防火防災措施以及其他一些體現公司形象的細節工作。
5、食堂供餐：
負責現場食堂的監督管理工作。
6、證照年檢：
負責辦理公司營業執照年檢、組織**證年檢。
7、裝置管理：
負責現場指揮部輔助裝置（發電機、鍋爐）的管理及裝置維護。
8、公文管理：
負責公司行政公文的草擬、行文、收發、登記、辦理、存檔、保管和傳遞機要檔案等工作。
收文程式：簽收、啟封、登記、分發、送批（擬辦）、承辦、查辦、清退、立卷歸檔等。
發文程式：擬稿、核稿、審稿、簽發、文印、校對、蓋章、登記、封發、立卷歸檔等。
9、公司文稿起草：
【1】、參與公司各種檔案的起草，負責編制一周工作安排，撰寫公司《演示文稿》、《大事記》等。
【2】、做好公司各類會議的會務工作，做好會議記錄，及時起草會議紀要。
【3】、做好公司檔案的列印、影印工作。
10、檔案管理：
負責公司內外部檔案、商務文書、信函、報刊的收發工作；負責公司協議、合同、資證、資料、各種印鑑使用情況的立卷、歸檔、保管、查閱、保密工作。對綜合辦公室存放的各類檔案進行分類建檔儲存。
11、日常考勤：
負責對綜合辦公室內員工考勤和加班情況記錄工作。
12、事務工作：
負責交納**費、物業費，保證公司各部室飲用水**，處理公司與客戶之間的相關事務。往來檔案的接收，分發，寄送。公司內部檔案的起草，傳閱。
13、臨時工作：
認真完成領導臨時交辦的任務。
三、行政規劃工作
行政規劃工作主要包括：
1.行政辦公環境的規劃和布置。
2.制定行政系統工作手冊，行政工作程式和管理制度。
3.有關會議的具體準備組織和服務
四、其它行政工作
1、根據領導的指示，負責安排工作日程、計畫及出差行程，並準備相關事宜。
2、負責上傳各部門（分子公司）的呈報檔案；下達公司領導審批、簽批、簽發的檔案並對檔案的執**況進行跟進；
3、組織安排公司層面辦公會議和公司各種例會並做好秘書工作；
4、負責公司印鑑和用印管理，負責公司各種證件的管理。
5、負責公司日常運作資訊的收集和整理，並向相關領導匯報；
6、負責公司對外置待、公共關係等工作,以保證公司良好的執行環境和對外形象；
7、負責公司**的建設以及組稿、編輯、維護等工作；
8、負責制訂、報批、確認公司檔案以及除財務部門外檔案的列印、影印管理；
9、負責公司管理制度的擬訂、審核、發布、貫徹、實施、監督；
10、負責公司辦公用品的計畫、採購、保管和發放；
11、負責公司物業和辦公設施裝置管理（網路系統）；
12、管理公司檔案檔案（人事檔案除外），並對其安全、保密性負責；
13、負責對公司各項規章制度、公司級會議紀要、工作紀律的執**況進行行政監察；
14、負責公司辦公行為及禮儀的規範管理；
15、負責公司安全保衛和消防工作；
16、負責公司各種證照的審檢和各種報刊雜誌的訂閱；
要做好企業行政各種工作，作為秘書應該具備以下素養：
1、積極主動。不要認為交給你的工作沒有做過，沒有經驗，沒有先例為由，去搪塞了事，去敷衍工作，一名優秀員工每天絕對不會只限於做那些自然而然的事情，做那些習以為常的事情，而是積極主動去做一些超越界限自己能力所及的事。
2、誠信做人。成事先**，乙個人無論成就多大的事業，人品永遠是第一位的，而人品的第一要素就是誠信。誠信表現在工作中就是對所從事職業的忠誠，對上司、對公司的忠誠。
試想在乙個公司，乙個沒有信譽的人會受人愛戴嗎？乙個不忠誠的人會得到提拔嗎？不會，所以如果你想被重視，想在芸芸眾生中脫穎而出，你就必須忠誠，必須講誠信，而不是站在優秀的背後指責、嘲笑，那麼你永遠是乙個失去誠信的小人。
3、愛崗敬業。全心全意地對待工作。有很多人覺得打工就是在別人的企業中出賣自己的勞動力，會為自己能偷懶而沾沾自喜，蔑視敬業，認為那是愚蠢的行徑，殊不知，付出才有回報。
對於得過且過，消極懶惰的人來說，成功只是睡夢中的曇花一現。
4、勤奮努力。勤：做事盡力，不偷懶；奮：
振作，鼓勁。當你在嘲笑別人、埋怨公司時，請問問你自己，你認真學習了嗎？你勤奮工作了嗎？
你積極付出了嗎？公司在發展，每個人都要用積極的態度去適應，要用創造性的思維去努力工作。勤奮不是三分鐘熱情，而是一種持之以恆的精神，這就需要我們要有一種堅忍不拔的性格和頑強不屈的意志。
5、協調處理。
什麼事情該做，該怎麼做，如何更好更快完成該做的事情，清除所有障礙，形成企業行政管理執行的制度和文化，讓執行影響到企業每個員工。
因此，作為秘書應該將企業的利益放在第一位，成為領導的左膀右臂，為領導解決後顧之憂。在工作中，注重自身能力的培養，加強學習，提高業務能力，提高自身綜合素質；主動承擔工作責任，堅持盡心盡責，樂於奉獻的精神；樹立正確的事業觀，價值觀，規範自己的行為，滿腔熱情的對待工作，專心專意地做好工作。
企業行政管理
如上所析，行政管理效率是乙個綜合指標，不能簡單地看成數量變換，逐一加減，必須注重行政管理效率的質的方面。因此，行政管理效率應該是數量和質量的統一，是功效與價值的統一，提高行政管理效率既要綜合考慮 通盤治理，更要抓住重點，切中要害。就目前的情況來說，需要多層面的共同努力，著重在以下幾個方面有所突破和進...
企業行政管理
1 行政部門的工作職責 1 行政辦公 文書與檔案 保密 日常辦公事務等管理工作 2 行政後勤 辦公用品管理 辦公環境管理 基礎設施管理 3 人力資源 員工招聘 績效管理 薪酬管理 員工培訓與開發 勞動關係管理 4 企業法律事務 合同的起草 審核 法律案件的處理 5 企業公共關係工作 維護公共關係 履...
企業行政管理試卷
2013 2014學年第一學期 企業行政管理 試卷 b 卷 適用班級 2011文秘班1 2 3 4 開 卷總頁數共 4 頁 班級姓名學號成績 一 單項選擇題 20 15 30 1 科學管理之父 是 a法約爾 b亞當 斯密 c泰勒 d德魯克 2管理幅度和管理層次的關係是 a 正比例關係b 反比例關係c...