《東山礦物資計畫與**管理制度》
1 總則
為加強物資計畫與物資**管理,明確部門與單位職責,確保物資**及時到位, 合理調節庫佔資金，避免物資流失 ,有效控制成本,特制定本制度。
2 適用範圍
本辦法適用於東山礦各單位。
3 職責分工
3.1 裝置能源科
3.1.1 負責制定物資的最小儲備定額；
3.1.2 負責物資採購計畫的申報，對申報計畫的準確性負責；
3.1.3 負責庫佔資金的管理及入庫單據的跟蹤；
3.1.4 負責物資領用的審批；
3.1.5 負責物資在使用過程中發生質量異議的調查處理；
3.1.6 負責外協單位（包括工程施工單位）用料計畫的上報與審核。
3.2 **站
3.2.1 負責物資出入庫辦理；
3.2.2 負責物資的催調、拉運；
3.2.3 負責物資入庫的表觀驗收、入庫單據的審核、物資庫房管理；
3.2.4 負責存在質量問題物資的對外退換、拉運；
3.2.5 負責計畫物資的到貨率。
3.3 作業區
3.3.1 負責物資需求計畫的編制；
3.3.2 負責物資需求計畫的準確率與出庫率；
3.3.3 負責物資在使用過程中發生質量異議的反饋。
4 計畫管理
4.1 責任主體：裝置能源科、作業區及機關各科室。
4.2 需求計畫的編制及申報程式
4.2.1各使用單位編制物資需求計畫（含大宗定額材料消耗物資）必須通過sap系統上報，經本單位主管領導審批後上報裝置能源科；
4.2.2改造專案必須先通過改造審批流程，上報計畫按sap流程規定內容上報；
4.3 需求計畫編制要求
4.3.1 各單位上報需求計畫時根據預算費用、裝置執行狀況、物資使用量（備件安裝數量）、採購週期、檢修及點檢情況及時準確的編制；
4.3.2各單位嚴格按礦業公司sap系統要求填報，準確填寫物料號、申請量，到貨週期按編報計畫當月二十三日算起，原則上必須大於等於sap系統規定的採購週期，如有特殊說明必須在備註欄註明。
填報內容必須能夠滿足招標需要。如有偏差，造成後果由編制需求計畫本人承擔；
4.3.3各單位當月申報計畫金額不得超過本單位當月預算金額（定額指標除外）；
4.3.4對需要帶圖加工的物件，申請計畫時必須附圖，不提供圖紙，計畫員不予受理；
4.3.6物資編碼申請每月8日前填寫標準模板，用oa發裝置能源科分管計畫員，過期視為下月申報，填寫模版時資訊要符合礦業公司規定，要認真核對系統內存在編碼，否則不予受理。
4.4採購計畫的編制
4.4.1裝置能源科計畫員對各單位的需求計畫進行核實（對照實際庫存、未清採購訂單、實際消耗及最低儲備定額）彙總；
4.4.2裝置能源科計畫員及時對庫內缺儲物資進行補充；
4.4.3需求計畫中有關裝置或技術改造的物資，須經裝置能源科科長批准後方可申報。
4.5 計畫申報時間
4.5.1 需求計畫申報時間
4.5.1.1月採購計畫是物資採購的主要依據，各單位每月18-23日前通過sap系統報裝置能源科；
4.5.1.2不在規定時間內上報的計畫為急件計畫，須**通知裝置能源科計畫員，再通過sap流程上報；
4.5.2 採購計畫上報時間
裝置能源科計畫員每月月底前把採購計畫通過sap系統報裝置能源科科長，裝置能源科科長在次月2日前將審核後的採購計畫通過sap流程上報主管礦長審批，主管礦長通過sap流程3日前上報礦業公司裝置部。計畫員在5日前通過oa辦公系統用excle電子**傳送**站調料員作為採購計畫提貨依據。
5 物資的催調與拉運
5.1 責任主體：**站。
5.2 物資的催調
5.2.1調料員接到計畫後，核實該計畫是否到採購部，負責催計畫專案的招標、物資按期到貨、表觀驗收和提貨；
5.2.2調料員在催調物資過程中出現流標或不能及時供貨、數量不符、提前交貨等情況及時反饋給裝置能源科計畫員；
5.2.3急件計畫的催調由裝置能源科計畫員辦理。
5.3物資的拉運
3.3.1正常採購計畫物資需自行提貨的應在3日內完成；
3.3.2急件採購物資，根據物資的交貨期及緊急程度及時拉運；
3.3.3物資到貨後，必須將物資到貨明細、數量及對應該批物資計畫上報時間等資訊，在本周五下午16時前發布在東山礦**上。
6 存在質量異議物資的處理
6.1存在表觀質量異議的物資由**站調料員負責退換（表觀質量問題包括：實物與計畫要求不符、數量短缺、外觀破損、證件不齊全等）；
6.2物資在使用過程中出現質量異議，由作業區填寫《質量異議反饋單》通過oa反饋裝置能源科，裝置能源科組織鑑定。對確有異議的物資由**站及時向礦業公司採購部反饋，處理結果**站在7日內通過oa答覆相關單位。
7 庫房管理
7.1 庫房管理責任主體：**站
7.2物資到貨時，調料員和相關庫工共同進行外觀驗收，表觀驗收合格後，庫管人員須在一周內辦理入庫手續;
7.3為合理控制我礦庫佔資金，物資單件**超過2萬，批量超過5萬元庫管人員需告知裝置能源科相關計畫員後方可辦理入庫手續，物資單件超過5萬元，批量超過10萬元需請示裝置能源科科長同意做好相應措施方可辦理入庫手續，如因此造成庫佔資金超標，庫管人員負連帶責任；
7.3鋼材、大宗材料等結算時必須附磅單；
7.4到貨物資與採購計畫不符時，按以下程式處理：
7.4.1到貨物資與採購計畫品種數量不符時，**站庫工及時與調料員反饋落實；
7.4.2 到貨物資出現與採購計畫型號不符時，及時反饋調料員實施退貨並同時反饋裝置能源科計畫員確認；
7.4.3 物資延期交貨時，**站調料員及時反饋裝置能源科計畫員處理。
7.5庫存物資管理執行《**站庫房管理制度》；
7.6 **站每季度對庫存物資進行一次清查盤點，並向裝置能源科計畫員反饋庫存資訊，**站負責澄清庫內帳、物、卡不符的物料，並找出原因；
7.7裝置能源科計畫員有權隨時去**站所管轄的每個庫房、現場核實庫存；
7.8**站庫工每月結賬後以oa形式及時將缺儲和低儲物資反饋裝置能源科計畫員。
8物資的領用及審批程式
8.1物資的領用
8.1.1物資領用的責任主體：費用責任人（作業區、相關單位）；
8.1.2物資領用遵循按計畫領料、無計畫不予供料的原則；
8.1.3物資領用需使用礦內部領料單一式一聯（內部審批單由**站負責製作），礦外部領料單一式三聯，第
一、三聯為出票方（費用責任人）存根，第二聯為庫工下帳依據；由領料單位負責人和經手人簽字，經相關審批人員人員批准後方可發放。
8.1.4物資領用後各領用單位需及時將sap系統的領料單，加蓋各單位負責人專用章。
8.2領料審批
8.2.1 物資審批的責任主體：裝置能源科、**站；
8.2.2有規定勞保用品的領用，庫管人員可按照相關規定直接發放不必審批；
8.2.3 其它物資的領用由裝置能源科相關計畫員審批，如計畫員不在可先**聯絡，隨後補批手續。
9 修舊件
9.1電機修理：由作業區負責組織現場舊電機拆卸送至**站， 75kw以上的電機由**站拉運至裝置能源科指定地點，運輸起重裝置由**站負責；
9.2其它修舊件1.5t以下作業區負責拉運至**站，1.5t以上由**站負責拉運至裝置能源科指定地點，運輸起重裝置由**站負責；
9.3舊件的修理手續由裝置能源科專業人員負責辦理，**站負責拉運保管並建立台賬。
10 大宗物資管理
10.1 大宗物資管理的責任主體：**站
10.2 大宗物資到貨後，經裝置能源科相關計畫同意由**站組織拉運到指定地點；
10.3 **站物資調料員、現場物資主管人員及供貨方同時進行數量、質量驗收（出入庫數量以計量檢驗室磅單為依據，三方各執一聯）；
10.4 物資（含廢舊物資）在各作業區、現場，裝卸過程中涉及到使用天車、電葫蘆、起重裝置時由**站聯絡,作業區負責裝卸。
11考核細則
11.1各單位應在規定的時間內編制的需求計畫，超過系統規定時間的，按急件對待，急件計畫考核責任單位100元/次.項。
裝置能源科計畫員統計，礦部考核。影響生產造成嚴重後果者，由礦部考核會確定處罰結果；
11.2 各單位當月申報計畫金額超過本單位當月預算金額的,扣責任單位超預算金額的2%，裝置能源科計畫員統計，礦部考核；
11.3 **站在採購部完成招標的5日內，將流標情況通過oa反饋裝置能源科計畫員，每推遲一天扣30元。由裝置能源科計畫員統計，礦部考核；
11.4採購計畫中未按採購週期到貨的物資，月度到貨率每低於1%扣**站50元。由裝置能源科計畫員統計，礦部考核；
11.5採購計畫中貨到驗收後未按規定辦理入庫手續的物資，扣**站100元/項.次。裝置能源科統計，報礦部考核；
11.6在使用過程中存在質量異議的物資，**站未答覆處理結果，扣**站100元/項.次。由裝置能源科統計，礦部考核；
11.7各單位每月編制費用預算時考慮上報需求物資的採購週期，到貨物資兩個月內消耗出庫（大件、事故件除外），到期沒有消耗出庫，扣責任單位200元/項·次。裝置能源科計畫員統計，礦部考核；
11.8按急件調撥回的物資，**站在第一時間內通知使用單位 。若使用單位一周內不領用，扣責任單位300元/項.次。**站統計，礦部考核；
11.11 裝置能源科報出的計畫，正確率必須保證100％，每出現一項不符合申報要求或不能滿足招標需要的專案，扣裝置能源科責任計畫員50元/項。由**站統計，礦部考核；
11.12**站每日到貨情況，如未按規定時間發布，扣10元/項日。由裝置能源科計畫員統計，礦部考核；
12 附則
12.1本制度由裝置能源科負責解釋。
12.2本制度自下發之日起執行，前期《東山礦備件材料管理制度》同時廢止。
13 附件
13．1 東山礦物資計畫申報流程圖
13．2 東山礦物資領用業務流程圖
13．3 東山礦物資質量異議處理流程
13．4 質量異議反饋單
2023年11月13日
附件一附件2： 東山礦物資領用業務流程圖
附件3： 東山礦物資質量異議處理流程
附件4: 質量異議反饋單
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