檔案管理規程

（一）檔案管理規定

1、為加強檔案管理，確保檔案、記錄資料收集、整理、歸檔、保管、借閱、、銷毀管理規範，制訂本規定。

2、各部門在工作中形成的具有儲存價值的檔案資料都應收集整理歸檔。

3、檔案資料的形成和收集應納入工作計畫中，在專（兼）檔案管理員崗位職責中予以明確。

4、檔案資料的收集應從多方面積累，形成內部和外來料資料收集累積的網路系統。

5、檔案資料按資料形成的先後排序進行分類、編制類目、分冊、裝訂歸檔。

6、歸檔資料按類別按年份擺進檔案櫃並按形成時間自上而下，自左至右順序排列。

7、歸檔資料要求字跡工整、完整、準確、真實，紙張及檔案格式應符合要求，禁止將用鉛筆等材料書寫及傳真檔案未經影印處理的資料歸檔。

8、歸檔資料原則上使用原件歸檔，如確要用影印件歸檔時，應在歸檔閱登記**上填寫歸檔日期及簽字

9、檔案必須嚴格按規定要求保管，檔案儲存的地方要嚴格做到「七防」（防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防塵、防腐蝕）工作；檔案管理人員嚴格遵守檔案保管保密制度，借閱必須有借閱登記。

（二）檔案借閱制度

1、重視檔案的保護，借閱檔案必須辦理借閱登記。重要檔案只閱不借。一般檔案借出後15天內歸還，如需延長借用期，需要經過總經理的批覆和簽字。

2、借閱者要愛護檔案，不得丟失、損壞。所借檔案不得隨意摺疊和拆散，嚴禁對檔案資料隨意更改、塗寫。

3、檔案資料只允許在借閱範圍內借閱，僅供閱覽的檔案只能在檔案室查閱，保密檔案不供查閱。

4、在確保檔案資料不洩密的前提下，可對內對外交流檔案目錄。

5、檔案借出和歸還時，應簽名登記，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。

6、檔案如有丟失、損壞或洩密，檔案管理員須立即寫出書面報告，請示總經理按情節輕重追究當事人的有關責任。

7、員工調職、離職時，必須清理移交、歸還所借閱的檔案資料，移交清楚後方可辦理調離手續。

8、外單位人員查閱檔案須持所在單位介紹信和本人有效證件，經總經理批准，還有借閱人的身份證名影印件，方可查閱。

9、非財務人員查閱財務檔案須經財務部門主管或所在管理處經理批准，方可查閱

（三）檔案銷毀制度

1、檔案必須經鑑定認為可銷毀後才進行銷毀。鑑定該銷毀的檔案應列出檔案銷毀清單，報管領導審批准後方可進行銷毀處理，銷毀清單和銷毀報告由檔案室儲存。

2、檔案銷毀時，要由二人以上監銷並在銷毀清冊上簽名。

3、銷毀檔案時要嚴格執行檔案保密規定。對在銷毀檔案過程中出現失密或對公司造成損失，將按公司的有關規定進行處理。

此檔案從下發日起生效

2023年5月22日星期五

一檔案管理規定一檔案管理規定 1 為加強檔案管理，確保檔案記錄資料收集整理歸檔保管借閱借閱銷毀管理規範，制訂本規定。2 各部門在工作中形成的具有儲存價值的檔案資料都應收集整理歸檔。3 檔案資料的形成和收集應納入工作計畫中，在專兼檔案管理員崗位職責中予以明確。4 檔案資料的收集...

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