1 目的
通過對外來檔案的有效管理，以保證分公司現場使用的外來檔案都是最新版本的有效檔案。
2 適用範圍
分公司收到的上級公司或**部門頒發的各類法律、法規、條例，須引用或參考的標準、合同、使用者提供的圖樣和技術要求、詳細的工作檔案等。
3 職責
3.1 行政部負責收集、整理國家政策、法律、法規等行政性檔案。
3.2 工程部負責收集、整理國家標準、行業規範、操作規程等技術性檔案。
3.3 物業部負責收集、整理服務收費、城建管理等行業性檔案。
3.4 保安部負責收集、整理消防、治安管理等法律法規檔案。
3.5 分公司總經理負責批准外來檔案在分公司的執行。
4 實施程式
4.1 檔案的識別
4.1.1 根據檔案的種類，分為國家法律法規檔案、國家標準和行業規範、規程、標準等。
4.1.2 相關部門分別負責將與分公司業務範圍有關的檔案整理出行政性/技術性/行業性/法律法規外來檔案目錄。目錄應列明檔案編號、名稱、發布日期。
4.2 檔案的轉換
行政性/技術性/行業性/法律法規檔案目錄，分別由行政部、工程部、物業部和保安部經理簽署審核，由分公司總經理批准。
行政部負責把批准轉換的外來檔案原件收集歸檔，並編制《外來檔案清單》。
4.3 控制發放
行政部對所需要使用的檔案加蓋受控章，並負責發放、借閱和保管，做好發放和借閱登記。當外來檔案發生版本更替時，行政部負責更新《外來檔案清單》。及時發放新版檔案，收回舊版檔案，並加蓋作廢章後銷毀或處置。
5 相關檔案和質量記錄**
5.1 《外來檔案清單》
5.2 《公文處理辦法》
5.3 《文稿簽發單》
5.4 《檔案閱辦單》
5.5 《發放檔案登記表》
5.6 《檔案借閱登記表》
402外來檔案管理規定
1.主題內容與適用範圍 本檔案對外來檔案的管理工作進行了規範。本檔案適用於外來檔案的管理工作。2.具體規定 2.1.本公司外來檔案由辦公室負責統一管理。2.2.外來檔案是指本企業質量管理體系涉及的標準 法規 行業規定 建設工程圖紙等。2.3.各部門 單位經各種途徑獲取的外來檔案應首先交辦公室，辦公室...
技術檔案管理規定外來檔案管理規定B
1.目的 為了更好的規範管理公司技術檔案及外來檔案，確保檔案的準確性和有效性。2.適用範圍 本檔案適用於技術部所接收 編制 保管的技術檔案及外來檔案。3.職責和許可權 3.1公司技術部有審核修改技術檔案的許可權，對於外來技術檔案有評審許可權。3.2技術部對所接收的外來檔案和所編制的技術檔案有確保準確...
外來檔案管理作業說明書
1 目的 為使本公司所擁有之相關法規及外來檔案有效之運用,維護與管理.2 範圍 包括品質檔案相關之法規,標準及客戶之規範.3 定義 法規及外來檔案是指具有對公司有益收集之資料.3.1 法律相關法規.3.2 國家制訂之標準與公司相關者.3.3 國際及區域性共同制定之標準，與公司相關者。3.4 其它品質...