一、目的
規範小區業主/租戶檔案的管理工作。
二、適用範圍
適用於上海航新物業管理****徐匯苑小區物業管理處對業主和租戶檔案資料的動態管理。
三、職責
1、物業分管領導負責監控業主/租戶檔案管理工作。
2、客戶服務部經理負責業主/租戶檔案管理與跟蹤工作。
3、保安部樓宇管理員配合客戶服務部做好業主/租戶的資料跟蹤工作。
四、 程式要點
1、業主/租戶檔案內容：
⑴ 業主/租戶的證件影印件；
⑵ 房產證影印件；
⑶ 租賃協議/合同影印件；
⑷ 業主/租戶填寫《徐匯苑小區入住登記表》（中、英、日）。
2、 業主/租戶檔案資料電腦輸入工作：
1 分各個樓宇製作業主/租戶資料記錄表；
2 將業主/租戶的樓號、室號、證件號、姓名、國籍、****、入住日期輸入業主/租戶資料記錄表內；
3 將業主/租戶資料輸入物業綜合管理系統
3、業主/租戶資料變更跟蹤工作：
⑴ 當業主/租戶發生變更時，客戶服務部應將變化情況重新輸入物業綜合管理系統和《業主資料記錄表》；
2 保安部各樓宇管理員隨時觀察業主/租戶搬進搬出情況，並跟進新進業主/租戶的資料收集工作；
3 客戶服務部負責對業主/租戶情況進行調查，並每季度進行一次普查；
4、 業主/租戶檔案保密工作：
⑴ 業主/租戶資料檔案屬絕密檔案；
⑵ 特殊情況如需查閱須報物業分管副總經理批准，經客戶服務部辦理登記手續後方可查閱；
⑶ 外單位人員需調查業主/租戶檔案資料，必須憑單位介紹信，調查人員工作證，經物業分管副總經理批准後，由客戶服務部負責接待；
4 業主/租戶檔案應作長期儲存；
五、 本規程執**況作為客戶服務部績效考評的依據之一。
六、 記錄
《業主資料記錄表》
《租戶資料記錄表》
上海航新物業管理****客服部
2023年3月
檔案檔案管理制度
一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
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檔案編制 管理制度 為保證經銷部檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 經銷部設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要...
檔案檔案管理制度
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第一 檔案管理 一 檔案管理內容主要包括 辦公 面試簡歷，員工登記資訊，用工合同 考察期 試用期 入職 保密協議等 離職協議，列印資料，供銷合同，任命書，通知，各類申請 請假 出勤 工資 社保等 合作協議 購買...